Einige Bestellungen liefen über Formulare, andere elektronisch. Im schlimmsten Fall war es eine Zettelwirtschaft. Eingekauft wurde viel – kein Wunder, versorgt doch die Regensburger Energie- und Wasserversorgung (REWAG) über 200 000 Privathaushalte und Geschäftskunden in und um Regensburg mit Strom, Erdgas, Wärme und Wasser. Auf der Einkaufsliste stehen Klassiker wie Büromaterial oder IT und Software, aber auch „Exoten“ wie Technik für Schwimmbäder, Busse und Busleitsysteme oder Ticketautomaten für das breite Dienstleistungsspektrum der Stadtwerke Regensburg. Zwischen 30 und 32 Mio. Euro geben die REWAG und die Stadtwerke Regensburg jährlich für Operatives aus und noch einmal 12 bis 15 Mio. Euro für die strategische Beschaffung.
Den Wert der Daten ausschöpfen
Als oberstes Ziel wurde ausgegeben: Konsequente Digitalisierung und damit die Optimierung der Prozesse. Nicht nur die Zettelwirtschaft musste weg: „Wir wollten Systeme schaffen, mit denen der Prozess einfacher und transparenter wird. Also weg von den handgeschriebenen Zetteln hin zur Digitalisierung“, erklärt Thomas Brandl, Bereichsleiter Einkauf. Das Ergebnis: Eine große Menge an Daten in verschiedenen IT-Systemen. Brandl wusste um den Wert dieser Daten – es fehlte nur die Möglichkeit, sie richtig zu verarbeiten. Weder Excel noch das Standard-Reporting über SAP konnten die nötige Flexibilität und Dynamik liefern. „Mühsam, starr und wenig zielführend“, so die Einschätzung von Brandl aus heutiger Sicht. „Wir wollten mehr Skalierbarkeit und Dynamik, da stetig neue und veränderte Daten hinzukommen. Und wir wollten die Einkaufsprozesse eine analysieren und optimieren können.“
Nach einem detaillierten Auswahlprozess fiel die Wahl auf Celonis Process Mining. Die Technologie der Münchner Celonis SE führt alle in der Unternehmens-IT gespeicherten digitalen Prozessspuren zusammen und visualisiert die aktuellen Prozesse in Echtzeit. Process Mining bildet den Ist-Zustand ab und bringt so größtmögliche Transparenz in alle Unternehmensprozesse. Einsichten in Echtzeit – das war für Brandl einer der ausschlaggebenden Punkte. Er kann in Celonis Datenquellen einfach einbinden und sich so einen systemübergreifenden Einblick verschaffen. Darüber hinaus gefiel REWAG das intuitive Handling und die Flexibilität der Lösung. „Die Software ist auch mit geringen IT-Kenntnissen problemlos zu bedienen“, berichtet Brandl. Das anschließende Roll-out verlief „komplett unspektakulär“. „In einer Woche war alles abgeschlossen“, sagt Brandl.
Kennzahlen im Einkauf
schnell und übersichtlich visualisiert
Seit dem vergangenen Jahr kommt Celonis bei REWAG in verschiedenen Formen zum Einsatz. Vor allem Einkaufsleiter Thomas Brandl nutzt die Software flexibel zur Auswertung verschiedener Einkaufskennzahlen wie Beschaffungsvolumen, Bestellungsanforderungen, Lieferantenanzahl oder Anzahl der Bestellungen. Besonders wichtig ist für ihn in diesem Zusammenhang das Benchmarken. So vergleicht Brandl seine eigenen Kennzahlen gerne mit denen anderer Unternehmen oder mit den Benchmarks von Unternehmensberatungen wie etwa KPMG. Auf diese Weise versucht er herauszufinden, wie gut der Einkauf bei REWAG funktioniert und wo noch Optimierungsbedarf herrscht. Mit Celonis gelingt ihm das nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger. „Die Datenauswertung ist tausendmal besser“, sagt er. „Meine Erwartungen sind übertroffen worden. Ich kann jetzt sicher sein, dass ich per Mausklick die richtigen Zahlen bekomme.“
Bislang hatte Brandl seine Kennzahlen mithilfe eines Standardverfahrens im SAP-System ausgewertet, zunächst in eine Excel-Tabelle kopiert und diese dann grafisch in PowerPoint aufbereitet – mit einem Zeitaufwand von drei bis vier Tagen ein aufwendiges Verfahren. Abweichungen oder Auffälligkeiten ließen sich oft nicht plausibel erklären, Rätselraten um die Ursachen war angesagt. „Früher habe ich mich da totgesucht“, sagt Brandl. „Heute kann ich mit nur einem Klick meine Kennzahlen auswerten. Dann sehe ich nicht nur, ob die Zahlen passen, sondern auch, warum sie nicht passen.“ Oft seien es Kleinigkeiten mit aber teilweise großen Auswirkungen, wie etwa eine falsch eingegebene Mengeneinheit, die mithilfe der Filterfunktion und des Zooms nun innerhalb weniger Minuten entdeckt werden können. Vor Einführung der Software dauerte es teilweise bis zu 20 Tage, bis die Ursache gefunden wurde.
REWAG profitiert durch die Process-Mining-Technologie nicht nur von der Zeitersparnis, sondern auch in finanzieller Hinsicht. Die neue Software verschafft ihm einen deutlichen Wissensvorsprung gegenüber Wettbewerbern und Lieferanten und eine bessere Position in Verhandlungen. „Das liegt einfach daran, dass wir aus unseren Daten jetzt viel mehr Informationen herausfiltern können“, erklärt er. Und so prüft er gerade bei Lieferanten verschiedene Kennzahlen wie etwa zeitliche Durchläufe oder Preisänderungen. Die zusätzlichen Informationen, die die Software schnell und unkompliziert liefert, können bei Ausschreibungen oder in Verhandlungen zu einem entscheidenden Vorteil werden. „Außerdem ziehe ich mir aus der Software Informationen über Rabatte und Nachverhandlungserfolge“, ergänzt Brandl. Basierend darauf entwickelt er Preisvorstellungen, die er auch seinen Mitarbeitern kommuniziert. Das motiviere sie, noch bissiger heranzugehen und ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.
Kosteneinsparungen
durch genauere Lieferantenbeurteilung
Darüber hinaus unterstützt Celonis auch andere Fachbereiche innerhalb des Unternehmens. Da der Einkauf immer auch mit anderen Prozessen im Unternehmen in Verbindung steht, treten oftmals Kollegen aus anderen Fachbereichen an Thomas Brandl heran und bitten ihn um Auswertungen ihrer Prozesse und Daten. Innerhalb weniger Minuten ist er dann in der Lage, die gewünschte Analyse visuell aufbereitet zu liefern – wenn die Prozesse im jeweiligen Fachbereich digitalisiert sind und entsprechende Daten hinterlassen. Der Vorteil: Tieferes technisches Know-how ist nicht erforderlich, die IT muss nicht involviert werden. „Mit Celonis ist man der Schlüssel zu Zahlen im Unternehmen“, berichtet er. Früher hatte es drei bis vier Tage gekostet, Zahlen zu einer Erhebung über Baukosten bereitzustellen, mit Celonis dauert es eine halbe Stunde.
Seit REWAG die Process-Mining-Technologie nutzt, ist die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens effizienter geworden. Grundlage für Entscheidungen sind heute belastbare und übersichtlich aufbereitete Analysen. „Früher hatten wir auch schon Zahlen, nur eben nicht in dieser Detailtiefe. Da hat man einfach mehr nach Bauchgefühl gearbeitet und viel über die Zahlen diskutiert“, erklärt Brandl. „Heute diskutiert man gleich die Lösungen.“
Für Thomas Brandl bedeutet die Arbeit mit Celonis, stetig etwas Neues zu entdecken. Statt nach starren, festgefahrenen Kategorien vorzugehen, verfolgt er einen explorativen Ansatz und entdeckt dabei Dinge, auf die er früher niemals gekommen wäre. So zoomt er beispielsweise in die Prozesse hinein und sieht sich einzelne Schritte detailliert an. Von der Lösung ist Brandl vor allem deshalb fasziniert, weil sie einzelne Prozessspuren ins Verhältnis setzt und Abhängigkeiten untereinander aufdeckt. „Zunächst hat man drei oder vier Tabellen“, erzählt Brandl. „Am Ende ergibt sich daraus ein ganzes Sheet verschiedener Abhängigkeiten. Und wenn man dann feststellt, dass auch noch weitere Abhängigkeiten interessant sein könnten, macht man einfach wieder ein neues auf und zieht daraus ganz neue Erkenntnisse, die man vorher noch gar nicht so richtig auf dem Schirm hatte.“ REWAG profitiert vor allem von der Tatsache, dass in Celonis die Ist-Prozesse dargestellt werden. Denn oft sieht die Realität ganz anders aus, als man denkt. „Ich bin davon ausgegangen, dass unsere Prozesse zu 100 Prozent laufen“, berichtet Brandl. „Durch Celonis bin ich eines Besseren belehrt worden.“ Wie viele Unternehmen hatte auch REWAG Prozesse lediglich anhand von Stichproben überprüft und dabei viele Abweichungen vom Standard übersehen. Erst mit Celonis erhielt das Unternehmen eine vollkommende Transparenz über Prozesse. sas
