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Auktionsdesign und Auktionserfolg für unterschiedliche Commodities

Internet-Auktionen im Technischen Einkauf
Auktionsdesign und Auktionserfolg für unterschiedliche Commodities

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Im Bereich Einkauf unterstützen E-Sourcing-Tools den Einkäufer. Kommunikation und Verhandlungsmanagement werden über Internet effizient abgewickelt. So kann zum Beispiel durch den Einsatz von E-RfQ-Tools (Electronic Request for Quotation) eine vom einkaufenden Unternehmen strukturierte Ausschreibung für einen Vergabeumfang vorgenommen werden.

Dr. Horst-Henning Wolf, Leiter Technischer Einkauf; Dr. Udo Boeckle, Dr. Georg Leidinger, Einkaufsstrategien, -methoden und -prozesse, Technischer Einkauf BMW Group; E-Mail: georg.leidinger@bmw.de

Hierdurch wird garantiert, dass die ausgewählten und mit den technischen Fachabteilungen abgestimmten Lieferanten zeitgleich die identischen und vollständigen Ausschreibungsunterlagen erhalten. Zudem sind die auf Basis der vorgegebenen Strukturierung eingestellten Angebote vom selben Aufbau und lassen sich somit direkt vergleichen. Nach der Bewertung der Angebote entscheidet der Einkäufer, ob der Umfang und die Lieferantensituation für die Durchführung einer Online-Auktion geeignet sind. In der Auktion wird nur noch der Prozess der reinen Preisfindung abgebildet.
Seit Ende 2001 wurden im Technischen Einkauf der BMW Group vielfältige Pilotanwendungen für Auktionsvergaben initiiert. Durchgeführt wurden Testauktionen auf unterschiedlichen Feldern des Einkaufs von Bauumfängen über Produktionsanlagen und technische Dienstleistungen bis hin zu Druckerzeugnissen. Nach der anfänglichen Konzentration auf einfache Standardprodukte hat sich gezeigt, dass unter der Bedingung einer exakten Spezifikation und Vergleichbarkeit auch komplexe Umfänge wie etwa Rohbauanlagen aus dem Karosseriebereich für Auktionen geeignet sein können.
Um die Entscheidung für die Auswahl einer Softwarelösung zu ermöglichen, wurden E-RfQ’s und Reverse Auctions auf Plattformen verschiedener Anbieter durchgeführt. Der Prozess der Auktionsdurchführung hat sich inzwischen als alternative Möglichkeit der Preisverhandlung im Tagesgeschäft etabliert.
Auktionsregeln und Auktionsverhalten der Lieferanten
Die unterschiedlichen Ausprägungen des Auktionsdesigns geben dem Einkäufer einen erheblichen Spielraum bei der Generierung der Online-Auktionen. Der Einkäufer muss Erfahrung aufbauen, wie eine Auktion zu gestalten ist, um die gewünschte Dynamik im Bietverhalten der Lieferanten zu fördern. Angefangen bei der Definition der in der Auktion zu verhandelnden Umfänge in Auktions-Paketen oder umgekehrt der Aufteilung auf verschiedene Auktionspositionen hat er Parameter wie den Modus der Gebotsabgabe (z.B. strikt sinkende Gebotsabgabe, offene Gebotsabgabe), Auktionsdauer, Verlängerungszeiten, Startwerte, Bietschritte oder den Grad der Sichtbarmachung der Wettbewerbsgebote für die Bieter festzulegen.
Die Beurteilung der Lieferantensituation und der in Frage kommenden Umfänge auf Eignung für eine erfolgreiche Auktion hat sich zur Kernkompetenz der strategischen Einkäufer entwickelt. Auch das Wissen über vertragsrechtliche Gesichtspunkte von Internet-Auktionen gehört inzwischen zum Know-how des Einkäufers.
Durch das Auktionsverfahren ergeben sich für die teilnehmenden Lieferanten die Vorteile des eigenen Benchmarks im Wettbewerb und die Gewissheit, in der Online-Preisverhandlung die gleichen Chancen wie die mitbietenden Lieferanten zu erhalten. Zudem haben Lieferanten, die neben den Stammlieferanten vielleicht nicht zu einer persönlichen Preisverhandlung eingeladen worden wären, die Möglichkeit, in den Bieterkreis aufgenommen zu werden. Während die überwiegende Anzahl der bisher an Reverse Auctions teilgenommenen Lieferanten positiv reagiert hat, bestanden bei kleineren Unternehmen noch Berührungsängste.
Hier sind das Angebot einer Lieferantenschulung und die Durchführung einer Übungsauktion durch den Anbieter der Auktionssoftware sehr wichtig. Zudem realisiert der Dienstleister die Hotline-Funktion während der Auktion und garantiert eine faire Durchführung. Mit der wiederholten Teilnahme an Auktionen wird auch für die Lieferanten der Vorbereitungsaufwand und der Schulungsbedarf geringer.
Kostenreduktion durch Online-Auktionen
Neben dem Ziel einer Reduktion der Einkaufspreise auf ein für beide Partner zufriedenstellendes Niveau wird durch Online-Auktionen eine Aufwandsreduzierung für die persönliche Preisverhandlung erreicht. Eine Verschlankung der Abläufe ergibt sich vor allem, wenn Auktionen auf elektronische Ausschreibungen folgen oder anhand abgespeicherter Templates wiederholt werden können. Es hat sich gezeigt, dass die Reduktion der Einkaufspreise vor allem bei der Erstdurchführung zu erzielen ist. Wiederholungen von Auktionen bei gleicher Commodity und ähnlichem Bieterkreis bewirken allerdings zumindest das Halten dieses niedrigeren Niveaus.
Nachdem in 2001 mit der Durchführung von 21 Auktionen im Bereich des Technischen Einkaufes begonnen wurde, konnte die Anzahl bis Ende 2002 auf 119 Auktionen erhöht werden. Die Vergabevolumina der einzelnen Auktionen lagen dabei meist im Millionen-Euro-Bereich. Nach anfänglichen Auktionen mit nur einer Position und einfachem Auktionsdesign wurden auch Tests wesentlich komplexer gestalteter Auktionen durchgeführt.
Das folgende Beispiel soll verdeutlichen, dass vielfältige Rahmenbedingungen auf die Wahl der Auktionsgestaltung einwirken.
Der Halbjahresbedarf der PC-Ausstattung wurde online verhandelt. Hier mussten in einer Auktion Kauf- und Mietpreis ermittelt werden. Der in einer ersten Runde ermittelte Preis für Kaufgeräte wurde als Basis für eine weitere Runde zugrundegelegt, in der der Umfang der Mietgeräte auktioniert wurde. Zusätzlich wurde die Komplexität durch die Abbildung unterschiedlicher Ausstattungstypen in der Auktion erhöht.
Es wurde hierzu ein Design von parallelen, gekoppelten Multipositionsauktionen gewählt. Die Kopplung bewirkte, dass bei Verlängerung einer Auktion ebenfalls eine automatische Verlängerung der parallel laufenden Auktionen erreicht wurde. Die Bieter hatten so die Möglichkeit, sich auf eine Auktion zu konzentrieren, ohne das Ende der anderen Auktionen befürchten zu müssen.
Teilnehmer an der Auktion waren 10 Bieterteams, die sich jeweils aus einem Hersteller und einem Provider zusammensetzten. Der durch die Auktion erreichte monatliche Mietpreis lag deutlich unter dem bei rein konventioneller Verhandlung erwarteten Ergebnis.
Auktionen im Dienstleistungsbereich
Auktionen im Dienstleistungsbereich werden allgemein als kritisch eingestuft, so dass die Ergebnisse der durchgeführten Pilotauktionen mit Spannung erwartet wurden. Ausgeschrieben waren Umfänge der technischen Gebäudeinstandhaltung einschließlich Kleinreparaturen für das Werk München. Alle Lieferanten, die an der Auktion teilgenommen haben, waren in der Vergangenheit bereits mit Teilumfängen beauftragt.
Durch die Bündelung dieser Teilumfänge wurde eine Preisreduzierung auch bei konventioneller Verhandlung erwartet (abgeschätzt durch den Einkäufer). Darüber hinaus ergab sich eine weitere deutliche Preisreduzierung, die nur auf den Einsatz des Auktionstools zurückzuführen sein dürfte. Wie der Auktionsverlauf zeigt, entstand ein Kopf-an-Kopf-Rennen in äußerst kleinen Gebotsschritten. Im Bereich von Entwicklungsdienstleistungen wurden ähnlich vielversprechende Ergebnisse erzielt.
Auktionsform aus dem Investitionsgüterbereich
Die Abbildung eines sehr komplexen Umfanges in Auktionsform aus dem Investitionsgüterbereich wurde ebenfalls im Rahmen von Pilotanwendungen durchgeführt. Durch die hohen technischen Ansprüche an die Lieferanten ergab sich zwangsläufig ein sehr eingeschränkter Bieterkreis. In parallelen Auktionen wurden zwei Umfänge verhandelt.
Die Gebote der drei günstigsten Bieter einer vorgeschalteten Runde wurden als Startwerte der eigentlichen Auktion übernommen. Das schließlich erzielte Endergebnis lag wiederum deutlich unter den bei konventioneller Vergabe vom Einkäufer erwarteten Werten. Hierdurch zeigte sich, dass auch aufwändig zu designende Auktionen von komplexen Umfängen bei guter Vorbereitung durchaus sinnvoll sind. Bei Wiederholungen von ähnlichen Auktionen kann auf das bereits erarbeitete Auktionsdesign zurückgegriffen und so die Prozesskosten im Vergleich zur Erstdurchführung reduziert werden.
Einsparungen durch Auktionen
Die Einsparungen (niedrigster Angebotswert zu Vergabewert) durch reine Einkaufspreisreduzierung aufgrund der durchgeführten Reverse Auctions sind sehr uneinheitlich und schwanken stark bei den bisher unternommenen Pilotanwendungen verschiedener Warengruppen. So können durchaus in Einzelfällen Werte bis über 15 % erzielt werden.
Neben der generellen Eignung der Commodity für die Auktion hat die spezielle Lieferantensituation den entscheidenden Einfluss auf das Ergebnis.
Die in der Pilotphase im Technischen Einkauf der BMW Group durchgeführten Auktionen zeigen die Eignung der Online-Auktion als Standardhilfsmittel für den technischen Einkauf. Ein erhebliches Einsparungspotenzial ergibt sich auf Seiten der Prozesskosten besonders in Verbindung der Online Reverse Auctions mit dem Online-Ausschreibungstool (E-RfQ), da hierbei auch die Schnittstellen zwischen dem Einkauf und den technischen Fachabteilungen verbessert werden.
Die Komplettierung des Bildes in Bezug auf die stark unterschiedlichen Commodities des Technischen Einkaufs und die Einbettung in eine ganzheitliche Strategie zum Supplier-Relationship-Management sind die nächsten durchzuführenden Schritte.
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