Einkauf 4.0, voll digitalisiert und automatisiert. Das ist die strahlende Zukunftsvision. Ein hoher manueller Aufwand und nicht digitale Belegflüsse in der internen Abwicklung – das ist vielfach noch immer der Alltag. Eine branchenübergreifende Bestandsaufnahme des Marktforschungsunternehmens Lünendonk bestätigt die Diskrepanz zwischen Anspruch und Realität. Und sie zeigt: Richtig zufrieden mit den verfügbaren E-Procurement-Tools ist kaum jemand. Deswegen haben die meisten gleich mehrere Systeme im Einsatz.
„Von der vollständig digitalen Wirtschaft sind wir im Einkauf noch weit entfernt“, resümiert Thomas Lünendonk, Gründer und Senior Advisor des gleichnamigen Marktforschungs- und Beratungsunternehmens, das die Studie durchgeführt hat. Vor allem bei der elektronischen Anbindung sieht der Großteil der Befragten großen Optimierungsbedarf. Zwar herrscht an Tools und Plattformen kein Mangel – wirklich zufriedenstellend sind dennoch die wenigsten.
Für seinen „Procurement-Check“ hat Lünendonk Interviews mit Einkaufsleitern aus Unternehmen unterschiedlichen Zuschnitts geführt. Ihren Angaben zufolge reicht das Spektrum der eingesetzten Beschaffungssysteme von ERP- und SRM-Anwendungen von SAP oder anderen Anbietern über EDI-Lösungen, OCR-Schnittstellen und PDF-als-Rechnung bis hin zu Einkaufsplattformen, Katalogsystemen und eigenen Tools und Datenbanken.
„Im Durchschnitt arbeiten die Unternehmen mit drei bis neun verschiedenen Lösungen parallel. Das zeigt, dass sie die für sie optimale Unterstützungsform noch nicht gefunden haben“, so Lünendonk. So beklagen einige Einkaufsleiter einerseits mangelhafte Funktionalitäten von Supplier-Relationship-Systemen, andererseits erkennen sie Fortschritte bei der Verwaltung von Lieferantenzertifikaten, beim Kontaktmanagement, beim Management der Vertragsstaaten und bei Lieferantenbewertungen an, die diese Systeme erst ermöglicht hätten. Auch das Urteil über ERP- und SRM-Anwendungen von SAP fällt nur bedingt positiv aus: Die Lösungen seien „wenig flexibel und nicht gerade billig“, so das Urteil eines Teilnehmers, außerdem zögen sie erheblichen Harmonisierungsaufwand mit anderen Anwendungen nach sich.
Die Frage, welche Prozesse, Plattformen und Technologien sich bei den Teilnehmern zur Einbindung der Lieferanten in der Vergangenheit am meisten bewährt haben, wird differenziert beantwortet: Während in einigen Unternehmen die (SAP-) ERP-Systeme die Hauptlast der Einkaufsfunktionalitäten tragen, ergänzen andere diese großen Werkzeuge durch eine elektronische Lieferantenregistrierung beziehungsweise ein elektronisches Lieferanten-Onboarding oder sehen in ihrem Extranet das entscheidende Rückgrat ihrer Lieferantenanbindung. Nur ein Viertel der Befragten erwähnt explizit E-Procurement-Werkzeuge wie Katalogsoftware und OCR-Schnittstellen beziehungsweise Lieferanten-Onboarding-Systeme und ein elektronisches Reklamationswesen. Ein Teilnehmer gibt an, nur einen einzigen (!) Lieferanten elektronisch per EDI angebunden zu haben.
Mangelnde Lieferantenanbindung ist allerdings kein Einzelfall. So hat dem „Procurement-Check“ zufolge jedes zweite Unternehmen statistisch weniger als 10 % seiner Lieferanten angebunden, ein Drittel kann dazu spontan überhaupt keine Angaben machen. Allerdings erlaubt der bloße Automatisierungsgrad auch noch keinen Rückschluss auf die Wirksamkeit der Anbindung. Ganz im Gegenteil: Ein messbarer Nutzen stellt sich erst mit einer möglichst großen Anzahl angebundener Lieferanten ein.
Zukunftsaufgabe Lieferantenanbindung
Nahezu alle Unternehmen haben sich daher für die nächsten zwei Jahre eine Verbesserung der Lieferantenanbindung mit den Schwerpunkten automatische Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von Belegen vorgenommen. Nach Ansicht der Studienteilnehmer wird sich die Bereitschaft, sich in ein entsprechendes Abwicklungssystem zu integrieren, mittelfristig – neben Qualität, Preis und Lieferfähigkeit – sogar zu einem weiteren wichtigen Auswahlkriterium entwickeln. „Je automatisierter und IT-gestützter der Einkauf eines Unternehmens ist, desto mehr Wert wird er künftig auf die Fähigkeit auch von kleineren Lieferanten legen, sich elektronisch einbinden zu lassen“, sagt Reinald Schneller vom Anbieter Netfira. „Volle Einkaufsautomatisierung funktioniert nur, wenn wirklich alle Lieferanten mitmachen können. Das setzt eine Lösung voraus, die über eine Standard-Schnittstelle schnell zu implementieren und ohne Schulung leicht zu bedienen ist. Für den Lieferanten dürfen keine Kosten entstehen, der Implementierungsaufwand für die Anwendung muss gering sein und vor allem dürfen seine eigenen Abläufe nicht davon betroffen sein. So erkennt auch der Lieferant sofort den Nutzen – und der ist bekanntlich das stärkste Argument.“
Procurement-Check 2015
Lünendonk-Studie
Unter dem Stichwort Procurement-Check 2015 hat Lünendonk eine Reihe von ausführlichen Fachinterviews geführt, in denen Einkaufsleiter zu Wort kommen, um ihren jeweiligen Einkaufsprozess, dessen Integration im eigenen Unternehmen und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu skizzieren und über ihre Pläne zu berichten. Der vorliegende Procurement-Check basiert auf den Auskünften von elf Einkaufsleitern aus Unternehmen sehr unterschiedlichen Zuschnitts. Die Unterschiede liegen sowohl bei der Größe, der Branche als auch den Strukturen als Einzelunternehmen oder Unternehmensgruppe.
Damit zeichnet Lünendonk ein Stimmungsbild, das insbesondere eine typische Situation im deutschen Mittelstand widerspiegelt.
luenendonk-shop.de/Luenendonk-Studien hier können Sie eine Zusammenfassung des Procurement-Checks kostenfrei herunterladen.
Anette von Löwenstern, Journalistin, Hamburg
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