Einkaufsauktionen haben sich im Beschaffungsmanagement erfolgreich etabliert Verbindliche Regeln erhöhen Akzeptanz - Beschaffung aktuell

Einkaufsauktionen haben sich im Beschaffungsmanagement erfolgreich etabliert

Verbindliche Regeln erhöhen Akzeptanz

Auktionen werden häufig eingesetzt, um Einsparungen bei der Beschaffung von standardisierten Gütern zu erzielen (Foto: BilderBox)
Anzeige
Die beim großen E-Business-Boom zur Jahrtausendwende angekündigte Revolution des Einkaufsmanagements durch E-Procurement und B2B-Marktplätze ist augenscheinlich nicht eingetreten. Viele der damals propagierten E-Procurement-Tools wie zum Beispiel Einkaufsauktionen haben sich mittlerweile trotzdem fest im Einkaufsmanagement etabliert. Einkaufsauktionen sind zu einem weit verbreiteten Instrument geworden, das gleichzeitig den Wettbewerbsdruck auf die anbietenden Lieferanten erhöht und den prozessualen Aufwand für Einkaufsverhandlungen deutlich verringert.
Dr. Tilman Eichstädt Dr. Nicolas Reinecke
Im Rahmen einer Forschungsstudie zum Einsatz von Auktionen im Beschaffungsmanagement wurde die Verbreitung und Ausgestaltung von Einkaufsauktionen in Deutschland erstmals eingehend untersucht. Dazu wurden 100 der 130 DAX-, MDAX- und SDAX-Unternehmen zum Auktionseinsatz in der Beschaffung befragt; zusätzlich wurden Tiefeninterviews mit 30 Experten aus Unternehmen, die Einkaufsauktionen einsetzen, durchgeführt.
In erster Linie werden Einkaufsauktionen eingesetzt, um die Einkaufspreise weiter zu reduzieren. Durch das zeitgleiche Bieten für den Auftrag und die Transparenz über die Konkurrenzgebote wird sichergestellt, dass ein größtmöglicher Wettbewerbsdruck auf die Lieferanten ausgeübt wird. Bei allen Verhandlungssituationen mit mehreren konkurrierenden Bietern, in denen der günstigste Preis das zentrale Kriterium für die Vergabeentscheidung ist, sind Einkaufsauktionen effektiver als klassische Lieferantenverhandlungen. Einige Unternehmen setzen sogar holländische oder blinde Auktionen ein, wenn es nur einen potenziellen Lieferanten gibt. Der Lieferant weiß bei solchen Auktionen nicht, wie und ob andere Lieferanten mitbieten, er bietet gegen ein für ihn nicht sichtbares Mindestpreisniveau.
Neben den Preissenkungen spielt aber auch die Prozessvereinfachung eine wesentliche Rolle. Während bei klassischen Einkaufsverhandlungen mit einzelnen Lieferanten in mehreren Runden immer wieder nachverhandelt wird, findet dieser Prozess bei Einkaufsauktionen elektronisch und zeitgleich statt. So verringert sich der Zeitaufwand und es können auch problemlos Lieferanten aus verschiedenen Ländern und Erdteilen gleichzeitig und ohne großen Reiseaufwand bei einer Vergabe berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass Einkaufsauktionen nicht nur effektiver bei der Preisfindung, sondern auch effizienter beim Ressourceneinsatz sind als klassische Verhandlungen. Bei vielen großen Handelsketten werden daher standardmäßig Auktionen mit Beteiligung von osteuropäischen oder asiatischen Lieferanten durchgeführt. Durch die eingesparte Verhandlungs- und Reisezeit gewinnen die Einkäufer Zeit, um sich intensiver mit anderen wichtigen Themen wie der Identifikation neuer Lieferanten oder der Vorbereitung strategisch wichtiger Verhandlungen auseinanderzusetzen.
Neben der effektiveren Preisfindung und dem effizienteren Prozessaufwand haben Auktionen zusätzlich den Vorteil, dass sie die interne Transparenz über Vergabeentscheidungen deutlich verbessern. Anders als bei separaten Lieferantenverhandlungen dokumentiert das Auktionsergebnis eindeutig, warum ein einzelner Lieferant einen Auftrag erhalten hat. Somit steigt die Revisionssicherheit im Einkauf, und die Vergabe von Aufträgen als reine Freundschaftsleistung oder gegen sonstige Gegenleistungen wird deutlich erschwert.
Das bedeutet aber nicht, dass Einkaufsauktionen ein Allheilmittel im Einkauf darstellen. Überall dort, wo intensive Lieferantenpartnerschaften bestehen oder die Lieferanten umfassend in den Produktentwicklungsprozess oder die Produktinstandhaltung eingebunden sind, sind Auktionen weniger zielführend. In solchen Situationen ist der Preis nicht das wichtigste Entscheidungskriterium, sondern nur eines von vielen anderen Kriterien wie Zuverlässigkeit, Innovationsfähigkeit oder Flexibilität der Lieferanten.
83 Prozent der befragten DAX-Unternehmen und 26 Prozent der MDAX-Unternehmen setzen regelmäßig Auktionen in der Beschaffung ein. Auch bei Kleinunternehmen verwenden mittlerweile einige Unternehmen Einkaufsauktionen, im SDAX ist der Anteil mit 14 Prozent aber insgesamt am geringsten. Allerdings sind Auktionen immer nur ein Einkaufstool unter vielen, im Durchschnitt werden sie von den Unternehmen für ca. 5 Prozent ihres gesamten Einkaufsvolumens genutzt. Einige Vorreiterunternehmen wie zum Beispiel Linde Gas beschaffen aber inzwischen auch schon 10 bis 15 Prozent ihres Einkaufsvolumens über Auktionen.
Was und wie viel mit Einkaufsauktionen beschafft wird
Dabei werden entgegen vieler Aussagen nicht nur einfache und standardisierte Teile wie zum Beispiel C-Teile mit Hilfe von Einkaufsauktionen beschafft, sondern auch hoch komplexe Umfänge wie ganze Fabrikgebäude oder komplette Fertigungsstraßen. Dementsprechend reicht das Auftragsvolumen bei einzelnen Einkaufsauktionen von 10 000 Euro bis hin zu dreistelligen Millionenbeträgen. Insgesamt am stärksten verbreitet ist der Einsatz von Auktionen dabei im Bereich der indirekten Güter; fast alle der befragten Unternehmen setzen Auktionen für die Beschaffung von Büroausstattung, IT-Hardware oder Dienstleistungen an. Dies lässt sich dadurch erklären, dass bei indirekten Gütern in der Regel der notwendige Wettbewerb der Lieferanten groß ist und die Lieferanten keine strategisch wichtige Rolle für das Unternehmen spielen. Es werden dabei aber nicht nur einfache Dienstleistungen wie Handwerker- oder Reinigungsleistungen per Auktion vergeben, sondern auch die Preise für komplexere Beschaffungsvorgänge wie Rahmenverträge mit IT-Consultants oder Leasingverträge für Autoflotten mit Hilfe von Auktionen festgelegt.
Am stärksten verbreitet ist der Einsatz von Auktionen in Sektoren, die standardisierte Produkte anbieten, wie die Automobilindustrie, die Chemie- und Pharmaindustrie, die Konsumgüterindustrie und große Dienstleister wie Handelsunternehmen, Banken oder Versicherungen.
Wie werden Auktionen eingeführt
Die befragten Auktionsexperten berichteten durchgehend von zwei zentralen Herausforderungen bei der Einführung von Einkaufsauktionen: den eigenen Einkäufern und den Lieferanten.
Die Einführung von Auktionen im Unternehmen stößt überraschend häufig auf Widerstand von Seiten der eigenen Einkäufer. Diese befürchten durch die automatisierte Preisfindung, dass ihre „Kernkompetenz“ Lieferantenverhandlung nicht mehr benötigt wird und dass gleichzeitig ihre Entscheidungsfreiheit bei der Lieferantenwahl eingeschränkt wird. Darüber hinaus tun sich viele Einkäufer schwer damit, dass bei Einkaufsauktionen alle notwendigen Spezifikationen des Beschaffungsobjekts vorab eindeutig festgelegt werden müssen. Bei klassischen Lieferantenverhandlungen werden solche Festlegungen häufig erst in den eigentlichen Verhandlungsrunden getroffen. Ein solches Vorgehen ist bei Einkaufsauktionen nicht mehr möglich. Die Unternehmen, die Auktionen einsetzen, haben daher ein ganzes Bündel von Maßnahmen entwickelt, um die Nutzung von Auktionen durch die Einkäufer sicherzustellen. Die wichtigsten davon sind:
  • Umfassende inhaltliche und technische Schulungen der Einkäufer,
  • Schaffung von Best-Practice-Beispielen durch Auktionen in Bereichen, bei denen Auktionen als ungeeignet gelten,
  • Eindeutige Kommunikation, dass die Nutzung von Auktionen und die Effizienzgewinne nicht zu Personalabbau führen werden,
  • Einsatz so genannter Change Agents, die als erfahrene Mitarbeiter ihre Kollegen an die Nutzung von Auktionen heranführen und als Ansprechpartner bei Rückfragen dienen,
  • Festschreiben der Auktionsnutzung in den Zielvereinbarungen der einzelnen Mitarbeiter und Einfordern der Auktionsnutzung durch das Management.
Unabhängig von den Einkäufern haben auch viele Lieferanten starke Vorbehalte gegen die Teilnahme an Einkaufsauktionen. Dies ist nachvollziehbar, da die Auktionen ihre Verhandlungsposition schwächen und die der Einkäufer stärken. Darüber hinaus gibt es immer wieder Berichte, dass Unternehmen Auktionen nur zum Preis-Benchmarking nutzen und die eigentliche Vergabe dann unabhängig von der Auktion durchführen. Außerdem befürchten viele Lieferanten offensichtlich, dass die Einkäufer nicht qualifizierte Bieter zur Auktion zulassen oder selbst gefälschte Gebote abgeben, um so den Preisdruck künstlich weiter zu erhöhen. Auf Grund dieser Befürchtungen ist es notwendig, dass Unternehmen die Einkaufsauktionen nutzen, um sich selbst verbindliche Auktionsregeln aufzuerlegen, und die Einhaltung dieser Regeln strikt kontrollieren. Ähnlich hilfreich ist die Nutzung von externen Service Providers wie IBX oder Ariba, die Auktionssoftware anbieten und gleichzeitig den Lieferanten gegenüber eine faire Durchführung der Auktion zusichern.
Welche Arten von Auktionen eingesetzt werden
Am häufigsten verbreitet ist die klassische englische Auktion, bei der die Bieter die Preise der Wettbewerber sehen (in der Regel sehen sie aber nicht die Namen der Lieferanten, sondern nur Platzhalter). Ähnlich häufig eingesetzt werden auch vergleichbare Rangauktionen, bei denen nicht die einzelnen Preise angezeigt werden, sondern nur der jeweilige Rang des einzelnen Bieters und optional der beste Preis. Bei allen solchen Auktionen können die Lieferanten ihr Gebot so lange verbessern, bis kein weiteres günstigeres Gebot mehr abgegeben wird; in der Regel dauern solche Auktionen nur 30 bis 120 Minuten. Anders verhält es sich mit holländischen Auktionen, die sich an den Auktionen auf holländischen Blumengroßmärkten orientieren. Hierbei beginnt eine Auktionsuhr bei einem äußerst niedrigen Preis und steigt dann langsam und gleichmäßig an, bis sich der erste Lieferant bereit erklärt, den Auftrag zu diesem Preis anzunehmen. Da die Lieferanten nicht erfahren, wie viele Konkurrenten teilnehmen, werden solche Auktionen gerne genutzt, wenn es insgesamt nur sehr wenige qualifizierte Bieter gibt.
Für den Fall, dass die Lieferanten oder ihre Angebote nicht eindeutig vergleichbar sind, gibt es komplexere Auktionen wie z. B. Bonus- und Malus-Auktionen, bei denen die Gebote der Lieferanten zusätzlich gewichtet werden. Bei Verträgen „ab Werk“ bekommt dann ein nahe gelegener Lieferant, bei dem nur geringe zusätzliche Transportkosten anfallen, einen Bonus, während ein ausländischer Lieferant mit überdurchschnittlich hohen Transportkosten einen Malus erhält. Die Unterschiedlichkeit der Lieferanten wird mit Hilfe der Boni und Malusse ausgeglichen, um so die Vergleichbarkeit der Angebote im Rahmen der Auktion sicherzustellen. Ist dies nicht ausreichend, können auch Multi-Attribute oder parametrische Auktionen verwendet werden, bei denen nicht nur für den einen Preis, sondern gleichzeitig auch für andere Kriterien wie weitere Preisbausteine, Lieferzeiten, Garantielängen oder andere Vergabeaspekte geboten wird. Die Auktionssoftware errechnet dann auf Basis einer vorher angegebenen Formel, welches Angebot für die Beschaffung insgesamt das beste ist.
Perspektiven von Einkaufsauktionen
Die zuletzt beschriebenen komplexeren Auktionen ermöglichen die Ausweitung des Auktionseinsatzes auf Beschaffungsumfänge, bei denen neben dem Preis auch andere Kriterien bei der Vergabeentscheidung berücksichtigt werden müssen. Sie ermöglichen daher weiteres Wachstum der Auktionsnutzung im Beschaffungsmanagement. Grundsätzlich ist mit einem solchen weiteren Wachstum zu rechnen, da in der Befragung alle Unternehmen, die Einkaufsauktionen einsetzen, darauf hinweisen, dass sie einen Ausbau des Auktionseinsatzes planen. Parallel dazu gewinnen auch Einkaufsportale für Handwerkerleistungen für private Konsumenten wie my-hammer.de oder jobdoo.de immer mehr an Popularität. Daher ist zu erwarten, dass in Zukunft auch kleine und mittelständische Unternehmen auf Einkaufsauktionen zurückgreifen.

Autoren

Anzeige

Aktuelles Heft

IFOY Award

Die renommierte Auszeichnung für Flurförderzeuge geht in eine neue Runde.

Webinare & Webcasts

Technisches Wissen aus erster Hand

Whitepaper

Hier finden Sie aktuelle Whitepaper

Quergerätselt

Mitmachen und gewinnen!

Anzeige

Industrie.de Infoservice

Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Industrie.de Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Verlag Robert Kohlhammer GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Industrie.de Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Industrie.de Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de