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Barrieren in den Köpfen

Öffentlicher Einkauf
Barrieren in den Köpfen

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Elektronische Ausschreibungslösungen setzen sich in der öffentlichen Verwaltung nur langsam durch. Wenn nur maximal zehn Prozent E-Procurement betreiben, deutet das auf erhebliche Barrieren in den Köpfen hin. Barrierefrei und effizient kauft das Klinikum Region Hannover ein.

Steigende Personal- und Sachkosten, wachsender Wettbewerb, zunehmende Regulierungen durch den Gesetzgeber: Die Anforderungen an Einkäufer in Krankenhäusern haben in der Vergangenheit stark zugenommen. Das Klinikum Region Hannover, Betreiber von zwölf Krankenhäusern und eines der größten kommunalen Klinikunternehmen Deutschlands, nutzt jetzt die elektronische Ausschreibungslösung „sicher-ausschreiben.de“, um seine Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten.

„Ausschreibungen manuell vorzunehmen, ist sehr aufwändig und fehleranfällig. Daher wollten wir eine elektronische Lösung, die einen möglichst hohen Automatisierungsgrad aufweist“, sagt Wolfgang J. Kaldenhoff. Der Leiter Zentrale Vergabestelle des Klinikums Region Hannover begab sich im Jahr 2010 auf die Suche nach einer geeigneten IT-Lösung. Neben einem hohen Automatisierungsgrad sollte diese zudem möglichst ohne eigene Kapazitäten betrieben werden können sowie bereits erprobt sein: „Es war uns wichtig, dass es schon Erfahrungen mit der Lösung gibt. Bei dieser Plattform konnten wir uns anhand von Referenzen von der Lauffähigkeit überzeugen“, so Kaldenhoff.
Die Entscheidung dafür fiel im Frühjahr 2011. Die Ausschreibungslösung des Dienstleisters Prego Services, Saarbrücken, soll Einkäufer beim gesamten Beschaffungsprozess unterstützen – von der internen Vorbereitung bis zum Zuschlag. Alle Daten stehen sofort digital bereit und ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte elektronische Kommunikation mit den Bietern. „Uns hat die Lösung in allen Bereichen überzeugt“, so Kaldenhoff.
Von der Deckenbeleuchtung bis zum Bodenbelag: Inzwischen konnten bereits 20 Vergabevorgänge über die Plattform ausgeschrieben werden. Darunter befindet sich auch ein erstes Großprojekt: Im Krankenhaus in Lehrte, das zum Klinikum Region Hannover gehört, wurde der gesamte OP-Bereich erneuert. „Von der Deckenbeleuchtung bis zum Bodenbelag haben wir den kompletten Beschaffungsprozess über sicher-ausschreiben.de abgewickelt“, erklärt Kaldenhoff. Mit Erfolg: „Die Zeit- und Kostenersparnis war enorm. Hätten wir die Ausschreibungen manuell vorgenommen, hätten wir bestimmt eine halbe Stelle mehr benötigt“, sagt er.
Positiv bemerkbar gemacht habe sich insbesondere der Wegfall von Kopierarbeiten. „Früher mussten wir für jeden Bieter die Baupläne vervielfältigen und per Post verschicken. Bei größeren Projekten war das Aufkommen sogar so groß, dass wir die Arbeit an einen externen Dienstleister vergeben haben“, so Kaldenhoff. Mit der neuen Internetausschreibung mussten die Pläne dagegen nur einmal ins System übertragen werden. Die Bieter konnten diese dann von der Plattform selbstständig herunterladen. Auch die Veröffentlichung der Vergabe in den Amtsblättern lief komplett über die Lösung. Die Dokumente wurden vom System selbst generiert und über einen Verteiler versendet.
In Zukunft sollen sämtliche Beschaffungsprozesse über diese Plattform abgewickelt werden. Pro Jahr rechnet das Klinikum Region Hannover mit einem Vergabevolumen von jeweils rund 30 Bau- und 30 Lieferleistungen. Kaldenhoff ist optimistisch: „Ich rechne mit weiteren Effizienzsteigerungen durch die ständige Weiterentwicklung der Plattform“, sagt er.
Mit diesem Projekt ist das Klinikum Region Hannover gewissermaßen Avantgarde. Denn obwohl mittlerweile seit über einem Jahrzehnt in Deutschland die Möglichkeit besteht, Aufträge über elektronische Vergabetechnologien auszuschreiben, konnte sich die E-Vergabe in der öffentlichen Verwaltung hierzulande bisher nur in unzureichendem Maße durchsetzen. Ein ähnliches Bild zeigt sich in den meisten anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union, während Nationen wie Korea oder Brasilien dagegen bei der Nutzung der E-Vergabe schon deutlich weiter fortgeschritten sind. Die Europäische Kommission schätzt, dass im EU-Raum bisher nur etwa fünf bis zehn Prozent aller Vergabeverfahren per E-Vergabe vergeben werden. Diese Rückständigkeit führte dazu, dass die Europäische Kommission im April 2012 das ambitionierte Vorhaben angekündigt hat, die E-Vergabe von voraussichtlich 2016 an per Gesetz für öffentliche Einrichtungen in ihren Mitgliedstaaten vorzuschreiben. Damit der Umstellungsprozess realisierbar wird, beinhaltet die Strategie zudem zahlreiche Leitaktionen, die den Einsatz der E-Vergabe erleichtern sollen. Aufgrund dieser aktuellen Entwicklungen hat die Wegweiser GmbH, Berlin, im Vorfeld der 14. Beschaffungskonferenz die Studie „Elektronische Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung“ realisiert. Ziel des Projektes war es, den Status quo der E-Vergabe in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands zu bestimmen und die Gründe für die schleppende Nutzung der E-Vergabe zu erörtern.
Das Fazit der Studie: Den Ergebnissen nach kommt die vollkommen medienbruchfreie E-Vergabe in der deutschen öffentlichen Verwaltung erst bei einem Zehntel aller Vergabeverfahren zum Einsatz, die Bekanntmachung bzw. Ausschreibung aber mittlerweile in mehr als zwei Dritteln der Einrichtungen meist elektronisch erfolgt.
Dies führt dazu, dass Vergabeplattformen für im öffentlichen Auftragswesen aktive Unternehmen das überwiegend genutzte Informationsmedium geworden sind. Es wird weiterhin deutlich, dass die E-Vergabe vor allem noch an technischen Problemen scheitert, besonders weil bislang keine Standardisierung der Anwendungen und Plattformen erfolgt ist und weil die Technologie der elektronischen Signatur nicht ausgereift ist. Dies führt zugleich auch dazu, dass auf E-Vergaben bisher nur sehr wenige Angebote elektronisch ein-gehen, da bietende Unternehmen mit der Nutzung der unterschiedlichen Softwareanwendungen der einzelnen Plattformen überfordert sind. Kritisch ist dieser „E-Vergabe-Dschungel“ vor allem hinsichtlich der Beteiligungsmöglichkeiten kleiner und mittelständischer Unternehmen am öffentlichen Auftragswesen zu sehen. Damit die E-Vergabe häufiger eingesetzt und das Vorhaben der Europäischen Kommission überhaupt umsetzbar wäre, sind vorrangig die zeitnahe Einführung eines Standards für E-Vergabe-Anwendungen und Plattformen (z. B. X-Vergabe) sowie Verbesserungsmaßnahmen an der elektronischen Signatur zu empfehlen. Sind diese technischen Voraussetzungen geschaffen, gilt es, die entstandenen Barrieren in den Köpfen der bietenden Unternehmen über eine umfassende Verbreitungsstrategie abzubauen, sodass deutliche Steigerungen in der elektronischen Angebotsabgabe erreicht werden können. Um öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen das notwendige Know-how zu vermitteln, sollten außerdem Schulungen zur E-Vergabe angeboten werden. dz
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