Anwender wollen heute selbstständig Content-Themen managen können – und das möglichst einfach. Gleichzeitig sollen sie durch automatisierte Beschaffungsprozesse entlastet werden. Wie bei Schneider Electric, dem Spezialisten für Energie-Management und Automation, der sich für Onventis und TradeCore SRM entschied, um die Einkaufsprozesse zu optimieren.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland hat in den letzten Jahren enorm zugenommen, wie Studien belegen. Unter anderem wollen drei Fünftel der Fachabteilungen über Cloud-Anwendungen ihre Anforderungen schneller umsetzen oder die Unterstützung ihrer Geschäftsbereiche optimieren. Auch in den Einkaufsabteilungen der Unternehmen lösen E-Procurement-Lösungen sowie automatisierte Prozesse immer mehr zeitaufwendige, manuell durchgeführte Abläufe ab.
Patric Fleck, Head of Sales bei Onventis: „Ein wichtiges Projektziel bei Schneider Electric bestand darin, die Mitarbeiter im Einkauf beispielsweise durch eine automatische Bestellübermittlung von operativen Abläufen zu entlasten und damit Einkaufsprozesse zu verschlanken sowie zu vereinfachen.“ So sollten die Akzeptanz des neuen E-Procurement-Systems und die Anzahl der User, die mit der Lösung arbeiten, erhöht und die Durchlaufzeiten bei Bestellungen reduziert werden. Weitere Anforderungen waren, Kataloge und Stammdaten eigenständig einstellen und pflegen zu können sowie mehr Kataloglieferanten in das neue System zu integrieren.
Cloud-basierte SRM-Plattformen wie TradeCore haben den Vorteil, Updates selbstständig bereitzustellen und somit stets auf dem neusten Stand zu sein. „Vor zehn Jahren waren unternehmensinterne E-Procurement-Lösungen üblich, die man einmal gekauft hat und die man ständig updaten musste“, erinnert sich Ralf Sackmann, Einkaufsleiter für Solution Purchasing bei Schneider Electric in Deutschland. „Unser bisheriges On-Premise-System, das wir im Einkauf einsetzten, war deshalb überhaupt nicht mehr zeitgemäß und konnte den heutigen Anforderungen nicht länger entsprechen.“
Katalogsuche sowie Bestellungen vereinfachen und beschleunigen
Beim Spezialisten für Energie-Management und Automation sollten deshalb die Beschaffungs- und Bestellprozesse des deutschen Execution Centers über eine neue SRM-Plattform optimiert werden. Die Aufgabe dieser Einkaufsabteilung besteht darin, über Anbieter die noch benötigten Leistungen zu ergänzen, um eine ganzheitliche Kundenlösung bereitstellen zu können. Dabei muss unter anderem eine Vielzahl von Usern und Lieferanten mit der Bestellplattform sowie dem dazugehörigen Katalogsystem arbeiten und diese Kataloge selbstständig erweitern. „Die Suche über die Kataloge sollte sich mit dem neuen System möglichst einfach und schnell durchführen lassen“, so Fleck. Eine zentrale Rolle spielte hierbei auch, dass sowohl IT-affine als auch IT-ferne Anwender die Lösung rasch annehmen und einsetzen können. Sackmann: „Neben der einheitlichen und durchgehenden Oberfläche der SRM-Plattform sprach vor allem auch die einfache Bedienbarkeit für TradeCore. Diese beiden Punkte haben uns schließlich im Auswahlprozess überzeugt.“
Die neue E-Procurement-Plattform wurde in nur sechs Monaten eingeführt. Die Geschwindigkeit der Implementierung war hier wichtig, da das Projekt an das parallel erfolgende SAP-Update gekoppelt und hierfür ein festes Zeitfenster vorgegeben war. Durch den Bezug der Lösung über die Cloud ließ sich das Implementierungsprojekt aber gut mit der ERP-Umstellung koordinieren und zügig durchführen. „Wir sind sehr zufrieden mit der Stabilität des Systems: Seit dem Go-Live-Termin arbeitet TradeCore fehlerfrei und zuverlässig – ohne notwendige korrigierende Eingriffe“, so Sackmann.
Einfache Benutzeroberfläche erhöht Akzeptanz der Mitarbeiter
„Die Hauptanforderung innerhalb des Projekts, mit einer modernen E-Procurement-Plattform die Nutzerakzeptanz von elektronischen Beschaffungslösungen zu erhöhen, konnte mit TradeCore voll erfüllt werden“, resümiert Sackmann. Die Mitarbeiter im deutschen Execution Center von Schneider Electric verfügen nun über ein standardisiertes, automatisiertes System mit einer intuitiven und einheitlichen Benutzeroberfläche. Dadurch werden Bestellungen und Katalogmanagement stark vereinfacht. Insgesamt profitiert die Abteilung von übersichtlicheren, effizienteren und schnelleren Beschaffungsprozessen. Manuelle Bestellungen am E-Procurement-System vorbei lassen sich so erfolgreich verhindern.
„Die vorherige E-Procurement-Lösung hatte Defizite in der Usability, Kataloganbindung, Lieferanten- und Katalogdarstellung“, erläutert Sackmann. TradeCore SRM bietet nun eine automatische Integration von Bestellprozessen und Wareneingängen. „Der Einkauf hat dadurch weniger mit operativen Bestellprozessen zu tun und kann sich mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren“, so Fleck. Da deutlich mehr Lieferanten integriert werden konnten und diese sowie Anwender von Schneider Electric nun selbstständig eigene Kataloge hochladen können, ist die Zahl der tatsächlichen User deutlich gestiegen. Die Onventis-Berater hatten frühzeitig Projektansprechpartner, Key-User und Administratoren ins Projekt involviert, sodass diese sich gut in die Standardsoftware einarbeiten konnten. „Die Resonanz der TradeCore-Anwender war durchweg positiv hinsichtlich Flexibilität und Usability der neuen Lösung, was auch anhand der vermehrten Uploads von neuen Katalogen zu beobachten ist“, stellt Sackmann fest. Er sieht hier zudem Potenziale, diese Entwicklung noch weiter voranzutreiben.
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