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Auf dem Weg zu Electronic Commerce

Elektronischer Datenaustausch in Beschaffungsprozessen
Auf dem Weg zu Electronic Commerce

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Beschaffungsprozesse sind in der Regel vielfältigen Veränderungsansätzen unterworfen. Kanban, Jit, der Weg vom Push- zum Pullprinzip; dies sind lediglich einige Schlagworte, die ebenso wie die aktuelle ECR Thematik für die ständige Suche nach Verbesserung stehen. Und gerade im Rahmen von ECR spielt der Einsatz des elektronischen Datenaustausches (EDI) eine bedeutende Rolle. Deshalb sollen in diesem letzten Beitrag der EDI Reihe einerseits Einsatz- und Nutzenpotentiale dieser Technik in Zusammenhang mit Beschaffungsprozessen exemplifiziert werden, andererseits aber auch das Zusammenspiel mit anderen technischen Ansätzen, beispielsweise solche der automatisierten Identifikation wie Barcodes oder RF Tags, angesprochen werden.

Im ersten Artikel dieser Serie (Ausgabe 10/96) wurde bereits darauf eingegangen, daß eine Voraussetzung für den effizienten Einsatz von EDI, in welchem Bereich auch immer, die Verwendung von Standards ist. Hier bietet sich insbesondere der UN Edifact Standard (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport) an. Er bietet auf Basis einer einheitlichen Syntax Nachrichtentypen, die in der Lage sind Geschäftsvorfälle und die damit verbundenen Dokumente elektronisch abzubilden. Auf der Grundlage dieser Nachrichtentypen haben Branchen und Unternehmen Untermengen des Standards, sogenannte Subsets, und darüber hinaus Implementierungsrichtlinien entwickelt. Dieses Vorgehen macht Sinn, wenn man sich exemplarisch etwa die Detailstruktur von Bestelldaten in der chemischen Industrie gegenüber der der Textilindustrie vor Augen führt.

Die klassischen Bestellvarianten Telefon beziehungsweise Papier, ob per Fax oder postalisch, werden einem entscheidenden Kriterium zur Effizienzsteigerung nicht gerecht, nämlich auf beiden Seiten eine automatisierte Verarbeitung der ausgetauschten Daten zu ermöglichen. So mag beispielsweise eine Bestellung in einem Warenwirtschaftssystem erzeugt und verwaltet und dann über einen Faxserver an den Lieferanten übermittelt werden, dieser muß zur Übernahme der Daten jedoch manuellen Aufwand betreiben.
Verlangt der Einkäufer von einem Lieferanten, bei dem er telefonisch beziehungsweise per Fax bestellt, Rückmeldungen, so wird er diese in der Regel auch nur auf dem gleichen Wege erhalten können, so daß dann wiederum auf seiner Seite eine automatisierte Datenübernahme in die Warenwirtschaftsanwendung nicht gegeben ist.
Gerade die Intransparenz der Prozesse ist aber eines der am häufigsten anzutreffenden Defizite nicht nur im Bereich der Beschaffung. Nicht zuletzt deshalb ist das Problem der Sendungsverfolgung oder neudeutsch: Tracking and Tracing gegenwärtig eines der Kernthemen logistischer Betrachtungen. Es ist darüber hinaus gut geeignet, um den zielführenden Einsatz komplementärer Techniken zu dokumentieren, in diesem Fall EDI und Barcode.
EDI läßt sich durchgängig nutzen
Ein Beipiel: Ein deutscher Käufer bestellt bei seinem Lieferanten in Taiwan Ware. Hierzu bedient er sich des Edifact Nachrichtentyps ORDERS in der Implementierungsvariante Eancom.
Der Lieferant bestätigt per ORDRSP 80 Prozent der Bestellmenge.
Daraufhin reduziert der Käufer per ORDCHG die Gesamtbestellung auf die verfügbare Menge, die ihm der Lieferant wiederum bestätigt.
Da der Käufer nicht über ein eigenes Einkaufsbüro vor Ort verfügt und mit der Termintreue seiner Lieferanten schlechte Erfahrungen gemacht hat, übergibt er, zusätzlich zur reinen Transportdienstleistung, die Orderverfolgung als Outsourcingaktivität seinem Spediteur. In diesem Zusammenhang stellt er möglicherweise die Lieferbedingungen auf ab Werk um.
Der Spediteur hält Kontakt zum Lieferanten und meldet erkennbare Abweichungen von den Sollvorgaben elektronisch an den Käufer zurück, der so schon eine wesentlich größere Transparenz und einen erweiterten Dispositionsspielraum erhält.
Der taiwanesische Lieferant hat bislang möglicherweise lediglich den Bereich der reinen Bestellungen mit den ORDxxx Nachrichtentypen auf Edifact umgestellt. Er übergibt deshalb zusammen mit der Ware herkömmliche Lieferscheine gemeinsam mit der übrigen Dokumentation an den Spediteur.
Um eine Verfolgung der Ware auf Packstückebene zu ermöglichen, sind auf die zum Versand gebrachten Kartons Barcodelabel aufgebracht worden. Der Spediteur erfasst die Lieferscheindaten manuell, um sie einerseits in Form von DESADV vorab an den Käufer übermitteln zu können, und andererseits, um die Daten zu einem Transportvorgang zu verdichten, etwa sämtliche Lieferscheine zu einem Luftfrachtbrief werden zu lassen, die Packstückidentifikationen einzuarbeiten, um die physische Prüfung zu ermöglichen und die entstandenen Daten des Luftfrachtbriefes dann, beispielsweise in Form des Nachrichtentyps IFTMIN nach IATA Cargo Fact 1 an die Fluggesellschaft zu übermitteln.
Da sich nach Rückmeldung der Fluggesellschaft der Abflug wegen eines Kapazitätsengpasses verzögert, meldet der Spediteur diesen Tatbestand unter Verwendung des Edifact Nachrichtentyps IFTSTA, der die Referenz des Transportes, in diesem Fall die Luftfrachtbrief- beziehungsweise AWB-Nummer mit den darin enthaltenen Lieferscheinen verknüpft.
Die Information ist für den Käufer verarbeitbar und verschafft ihm eventuell einen zusätzlichen Dispositionsspielraum.
Die Fluggesellschaft identifiziert den Container, in den die Packstücke für den Lufttransport verladen wurden durch einen RF Tag.
Beim Eintreffen der Ware in Deutschland wird durch eine Kontrolle der Packstücke mittels Barcodescanner entdeckt, daß zwei von zwanzig Kartons fehlen.
Da der Empfangsspediteur vom Versandspediteur die AWB- bzw. Cargo Manifest Daten per IFTMIN oder IFCSUM vorab als Avis erhalten hat, kann er durch die verknüpften Barcode Informationen den Käufer wiederum per IFTSTA von dem Tatbestand in Kenntnis setzen, daß zwei Kartons mit Tonerkassetten, nicht jedoch solche mit Laserdruckern fehlen.
Während der Empfangspediteur per CUSDEC die Zollanmeldung vornimmt – dies wird möglich sein, sobald das gegenwärtig bei der Bundesfinanzverwaltung in Entwicklung befindliche neue Einfuhrverfahren ATLAS im Einsatz ist – erhält er vom Käufer Kommissionier- und Umverpackungsinstruktionen per HANMOV sowie Speditionsaufträge per IFTMIN zur direkten Auslieferung an Endkunden, die ihre Bestellungen vorher per Internet oder über ein Call Center placiert haben.
Die Quittungsleistung dieser Endkunden erfolgt auf einem Digitalisiertablett und die relevanten Daten werden vom Auslieferfahrzeug via Modacom an die abfertigende Stelle des Spediteurs übermittelt, der wiederum eine entsprechende IFTSTA an seinen Aufraggeber sendet, die diesen in die Lage versetzt, den Rechnungslauf zu starten, da das Stornorisiko aufgrund nicht ausgelieferter Ware ausgeschaltet ist.
50 Prozent der Kosten je Bestellung senken
Zugegeben, das obige Beispiel mag sehr weitgreifend erscheinen und in dieser umfassenden Form in der Praxis noch nicht anzutreffen sein.
Die Einzelkomponenten sind dies sehr wohl. Bestellungen anhand ORDERS sind für viele Unternehmen bereits seit langem Realität. Bestellmöglichkeiten per Internet oder Call Center insbesondere für Kleinbesteller haben zunehmende Tendenz, ebenso wie der Barcode-Einsatz. Transportdienstleister werden per IFTMIN beauftragt und tauschen per IFCSUM, IFTSTQ und IFTSTA Daten mit anderen an der Transportkette Beteiligten aus. Paketdienste nehmen Quittungsleistungen via Digitalisiertablett entgegen und führen die Daten zur sofortigen Verfügbarkeit über mobile Datenkommunikation in ihr System zurück. Service Provider bieten einen Mix unterschiedlicher Komponenten als unternehmensexterne Dienstleistung an.
Die Komplexität der Sachlage macht eines besonders deutlich: mögliche Einsatzgebiete für die oben genannten Elemente des Electronic Commerce sind bezogen auf das eigene Unternehmen und das Umfeld durch sorgfältige Analyse zu identifizieren.
Dies beinhaltet eine Kosten-Nutzenbetrachtung, die ebenfalls immer individuellen Charakter hat, das heißt auch, daß differenziertere Aussagen als die von Unternehmen, in bestimmten Bereichen durch den Einsatz von EDI in der Lage gewesen zu sein, die Kosten je Bestellung um 50 Prozent zu senken, im Rahmen eines Beitrages wie des vorliegenden seriös nicht möglich sind. Ist ein Unternehmen Neueinsteiger in eine Technik, macht sich kompetente externe Beratung, die neben technischen Aspekten vor allem organisatorische abdeckt, meist umgehend bezahlt und führt zu einem Rightsizing von Lösungskomponenten.
Weitergehende Informationen, insbesondere zum Thema EDI, erhalten sie bei den jeweiligen Branchenverbänden, zum Beispiel VDA, VCI, ZVEI, BSL etc. sowie der Deutschen EDI Gesellschaft (DEDIG) in Berlin (Telefon 0 30/2 54 50 50, Fax 0 30/25 45 05 27) und Lösungsanbietern wie der Siemens Nixdorf Informationssysteme AG (Telefon 0 89/63 64 99 47, Fax 0 89/63 64 35 29).
Kurt E. Wald
Kurt E. Wald ist nach 15 jähriger internationaler Tätigkeit auf dem Gebiet der Transportlogistik seit 1988 bei der Siemens AG bzw. Siemens Nixdorf Informationssysteme AG. Hier befasst er sich mit Logistikberatung. Themenschwerpunkten sind dabei EDI und automatisierte Identifikation/Barcoding. In diesen Bereichen nimmt er auch an internationalen Normungsaktivitäten teil.
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