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Begleitschreiben zum Leistungsverzeichnis an Lieferanten

Zur Nachahmung empfohlen:
Begleitschreiben zum Leistungsverzeichnis an Lieferanten

Begleitschreiben zum Leistungsverzeichnis an Lieferanten
Prof. Dr. Karlheinz Schmid, Lüneburg
Das Begleitschreiben, mit dem das Leistungsverzeichnis an mögliche Lieferanten versandt wird, sollte in seiner Bedeutung nicht unterschätzt werden. Mit ihm können nämlich schon frühzeitig wertvolle zusätzliche Informationen für die Vergabe angefordert werden. Prof. Dr. Karlheinz Schmid, Lüneburg, schlägt effektive Klauseln vor und erläutert diese:

Prof. Dr. Karlheinz Schmid

Zum Abgabetermin
Damit eine zügige Vergabe möglich ist, sollten alle Anbieter bis zum gleichen Zeitpunkt ihre Angebote abgegeben haben (Klausel 1). Nur so kann nach einer Angebotsanalyse bzw. einem Angebotsvergleich und eventuell anschließenden Vergabeverhandlungen eine rasche Entscheidung herbeigeführt werden.
Sollen verspätet eingehende Angebote zurückgewiesen werden? Wer konsequent ist, tut das. Er verschenkt aber Geld, wenn später eintreffende Angebote im Preis niedriger sind. Wer diesen Vorteil wahrnehmen möchte, sollte sich von vornherein nicht zeitlich binden und formulieren: „Verspätet eintreffende Angebote können zurückgewiesen werden“.
Haben aussichtsreiche Anbieter noch keine Angebote abgegeben, kann auch an eine allgemeine Fristverlängerung gedacht werden.
Zur Abschlussfreiheit
Es ist unbestritten, dass der Auftraggeber seine Entscheidung nach freiem Ermessen treffen kann. Er muss seine Investitionsentscheidung gegenüber keinem an der Ausschreibung Beteiligten rechtfertigen bzw. begründen.
Durch die Aufnahme von Vertragsverhandlungen entsteht zwischen den Verhandlungspartnern aber ein vorvertragliches Vertrauensverhältnis. Nach der Rechtsprechung entwickelt sich hierdurch ein gesetzliches Schuldverhältnis, das jedoch nicht im Gesetz geregelt ist. Durch dieses vorvertragliche Schuldverhältnis werden die Geschäftspartner zur Sorgfalt von Schuldnern verpflichtet. Es entstehen gegenüber dem Geschäftspartner Schutz-, Obhuts-, Sorgfalts-, Informations- und Aufklärungspflichten. Wer diese vorvertraglichen Pflichten schuldhaft, also vorsätzlich oder fahrlässig verletzt, muss wegen Verschuldens beim Vertragsabschluss für den Vertrauensschaden aufkommen, der hierdurch dem Geschäftspartner entsteht.
Wegen dieser im vorvertraglichen Bereich bestehenden, nicht unbedeutenden Pflichten ist es angebracht, im voraus klar zum Ausdruck zu bringen, dass Leistungen entfallen, durch andere ersetzt oder in einzelne Gewerke aufgeteilt werden können. Auch sollte darauf hingewiesen werden, dass ein Generalunternehmer beauftragt werden kann (siehe Klausel 2).
Benutzung des Leistungsverzeichnisses
Nur wenn das übersandte Leistungsverzeichnis von den anbietenden Unternehmen benutzt wird, können die Angebote problemlos miteinander verglichen werden. Deshalb sind auch Änderungen im Leistungsverzeichnis unzulässig (Klausel 3).
Dabei kann es gelegentlich im Interesse des anfragenden Unternehmens sein, Angebote zu erhalten, die von seinen Ausschreibungsvorgaben abweichen. Diese abweichenden Angebote müssen dann aber als gesonderte bzw. als besonders gekennzeichnete Angebote eingereicht werden (Klausel 4).
Ein häufiger Fehler
Insbesondere starke Regenfälle können z.B. bei einer Außenbaustelle schnell die Zufahrt und die Arbeit vor Ort unmöglich machen oder doch ganz erheblich erschweren. Wenn dann der Auftragnehmer mit großen Mengen Kies und Holzbohlen den Zugang zur Baustelle herstellen muss, kann der Auftraggeber mit erheblichen Nachforderungen rechnen. Um dies zu vermeiden, wird der Auftragnehmer regelmäßig im Leistungsverzeichnis (kaufmännisch/technische Spezifikation, Pflichten-, Lastenheft) aufgefordert, sich über die Gegebenheiten des Aufstellungsortes, den Zufahrts- und Lagermöglichkeiten etc. zu unterrichten und diese bei der Preisbildung zu berücksichtigen. Dann folgt der entscheidende Satz: „Nachforderungen mit der Begründung der Unkenntnis werden nicht anerkannt.“ Damit glaubt man, das Problem elegant gelöst zu haben. Tatsächlich ist dies jedoch eine äußerst ungünstige Regelung!
Werden Nachforderungen im voraus abgelehnt, muss jeder Auftragnehmer bei vorsichtiger Kalkulation einen beachtlichen Betrag für „unvorhergesehene Baustellenkosten“ bei der Berechnung des Angebotspreises berücksichtigen. Kommt es dann zu keinerlei oder nur geringen Erschwernissen, dann hat der Auftraggeber Kosten bezahlt, die gar nicht angefallen sind! Ein klassisches Eigentor. Deshalb sollte man besser Klausel 5 verwenden.
Noch ein Fehler
Man war großzügig und hatte dem Auftragnehmer im Vertrag angeboten, einen vorhandenen Portalkran für die Montage zu nutzen. Die Kosten kann man doch sparen! Aber dann war während der Bauzeit der Kran defekt, so dass die ganz erheblichen Kosten für den schnell angemieteten Mobil-Kran übernommen werden mussten. Damit das nicht noch einmal vorkommt, hieß es von nun an im Vertrag:
„Im Rahmen unserer Möglichkeiten steht Ihnen zur Montagehilfe unser Kran Nr. … mit einer Tragkraft von … Tonnen einschließlich des Kranführers ohne Berechnung zur Verfügung. Einen Rechtsanspruch darauf haben Sie nicht.“
Da der Auftragnehmer kein Recht zur Benutzung des Krans hat, muss er damit rechnen, dass ihm der Kran zur Montage, aus welchen Gründen auch immer, nicht zur Verfügung steht. Er muss also einen Betrag für den Fall in die Kalkulation einstellen, dass er einen Mobilkran benötigt. Wird dann der Portalkran bereitgestellt, hat der Auftraggeber seinen eigenen Kran zumindest teilweise selbst bezahlt. Deshalb sollte man besser wie folgt formulieren:
-„Kann der Portalkran Nr. … von uns aus betriebsbedingten Gründen nicht zur Verfügung gestellt werden, werden wir einen – nach Abstimmung mit uns – zum Einsatz gelangenden Mobilkran gesondert vergüten.“
Jetzt muss der Auftragnehmer den Ausfall des Portalkrans in seiner Kalkulation nicht berücksichtigen. Steht der Kran zur Verfügung, fallen für ihn keine Kosten an. Steht er nicht bereit, wird vom Auftraggeber ein Mobilkran bezahlt.
Nachweis der Fachkunde
Bei Internet-Ausschreibungen melden sich schon heute Unternehmen, die man als Anbieter bestimmter Maschinen, Anlagen bzw. von Hard- oder Software nicht oder nicht genügend kennt. Dann können sich Rückfragen zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit ergeben. Es ist besser, auf diese Fragen im übersandten Leistungsverzeichnis vorsorglich hinzuweisen (Klausel 7). In § 8 Nr. 3 VOB/A werden zum Beispiel detaillierte Angaben gefordert über
-den Umsatz des Unternehmers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Bauleistungen und andere Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmern ausgeführten Aufträgen,
-die Ausführung von Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind,
-die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegebenenfalls gegliedert nach Berufsgruppen,
-die dem Unternehmer für die Ausführung der zu vergebenden Leistung zur Verfügung stehende technische Ausrüstung,
-das für die Leistung und Aufsicht vorgesehene technische Personal,
-die Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes.
Schriftform
Der Anlageneinkauf gehört zu den verantwortungsvollsten Tätigkeiten im gesamten Bereich der Materialwirtschaft. Deshalb ist die Schriftform bei allen Vereinbarungen oberstes Gebot. Auch wenn A-Teile heute nur ausnahmsweise über das Internet beschafft werden, so ist es doch nicht ausgeschlossen, dass im Rahmen des Investitionsgütereinkaufs bedeutsame Erklärungen per E-Mail abgegeben werden, z.B. Mitteilungen über die Nichteinhaltung des Abnahmetermins, über Änderungen des Liefergegenstandes, Hinweise auf neue technische Entwicklungen oder auf gesetzliche Änderungen. Dann ist zur Zeit der Hinweis empfehlenswert, dass die nach dem Signaturgesetz codierten E-Mails der Schriftform entsprechen (Klausel 8 Abs. 1).
Dient nur zur Abschreckung
Der Satz „Ausgeführte Leistungen ohne schriftlichen Auftrag werden nicht anerkannt“ (Klausel 8 Abs. 2) dient nur zur Abschreckung. Hieraus kann also im Regelfall nicht abgeleitet werden, man dürfe ohne schriftlichen Auftrag entgegengenommene Lieferungen oder Leistungen ohne Bezahlung behalten. Wenn die Leistung nicht anerkannt und bezahlt wird, hat der Auftragnehmer selbstverständlich das Recht, die Lieferung/Leistung wieder zu entfernen. Behält man sie, muss sie auch bezahlt werden. Juristisch läge sonst eine ungerechtfertigte Bereicherung (§§ 812 ff BGB) vor.
Der Einkauf ist federführend
In der Einkaufsabteilung laufen alle Fäden des gesamten Beschaffungsvorgangs zusammen. In allen Vertragsfragen vertritt allein der Einkäufer das Unternehmen nach außen. Wäre es nicht so, wäre das Chaos vorprogrammiert. Keiner wüsste dann noch, wer was vereinbart, zugesagt oder nur empfohlen hatte. Wird dieser Grundsatz von allen im Betrieb anerkannt und gelebt, kann man wieder etwas großzügiger sein und akzeptieren: „Dies gilt nicht für technische Vorgänge, die keine finanziellen oder terminlichen Auswirkungen haben“ (Klausel 9).
Ausschluss von Angebotskosten
Neben der vorgeschlagenen Klausel 10 werden häufig noch folgende beiden Klauseln verwendet:
-„Angebote sind für uns unverbindlich und kostenlos einzureichen.“
-„Angebote sind verbindlich und kostenlos einzureichen.“
Diese Klauseln sind unbedingt empfehlenswert. Wenn nämlich der Verkäufer ein unverbindliches oder freibleibendes Angebot vorlegt, dann hat er – juristisch gesehen – gar kein Angebot gemacht: Wer einem anderen die Schließung eines Vertrages anträgt, ist nach § 145 BGB an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat.
Nach der Rechtsprechung liegt dann nur eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots vor. Hier hat also der Verkäufer den Einkäufer aufgefordert, ein Angebot abzugeben! Eine solche Unart sollte man sich höflich aber nachhaltig verbitten.
Ersatzteile, Service, Schulung
Es kann durchaus sinnvoll sein, schon zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe und nicht erst bei den Vertragsverhandlungen zu erfahren, mit welchen Kosten für Ersatzteile bei einem …jährigen Betrieb des zu beschaffenden Systems gerechnet werden muss. Für den Preisvergleich zwischen unterschiedlich angebotenen Maschinen oder Anlagen kommt dieser Position eine erhebliche Bedeutung zu (Klausel 11 Abs.1). Ist Teleservice vorgesehen oder in Vorbereitung?
Von Interesse sind immer auch die zeitbezogenen Verbräuche von Hilfs- und Betriebsstoffen (Klausel 11 Abs. 2). Bietet der Verkäufer einen Service- oder Instandhaltungsvertrag an? Zu welchen Konditionen? Ein Vertragsmuster sollte schon bei den Vergabeverhandlungen vorliegen (Klausel 12).
Zu diesem Zeitpunkt sollte man auch wissen, ob der Anlagenbauer Schulungen für das Bedienungs- und Instandhaltungspersonal anbietet und wie wichtig er diese Maßnahme nimmt (Klausel 13).
Stunden-/Gerätesätze
Bei der Montage, während des Probebetriebs, bei der Abnahme und auch später können Zusatzleistungen und Änderungsarbeiten anfallen, die nur vom Personal des Auftragnehmers erledigt werden können. Solche Leistungen, die üblicherweise nach Stundensätzen abgerechnet werden, können sich zu einem ansehnlichen Betrag addieren. Daher ist es auch hier wichtig, so früh wie möglich zu erfahren, welcher Anbieter mit welchen Stunden- und Gerätesätzen arbeitet (Klausel 14).
Auf alle Einzelheiten eines solchen Begleitschreibens konnte hier nicht eingegangen werden. Doch werden die Anmerkungen ausreichen, damit man sich wieder darauf besinnt, einem solchen Schreiben die angemessene Aufmerksamkeit zukommen zu lassen.
Klauseln/Textvorschläge für das Begleitschreiben bei Übersendung des Leistungsverzeichnisses an mögliche Auftragnehmer/Bieter, Anbieter
1.Abgabetermin
Der von uns vorgegebene Abgabetermin ist einzuhalten. Verspätet eintreffende Angebote / können zurückgewiesen werden / werden zurückgewiesen.
2.Abschlussfreiheit
Wir behalten uns das Recht vor, unter den Angeboten nach freiem Ermessen zu wählen oder keinem Anbieter den Zuschlag zu erteilen.
Wir behalten uns weiter vor, einzelne Leistungen oder Teile davon fortfallen zu lassen, durch andere zu ersetzen oder einen Generalunternehmer zu beauftragen, ohne dass Sie Ersatzansprüche daraus herleiten können.
3.Benutzung des Leistungsverzeichnisses
Zur Angebotsabgabe ist das von uns übersandte Leistungsverzeichnis zu benutzen.
Angebote unter Vorbehalt oder mit Änderungen im Leistungsverzeichnis werden zurückgewiesen.
Die Angebote sollen nur die Preise und die geforderten Erklärungen enthalten. Sie müssen mit rechtsverbindlicher Unterschrift versehen sein. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Änderungen am Text dieses Leistungsverzeichnisses sind unzulässig.
Muster und Proben der Bieter müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein.
4.Gesonderte Angebote
Es steht Ihnen frei, soweit Sie es für zweckmäßig und kostensparend halten, andere Ausführungen vorzuschlagen. Diese Vorschläge können jedoch nur als gesonderte Angebote eingereicht werden.
5.Selbstunterrichtung des Anbietenden
Sie haben sich vor Abgabe des Angebots über die Gegebenheiten des Aufstellungsortes, die Zufahrts- und Lagermöglichkeiten sowie über alle sonstigen, die Preisbildung beeinflussenden Umstände zu unterrichten und diese bei der Preisbildung zu berücksichtigen.
Wird bei Vorliegen ungewöhnlicher Witterungsverhältnisse ein weiterer Ausbau der Zufahrtswege erforderlich, so werden wir die – nach Abstimmung mit uns – durchgeführten Arbeiten gesondert vergüten.
6.Bindungsfrist für Angebote
Sie sind an Ihr Angebot für die Dauer von … Wochen nach dem Abgabetermin – ist ein solcher nicht bestimmt, nach dem Einreichungstermin – gebunden.
7.Nachweis der Fachkunde
Von den Bietern können zum Nachweis ihrer Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nähere Angaben verlangt werden.
8.Schriftform
Bestellungen, Annahmeerklärungen, Vereinbarungen und Änderungen sowie Neben- und Zusatzabreden sind nur verbindlich, wenn sie von uns schriftlich erteilt oder bestätigt werden. Die nach dem Signaturgesetz verschlüsselten E-Mails entsprechen der Schriftform.
Ausgeführte Leistungen oder Lieferungen ohne schriftlichen Auftrag werden nicht anerkannt.
Unser Stillschweigen auf Vorschläge, Forderungen, Nachweise oder Bestätigungsschreiben des Bieters gilt in keinem Fall als Zustimmung.
9. Schriftwechsel
Der Schriftwechsel ist allein mit unserer Einkaufsabteilung/Projektleitung zu führen. Dies gilt nicht für technische Vorgänge, die keine finanziellen oder terminlichen Auswirkungen haben.
10.Ausschluss von Angebotskosten
Vergütungen für Besuche oder die Ausarbeitung von Angeboten, Projekten usw. werden nicht gewährt.
11.Ersatzteile
Wir bitten Sie, uns mit Ihrem Angebot ein komplettes Ersatzteilangebot mit detaillierten Preisangaben in …facher Ausfertigung und weitgehend spezifiziert (DIN- und Herstellerbezeichnung) in deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen. Hierbei stellen Sie jeweils gegenüber, wie häufig die betreffenden Teile in der Gesamtanlage vorhanden sind und welche Reservehaltung Sie aufgrund Ihrer Erfahrung für einen …. -jährigen Betrieb (… Schichtbetrieb / evtl. Betriebsstundenzahl angeben) für sinnvoll halten.
Wir bitten außerdem um detaillierte Angaben über die bei der angebotenen Anlage erforderlichen Hilfs- und Betriebsstoffe mit Preislisten und Angaben zu den zeitbezogenen Verbräuchen.
12.Servicevertrag, Instandhaltungsvertrag
Wir bitten Sie, uns ein Angebot zum Abschluss eines Servicevertrag/ Instandhaltungsvertrags für die angefragte Anlage zu unterbreiten.
13.Schulungsmaßnahmen
Wir bitten Sie uns mitzuteilen, welche Schulungsmaßnahmen Sie für unser Bedienungs- und Instandhaltungspersonal für erforderlich halten und welche Kosten hierbei für uns anfallen.
14.Stunden-/Gerätesätze
Wir bitten Sie uns mitzuteilen, welche Stundensätze (Verrechnungssätze für Wegezeiten und Arbeitsstunden) und Gerätesätze Sie bei eventuell erforderlichen, zusätzlichen Arbeiten in Ansatz bringen werden.
15.Sicherheitsdatenblatt
Für Materialien und Gegenstände (z.B. Güter, Teile, technisches Gerät, ungereinigtes Leergut), von denen aufgrund ihrer Natur, ihrer Eigenschaften oder ihres Zustandes Gefahren für Leben oder Gesundheit von Menschen, für die Umwelt sowie für Sachen ausgehen können und die deshalb aufgrund von Vorschriften eine Sonderbehandlung in Bezug auf Verpackung, Transport, Lagerung, Umgang und Abfallentsorgung erfahren müssen, werden Sie uns mit dem Angebot ein vollständig ausgefülltes Sicherheitsdatenblatt nach §14 der Gefahrstoffverordnung und ein zutreffendes Unfallmerkblatt (Transport) übergeben.
Im Falle von Änderungen der Materialien oder der Rechtslage werden Sie uns aktualisierte Daten- und Merkblätter übergeben.
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