Der Weg zum digitalen Büro ist erst zur Hälfte geschafft

„Es wird Zeit, dass noch mehr Unternehmen erkennen, welch hohes Potenzial die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit sich bringt“, sagte Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM (Enterprise Content Management) im Bitkom. Bei großen Unternehmen wollen 70 % ihre Geschäftsprozesse strategisch digitalisieren. Bei den Mittelständlern haben 52 % eine solche Digitalstrategie.

Digitale Prozesse auf dem Vormarsch

Themen des Digital Office Index sind die Digitalisierung im Unternehmen, deren Fortschritt und deren Effekte. Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) erreicht der Digital Office Index einen Wert von 50. „Mit einem Index von 50 haben wir zwar schon den halben Weg geschafft, aber damit dürfen wir uns nicht zufrieden geben“, kommentierte Biffar das Ergebnis. Weitere Ergebnisse: Software-Systeme zur Digitalisierung von Dokumenten sind in mehr als jedem zweiten Unternehmen im Einsatz. Ähnlich häufig wird Software für das Prozess-Management genutzt, mit der zum Beispiel der Vorgesetzte eine Rechnung oder einen Urlaubsantrag freigeben kann.

Ein anderer Anwendungsbereich für ECM: Systeme zur digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Mit ihnen kann man verschlagworten und so leichter wieder auffindbar machen. 35 % der Unternehmen setzen eine solche Software ein.

Eine weitere Disziplin des ECM ist das Output-Management. Das sind Software-Lösungen, die Dokumente optimieren und regeln, über welchen Kanal die Unterlagen an Kunden oder Geschäftspartner verschickt werden. Jedes dritte Unternehmen nutzt bereits heute so ein System. Mit 31 % ist die Nutzerzahl von Business Collaboration Tools ähnlich hoch. Dahinter steckt die Idee, die Vorteile sozialer Netzwerke in die Arbeitswelt zu tragen. Statische Intranets werden durch Social Intranets abgelöst. Dort können die Mitarbeiter Profile anlegen, Informationen posten, gemeinsam Dokumente bearbeiten oder chatten.

Viele ECM-Hersteller bieten Lösungen, mit denen Mitarbeiter aus allen Geschäftsbereichen und Standorten digital Informationen recherchieren können. Andere ECM-Lösungen erkennen automatisch eingehende Dokumente und Informationen. Dazu gehört Software, die den Inhalt der klassischen Briefpost digital erfasst und direkt an die zuständige Abteilung weiterleitet. Ein Anwendungsbereich ist die Rechnungserstellung. In jedem Unternehmen – ob klein oder groß – spielt das Schreiben von Rechnungen eine zentrale Rolle. Digitale Softwarelösungen können dabei helfen: Mit ihnen kann die Buchhaltung eine Rechnung automatisiert erstellen.

Mehr als jedes sechste Unternehmen erstellt bereits heute seine Rechnungen elektronisch. Hier haben Großunternehmen die Nase vorn. Bei ihnen generiert nahezu jeder Vierte elektronische Rechnungen. Trotzdem werden Rechnungen häufig noch auf Papier erstellt. Hier besteht für viele Unternehmen also Nachholbedarf. Ein wesentliches Argument für die E-Rechnung: Der Empfänger kann sie direkt in sein System übernehmen und muss sie nicht erst scannen oder sogar abtippen.

Potenzial für die elektronische Rechnung

Der Umstieg vom Papier zum digitalen Dokument kann nicht von heute auf morgen passieren. Dazu gehört auch, dass bestehende Papierakten digitalisiert werden. Die Befragung zeigt – dieser Prozess ist schon ziemlich weit fortgeschritten: Bereits jedes dritte deutsche Unternehmen hat seine Papierakten zumindest teilweise digitalisiert. Weitere 37 Prozent haben zumindest schon die neueren Papierakten digitalisiert. sas

„Digital Office “– das ist die Idee vom Arbeitsplatz, der weitestgehend ohne Papier auskommt. Diese Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse ist Ziel der Software von Enterprise Content Management. ECM hilft, Informationen besser zu verteilen, Dokumente zusammen zu bearbeiten, digital zu archivieren und wiederzufinden. Enterprise Content Management ist damit der zentrale Wegbereiter für das Digital Office.