Plattform für den Austausch von technischen Dokumenten

Bestellungen von Maschinen oder Maschinenteilen bestehen nicht selten aus über mehr als hundert Positionen. Dabei handelt es sich hierbei um komplexe Beschaffungsvorgänge, die sich häufig über einen längeren Zeitraum erstrecken. Zu den verschiedenen Positionen gibt es eine Vielzahl an begleitenden Dokumenten, die dem jeweiligen Lieferanten zu übermitteln sind.

Was nun folgt, kennen Einkäufer eines jeden Anlagenbauers: Nach der initialen Bestellung treten Änderungswünsche auf. Die Konstruktionsabteilung hat Anpassungsvorschläge, weswegen die Bestellung infolge mehrfach geändert und nochmals übermittelt werden muss. Jedes Mal geht damit eine Anpassung der Spezifikationen einher. Weil beide Prozesse – Bestellung und Dokumentenhandling – voneinander entkoppelt ablaufen, weiß der Einkäufer im Rahmen des Iterationsprozesses irgendwann nicht mehr, welche Spezifikationsversion zu welcher Bestellung gehört. Die Unübersichtlichkeit wird noch größer, wenn der Lieferant seinerseits am Dokument etwas ändert und dieses unter demselben Dateinamen zurückschickt.

Die Schwierigkeit besteht in der Steuerung der Kommunikation, da häufig alle Beteiligte autark miteinander sprechen und damit jeder über einen anderen Informationsstand verfügt. Dem Einkäufer obliegt es, die gesamte Kommunikation und die mit ihr verbundene Dokumentation zusammenzuführen. Die Bestellung ist also weniger eine einmalige Willensäußerung von A gegenüber B als eine höchst dynamische Beziehung zwischen mehreren Akteuren.

Dies macht den Prozess aufwendig und fehleranfällig. Beim reinen Beschaffungsvorgang mag das gut über das SRM kontrollier- und steuerbar sein. Schwierig wird es, wenn im Rahmen der Dokumentenlenkung Teilebestellungen und zugehörige Spezifikationen synchron zu halten sind. Die Herausforderung hierbei ist der häufige Austausch vieler und großer Dateien in unterschiedlichen Versionen. E-Mail und FTP stoßen für diese Zwecke an ihre Grenzen. Der FTP-Transfer überschreibt Dateiversionen unkontrolliert, die Protokollierung ist zudem unzureichend und es sind nur Up- und Downloads möglich.

Aus diesen Unzulänglichkeiten heraus hat der Softwarehersteller Procad eine Plattform für den Austausch von technischen Dokumenten entwickelt: Proom. ERP- und SRM-Tools lassen sich damit für das Handling der begleitenden Dokumente sinnvoll ergänzen. Einkaufsabteilungen können ihre Beschaffungsprozesse übersichtlicher, sicherer und fehlerfrei gestalten. Einkäufer sehen in der Plattform auf einen Blick, welche Spezifikation die aktuelle ist und in welchem Zusammenhang sie zu einer Bestellung steht.

Beispiel Maschinenfabrik Reinhausen. Mit der Lösung arbeitet etwa die Maschinenfabrik Reinhausen. Die Kommunikation mit Zulieferern und Tochterunternehmen bildet bei dem Unternehmen einen wichtigen Bestandteil des Prozesses vom Angebot bis zur Auslieferung. „Bei uns laufen sämtliche Anfragen der Konstruktion an Lieferanten über den Einkauf“, sagt Christian Böger, Projektleiter in der Entwicklung bei der Maschinenfabrik Reinhausen. „Da bisher kein Prozess definiert war, entwickelten sich über die Jahre verschiedene Vorgehensweisen, Dokumente auszutauschen.“ Das Unternehmen entschied sich daher, den Dokumentenaustauschprozess einheitlich zu definieren und ein passendes Softwarepaket zu implementieren.

Entwicklungs-, Konstruktions- und Einkaufsabteilung können darüber große und änderungsintensive technische Dokumente wie CAD-Zeichnungen, Änderungsaufträge oder Ausschreibungen mit Partnern gesteuert austauschen.

Kommunikation und Transfer von Dokumenten laufen in Echtzeit über einen Projektraum, statt lokaler Kopien bei jedem Partner befinden sich die Dokumente an zentraler Stelle. Zutrittsberechtigungen sorgen für Sicherheit, Monitoringfunktionen protokollieren, wer wann was an welchen Dateien geändert hat; ein Versionsmanagement dokumentiert die Entwicklungsschritte.

Die Plattform wird bei der Maschinenfabrik Reinhausen schon in der Angebotsphase eingesetzt. Der Konstrukteur stellt die notwendigen Daten im Projektraum bereit, der zuständige Einkäufer lädt dann die potenziellen Lieferanten in den Projektraum ein und der Dokumentenaustausch läuft transparent und sicher weiter.

Der Lieferant kann sich die Daten herunterladen und mit ihnen arbeiten, beispielsweise CAD-Modelle, die meist in Neutralformaten ausgetauscht werden. Hat er fertigungsbedingte Änderungen an den Modellen, kann er diese zur Klärung über die Dokumentenaustausch-Plattform zurückspielen. Arbeiten zwei Austauschpartner am selben Dokument, stellt das System sicher, dass sie die Daten des anderen nicht überschreiben können. „Gerade die Nachvollziehbarkeit des Datenflusses ist uns sehr wichtig“, erläutert Böger. „Die Einkäufer brauchen einen guten Überblick über die Daten der laufenden Projekte, denn hier laufen alle Fäden des Dokumentenaustausches zusammen.“