Innovative E-Lösungslandschaft beim Medienkonzern ProSiebenSat.1

Die Dynamik der digitalen Märkte, die Kombination aus Local und Global Sourcing und die technologische Entwicklung verlangen nach zukunftsorientierten, flexiblen Konzepten. Die Eckpfeiler der Einkaufsaktivitäten bei ProSiebenSat.1 werden dabei durch die hohe Unternehmensdynamik und -agilität, die rasant fortschreitende Entwicklung der Medienlandschaft und die damit verbundenen Marktmechanismen sowie eine vorwiegend leistungsorientierte Beschaffungsstruktur mit hohen Volumina und sehr kurzen Durchlaufzeiten gebildet. Zentrale Herausforderungen im medialen Umfeld ergeben sich daher aus der Beschaffung von überwiegend immateriellen Gütern, Dienstleistungen und anderen komplexen Leistungen wie Kreativ-Agentur-Konzepte, Websites, Apps, TV-Spot-Produktionen, Programmier- und Real-Estate-Leistungen sowie den sich dynamisch entwickelnden und verändernden Geschäftsfeldern und -modellen, Branchen und Lieferanten. Insbesondere die minimale Wiederholungsquote von Bestellvorgängen und eine diversifizierte Lieferantenstruktur verlangt nach zentraler Vernetzung und Integration aller beschaffungsnahen Anwendungen und der flexiblen Abwicklung zeitkritischer Prozesse über Mobile Devices. Daraus ergibt sich der Anspruch eines internationalen Medienkonzerns, alle Prozesse mobil in einer App „on the move“ verfügbar zu machen. Getreu dem ProSieben-Sendermotto „We love to entertain you“ waren Flexibilität, Mobilität, Verfügbarkeit und vor allem Benutzerfreundlichkeit Treiber für die Entscheidung, die mobile Applikation „WPS mobile“ als einen der Bausteine der Mobilitätsstrategie einzuführen. Sie ermöglicht Mitarbeitern die einfache und schnelle Genehmigung von Warenkörben und Bestelländerungen auf allen mobilen Geräten wie iPad und iPhone – die Apple Watch ist in Planung. Mittels Push-Benachrichtigungen über Genehmigungsobjekte werden Genehmiger in Echtzeit informiert. Sie sind in der Lage, zeit- und ortsunabhängig (bei Dienstreisen, TV-Produktionen vor Ort etc.) Warenkörbe und Bestelländerungen ad hoc zu prüfen, zu genehmigen oder abzulehnen. Durch die Einführung von WPS mobile werden Ressourcen effektiver genutzt, die Produktivität signifikant erhöht und Arbeitsprozesse optimiert – bei gleichzeitig zunehmender Wahrnehmung des Einkaufs als zukunfts- und serviceorientierten Dienstleister der internen Kunden in der ProSiebenSat.1 Group.

Mobilität als strategischer Faktor

Durch die Optimierung der Genehmigungsprozesse bei ProSiebenSat.1 ließen sich die Genehmigungsdurchlaufzeiten trotz hoher Bestellkomplexität deutlich verringern. Innerhalb des Genehmigungsprozesses spiegeln sich neben Vorgängen von finanzieller Relevanz auch Aspekte der Verfügbarkeit wider. Mit Unterstützung von WPS mobile können komplexe Dienstleistungen, etwa die Bereitstellung eines Kamerateams zum aktuellen „Ort des Geschehens“, innerhalb kürzester Zeit genehmigt und damit verfügbar gemacht werden – robust, modern und für jeden anwendbar.

Die derzeitigen User-Akzeptanzzahlen bestätigen einen kontinuierlich steigenden Trend. Die Wahrnehmung des Einkaufs als strategischen Treiber zur Erhöhung des Unternehmenserfolgs ist quantitativ und qualitativ signifikant. „Wir haben den Change vom Bestellabwickler bzw. Bestellschreiber für Büromaterial, Geschäftspapier und Consumer-Elektronik hin zum Competence Center für Sourcing und Business Prozesse erfolgreich gemeistert“, sagt Claus Hahne, Vice President Corporate Procurement bei ProSiebenSat.1. Durch die Optimierung der Nutzung bestehender Prozesse und die kontinuierliche Anbindung weiterer Konzerntöchter konnte ein Anstieg des systemgesteuerten PO-Volumens nahezu um das Dreifache erzielt werden.

Business-Integration-Plattform

Die Gesamtentwicklung von ProSiebenSat.1 als dynamisches, zukunftsorientiertes, modernes und agiles Unternehmen bestätigt sich vor allem im „All Procurement Apps in One Place“-Ansatz. Komplexe Leistungen werden häufig in speziellen Anwendungen bereitgestellt. Auf Basis der Idee einer Procure-to-Pay fokussierten Business-Integration-Plattform sollen Mitarbeiter, Lieferanten und Partner prozessübergreifend in einem globalen Netzwerk verbunden werden. Die Vernetzung zu „wescale“ eröffnet für ProSiebenSat.1 in Zukunft die Möglichkeit, noch mehr komplexe, über die klassische Katalogbestellung hinausgehende Dienstleistungen,, über B2B-Apps für alle Anwender einfach verfügbar zu machen. Dabei kann ProSiebenSat.1 alle Einkaufsanwendungen zentral auf einer Plattform integrieren und schafft somit eine Umgebung, in der alle relevanten Anwendungen der Beschaffung wie Katalogbeschaffung, Dienstleistungsbeschaffung, komplexe Anfragen, Sourcing, Rechnungs-, Transaktions- und Genehmigungsmanagement, Order- sowie Reklamationsmanagement und Procurement Desks (Procurement Service Provider) auf gemeinsame Daten zugreifen und anwendungsspezifische Daten miteinander austauschen können. Durch das Applikations-Integrationskonzept, in dem Best-In-Class-Hersteller beschaffungsnaher Applikationen die Anwendungen verfügbar machen können, legt ProSiebenSat.1 den Grundstein für Zukunftssicherheit und Flexibilität – sowohl für den Einkauf und die Anwender als auch für Dienstleister und Lieferanten.

Vision Statement

Waren Einkäufer in der Vergangenheit vor allem Verhandler von Bedarfsanforderungen und Prozessbefolger, wandelt sich ihre Rolle nicht zuletzt unter dem Einfluss des digitalen Wandels und der wachsenden strategischen Bedeutung eines innovativen Einkaufs immer stärker zum Manager eines hochdynamischen und komplexen Einkaufs- und Prozessnetzwerks. Als Beziehungsmanager müssen Einkäufer zwischen Anforderungen interner Fachabteilungen, der lokalen IT, diversen Dienstleistern und zahlreichen Lieferanten vermitteln, Anforderungen, Leistungsspezifika und Category- und Verhandlungsstrategien abstimmen und die Geschäftsbeziehungen aktiv pflegen und gestalten, um der Rolle als High-Performance-Dienstleister gerecht zu werden. su

Der BME hat das Konzept „Der Einkauf als High-Performance-Dienstleister – Aufbau einer modernen und zukunftsorientierten Procure-to-Pay-nahen Business-Integration-Plattform zur Steuerung und Optimierung höchstdynamischer E-Procurement-Prozesse bei der ProSiebenSat.1 Media SE“ mit dem Award „Excellence in eSolutions 2016“ ausgezeichnet. Der Preis wurde während der eLÖSUNGSTAGE in Düsseldorf verliehen.Mehr zum Konzept: www.bme.de/prosiebensat1-gewinnt-bme-preis-fuer-elektronische-beschaffung-1485/

Die ProSiebenSat.1 Group zählt mit den Sendern SAT.1, ProSieben, kabel eins, sixx, SAT.1 Gold und ProSieben MAXX zu den größten unabhängigen Medienhäusern in Europa. Jeden Tag erreicht die Gruppe über 42 Mio. TV-Haushalte in den Fernsehmärkten Deutschland, Österreich und Schweiz. ProSiebenSat.1 hat den Hauptsitz in Unterföhring bei München und beschäftigt heute über 4000 Mitarbeiter. Der Konzern schloss 2015 mit einem Umsatz- (3,26 Mrd. Euro) und Ergebnisrekord (925 Mio. Euro) ab. Ziel der Gruppe ist es, den Umsatz bis 2018 um 1,85 Mrd. Euro (Vergleich 2012) zu steigern.

Corporate Procurement: 550 aktive Besteller; 25 000 Bestellungen; 35 Gesellschaften in Deutschland

Indirekter Einkauf: konsolidiert unter Corporate Procurement mit vier fachlichen Spezialisierungen im Category Management in Kombination mit dem Projekteinkauf