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Amerika setzt auf Beschaffungslösung aus Deutschland

Globale Einkaufsstrategie in der Literaturbeschaffung
Amerika setzt auf Beschaffungslösung aus Deutschland

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Durch die Vernetzung international agierender Unternehmen spielen Tools, die länderübergreifend einheitliche Prozesse etablieren, eine immer wichtigere Rolle. Dieses Global Sourcing erlaubt nicht nur die Entscheidung für den jeweils kostengünstigsten Anbieter, sondern ermöglicht es dem Einkauf auch, Best-Practice-Ansätze der Lieferanten aus verschiedenen Ländern zu vergleichen.

Global wachsende Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, gut funktionierende Prozesse international zu etablieren. Dabei können sie auf viele innovative Lieferanten setzen, die ebenfalls eine globale Wachstumsstrategie verfolgen – in allen Branchen, auch bei der Medienbeschaffung.

Einkauf und Lieferant können so Synergieeffekte nutzen. In diesem Beitrag wird am Beispiel der SAP AG erläutert, wie ein solcher internationaler Roll-Out abläuft und welche Hürden dabei zu überwinden sind.
Seit mehr als 20 Jahren beliefert die LSL GmbH Firmen- und Bibliothekskunden mit Fachmedien aller Art. Die SAP ist mit ihren Standorten in Deutschland seit 2004 Kunde. Dafür wurde ein vollintegrierter elektronischer Beschaffungsprozess entworfen, der über einen Punch-Out-Katalog von Beschaffung über Abrechnung bis hin zur Verwaltung von Abonnements und Unternehmensmitgliedschaften alle Arbeitsschritte rund um Fachinformationen abdeckt. Bei SAP America (Firmensitz in Newtown Square, PA; ca. 12 000 Mitarbeiter) hingegen gab es nur Rahmenrichtlinien für die Beschaffung von Fachmedien. Die Mitarbeiter recherchierten und bestellten die benötigte Literatur selbst bei Amazon oder dem örtlichen Buchhändler und zahlten diese zunächst aus eigener Tasche. Im Anschluss gingen Sie mit den Kaufbelegen in die Buchhaltung und bekamen dort die Auslagen erstattet. Hierfür musste im internen System im Nachgang eine Bestellung manuell angelegt werden. Dieser Prozess – vom Kauf der Fachliteratur bis zur Erstattung des Kaufpreises – war sehr aufwändig und langwierig.
Beim Erfahrungsaustausch mit dem deutschen Einkauf wurde deutlich, dass SAP Deutschland einen wesentlich besseren Prozess etabliert hatte: Der gesamte Beschaffungsprozess für Literatur war voll in die ERP-Landschaft integriert. Da die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten zur vollsten Zufriedenheit verläuft, empfahl man auch den Kollegen in den USA, diese Lösung zu nutzen. Dazu wurde ein gemeinsames Roll-Out-Projekt aufgesetzt, das innerhalb kürzester Zeit den Beschaffungsprozess optimieren sollte. Der Spezialist für Medienbeschaffung konnte in den drei Projektmonaten den in Deutschland gelebten Prozess ausrollen und dabei alle Anforderungen der 35 amerikanischen und fünf kanadischen Standorte problemlos erfüllen.
Fachinformationen sind regional stark differenzierte Produkte. Rechtstexte und -kommentare, Vorschriften oder Ausbildungsunterlagen beispielsweise werden in der Landessprache und konform der im Zielland vorhandenen Kultur benötigt. Darüber hinaus bestehen vor Ort unterschiedliche rechtliche Regelungen, z. B. zur Preisbindung aller oder ausgewählter Artikel. Universelle Kataloge im Sinne eines Global Sourcing sind daher nicht einsetzbar. Ein globaler Lieferant von Fachinformationen muss sich also den regionalen Gegebenheiten in Bezug auf Katalogdaten, Preise, Logistik und Service anpassen können.
LSL hat hierzu ein Netz von Vertragspartnern aufgebaut und unterhält mit seiner Filiale in Boston sogar einen Standort im Zielland.
Im ersten Abschnitt des dargestellten Projektes sollte zunächst nur der Beschaffungsprozess für Bücher und E-Books umgesetzt werden. Hierzu wurde SAP America ein Beschaffungsportal in englischer Sprache als Punch-Out an das unternehmensinterne Beschaffungssystem angebunden. Die kanadischen Standorte erhielten ein zweisprachiges Portal in Englisch und Französisch.
Eine Herausforderung für Lieferanten in internationalen Projekten ist die Abrechnung in Fremdwährung, hier US-Dollar. Die komplette Faktura erfolgt so und das muss das interne System des deutschen Lieferanten natürlich auch abbilden können. Dienstleister für Fachmedien ist hier dank der eigenen In-House IT-Abteilung und dank der eigenentwickelten internen Software hochflexibel. Auch das amerikanische Steuersystem mit seinen von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlichen Steuersätzen musste in die Beschaffungslösung implementiert werden.
Der elektronische Katalog enthält zusätzlich zum sehr umfangreichen deutschen Sortiment 2,5 Mio. Katalogdaten amerikanischer Titel. Natürlich zu wettbewerbsfähigen Preisen, denn in den USA gibt es im Gegensatz zu Deutschland keine Buchpreisbindung. Auch das Look & Feel des deutschen Shops wurde an die Bedürfnisse der US-User angepasst. Dafür wurden intensive Studien durchgeführt. Eine anschließende Testphase mit ausgewählten Mitarbeitern stellte die Akzeptanz der Shop-Lösung sicher.
Persönliche Betreuung ist sehr wichtig. Der Kundenservice muss daher trotz Zeitverschiebung zu amerikanischen Arbeitszeiten gewährleistet werden. Der Beschaffungsdienstleister stellt dies über seinen Standort in Boston, sowie in Deutschland über ein Schichtsystem sicher.
Die bewährte Medienlogistik mit eigenem US-Standort kam diesem Projekt auch zugute. Das hohe Bestellvolumen wird über den Bostoner Standort sowie über einen Logistikpartner abgewickelt. Die doch recht langen Lieferwege in Nordamerika sind somit kein Problem und Lieferzeitversprechen können eingehalten werden.
Der deutsche und damit bei den amerikanischen Kollegen noch unbekannte Literaturlieferant musste sich nun noch in den Köpfen der SAP-Mitarbeiter gegenüber Amazon und Barnes&Noble durchsetzen. Dafür reisten Mitarbeiter an die wichtigsten Standorte in Amerika, um dort Informationsveranstaltungen durchzuführen und den neuen Beschaffungsprozess vorzustellen.
Vier Monate nach Einführung der Lösung zur Beschaffung von Fachinformationen lässt sich sagen, dass der neue Prozess sehr gut von den Mitarbeitern angenommen wurde. Der größte Vorteil für sie besteht darin, dass sie die Ausgaben für ihre Literatur nicht mehr vorstrecken müssen, sondern direkt die Kostenstelle belastet wird. Es müssen keine Bestellungen mehr manuell angelegt werden, da die Produkte automatisch in die internen Systeme übertragen werden. Vor allem aus der Zentralbibliothek kommen täglich viele Bestellungen.
Im zweiten Projektabschnitt hat LSL die Verwaltung von Abonnements für SAP America übernommen. Dafür bietet der Punch-Out-Katalog entsprechende Funktionen. Für die US-Mitarbeiter wird so Transparenz in den Beständen geschaffen und der Abrechnungsprozess gestrafft. Der Dienstleister kümmert sich dabei um die Kommunikation mit den Verlagen, sodass der Umstellungsprozess geräuschlos im Hintergrund abläuft. Als letzter Schritt wird derzeit die Verwaltung der Unternehmensmitgliedschaften vorbereitet.
Weitere Rollouts in Planung. Der SAP Einkauf verfolgt eine klare Strategie zur Internationalisierung. So lag der Gedanke nahe, LSL als strategischen Partner an vielen weiteren internationalen Standorten zu implementieren. Aktuell laufen Rollouts nach Frankreich, Belgien und Luxemburg.
Dabei kommt dem Unternehmen die Dynamik des Dienstleisters zugute: Er verfolgt seit einigen Jahren eine klare internationale Wachstumsstrategie. Dafür sucht sich LSL Kooperationspartner vor Ort, die Katalogdaten und Logistik bereitstellen können. Die Kundenbetreuung in Landessprache (derzeit in Englisch, Französisch, Russisch, Spanisch und Deutsch) ist gewährleistet, das Bestellportal ist auf Grund seines modularen Aufbaus schnell in jede beliebige Sprache übersetzbar.
Auch für weitere Bestandskunden werden derzeit Möglichkeiten des internationalen Roll-Outs geprüft. Aber auch Unternehmen mit Sitz im europäischen Ausland haben bereits Interesse bekundet.
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