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Beschaffung mit Hilfe elektronischer Produktkataloge

Tyrolit bestellt online
Beschaffung mit Hilfe elektronischer Produktkataloge

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Die Tyrolit Schleifmittelwerke Swarovski KG ist mit einem Umsatz von rund 950 Millionen Mark Europas größter Hersteller für sogenannte gebundene Schleif-, Trenn-, Säge- und Bohrtechnologie. 3.700 Mitarbeiter in weltweit 19 Werken entwickeln, produzieren und vertreiben Schleifwerkzeuge in allen Korn- und Bindemittelvarianten sowie ein Sortiment an Abrichtwerkzeugen.

Um unternehmensintern die Auswahl und Beschaffung von Industriezubehör und Büroartikeln zu optimieren, setzt man seit Oktober 2000 im Stammhaus Schwaz in Tirol die E-Procurement-Lösung der CaContent GmbH aus Mainz-Kastel ein. Eine wichtige Rolle spielen hierbei Online-Produktkataloge.

„Bevor wir uns dafür entschieden haben, unsere so genannten C-Artikel – also geringpreisige Gebrauchsgüter – über das Internet zu bestellen, war unser Beschaffungsprozess sehr aufwändig und lief in fünf Stufen ab“, berichtet Markus Piber, Geschäftsbereichsleiter E-Business bei Tyrolit.
Das sah in der Praxis so aus: Brauchte man einen Büroartikel, so wurde hierfür zunächst eine Bestellanforderung an den zentralen Einkauf gestellt. Dort suchte man dann anhand von Papierkatalogen und Lieferantenverzeichnissen das passende Produkt, ermittelte den Preis und meldete das Ergebnis an den Besteller zurück. War dieser mit dem Ergebnis zufrieden, wurde eine Bestellung geschrieben und per Fax oder Telefon an den jeweiligen Lieferanten übermittelt. Traf das Produkt im Hause ein, folgten die Stufen vier und fünf im Beschaffungsprozess. Denn nun musste die Ware zunächst geprüft und intern an den Besteller ausgeliefert werden, anschließend wurde die Rechnung beglichen.
Enorme Einsparpotenziale
Die Kosten- und Optimierungsanalyse, die der Einführung der E-Procurement-Lösung vorausging, lieferte eindrucksvolle Zahlen: So stellte sich beispielsweise heraus, dass die Bestellung eines einfachen Hammers in der Vergangenheit rund 174 Mark gekostet hatte – die Kosten für den aufwändigen Beschaffungsprozess eingerechnet. Zudem führten die vielen Bearbeitungsstufen dazu, dass eben dieser Hammer frühestens nach vierzehn Tagen an den Besteller ausgehändigt werden konnte.
Kurzum: Die Analyse machte deutlich, dass mit Hilfe einer Beschaffungslösung via Internet sowohl die Prozesskosten als auch die Beschaffungszeit erheblich reduziert werden konnten. Piber: „Unsere Statistiken ergaben ein enormes Einsparpotenzial bei praktisch jedem C-Produkt. Je nachdem, wie intensiv das zu bestellende Produkt von den Einkäufern begutachtet und beurteilt werden musste, lag dieses zwischen 20 und 60%.“ Als dann alle Auswertungen auf dem Tisch lagen, hatte man es schwarz auf weiß: Durch den Einsatz einer E-Procurement-Lösung würde sich die C-Teile-Beschaffung um 25% verbilligen.
Auf Grundlage dieser Berechnungen machte sich im Mai des vergangenen Jahres ein Projektteam von Tyrolit auf die Suche nach einem E-Procurement-Partner. Gefragt war dabei ein Anbieter, der gleichzeitig ein E-Procurement-System anbieten und über Know-how bei der Erstellung von Online-Produktkatalogen verfügen sollte. Das Unternehmen, das alle Anforderungen am besten erfüllte, war die CaContent GmbH aus Mainz-Kastel. Sie erhielt im Mai vergangenes Jahr den Auftrag, ein System zur Bestellung von Materialien über das Internet in der Zentrale in Schwaz zu installieren.
Bestellt wird per Mausklick
Wenn heute bei Tyrolit ein Gebrauchs- oder Verbrauchsgut benötigt wird, läuft das in der Praxis so: Ein einkaufsberechtigter Mitarbeiter öffnet über seinen Internet-Browser die Katalogoberfläche, gibt sein Passwort ein und entscheidet sich für einen der online verfügbaren Produktkataloge. Prinzipiell sind alle Kataloge so aufbereitet, dass sich auch internet-unerfahrene Benutzer sofort in ihnen zurechtfinden. Das bedeutet zum Beispiel, dass jeder bestellbare Artikel mit einem ausführlichen Text und – über die Detailansicht – mit einem Produktbild versehen ist.
Zudem ist auf einen Blick ersichtlich, was das jeweilige Produkt kostet und welche Lieferzeit es hat. Weiß der Besteller nicht, von welchem Hersteller das entsprechende Produkt geliefert wird, hilft eine katalogübergreifende Produktsuche. Die ist so aufgebaut, dass selbst nach umgangsprachlichen Begriffen gesucht werden kann. Darüber hinaus lässt das System die Suche nach Anbieter, Produktnummer und Preis über alle Kataloge hinweg zu.
Ist der gewünschte Artikel gefunden und die Menge im System vermerkt, wird die Ware per Mausklick an den virtuellen Warenkorb übergeben. Parallel dazu lässt sich das Produkt auch als Standardartikel definieren und in einem individuellen Warenkorb abspeichern. Der Vorteil hierbei: Soll der Artikel später einmal erneut bestellt werden, entfällt die Suche gänzlich. Die Übergabe der Bestellung an den Lieferanten erfolgt schließlich über einen weiteren Mausklick.
Qualität der elektronischen Kataloge entscheidend
„Im Augenblick ist unser System so eingerichtet, dass bereits 80 unserer Mitarbeiter dezentral über ihren PC aus drei Produktkatalogen bestellen können“, erklärt Piber. Die Produktgruppen umfassen dabei Büromaterialien, Industriebedarf und Arbeitsschutz. Bei den Lieferanten handelt es sich sowohl um Anbieter, die bereits seit Jahren das Werk beliefern, wie auch um Lieferanten, die über die Pooling-Kataloge eingebunden wurden.
Schwierigkeiten, die Lieferanten in das elektronische Bestellwesen einzubinden, gab es laut Piber nicht. Nur an Feinheiten, wie zum Beispiel der Fokussierung auf Kernsortimente, musste gearbeitet werden. Auch die technische Realisierung der Lösung war mit wenig Aufwand auf allen Seiten verbunden. Denn hier kam den Lieferanten das Know-how des Dienstleisters zugute:
Er erfasste zunächst die in verschiedenen Datenquellen vorhandenen Produktfeatures der einzelnen Lieferanten. Als nächstes widmete sich das Unternehmen der Frage, in welcher Struktur und unter welchen Überschriften die Artikel angeordnet werden sollten. Denn oberstes Ziel bei der Planung von Online-Katalogen ist es, aussagekräftige und gut strukturierte Produktgruppen zu schaffen, um dem Benutzer das Navigieren in den umfangreichen Katalogen so einfach wie möglich zu machen. So achtet man bei CaContent beispielsweise auch darauf, maximal 200 Artikel pro Gruppe zuzulassen, um die Übersichtlichkeit zu erhalten.
Im nächsten Schritt wurden die Artikeldaten um Abbildungen und Fotos der Produkte sowie entsprechende Erläuterungstexte ergänzt. Auch diese müssen stets nach einheitlichen, für den Anwender wiederzuerkennenden Prinzipien gestaltet sein. In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass keine Produktbeschreibung eine unbekannte Abkürzung enthalten darf. Um die Artikel noch leichter recherchierbar zu machen, erstellte CaContent parallel dazu eine intelligente Schlagwortsuche.
So einfach wie Internet
Da das Procurement-System als so genannte ASP-Lösung (Application Service Providing) über das Internet betrieben wird, mussten den Mitarbeitern lediglich die URLs und die persönlichen Zugangsdaten bekannt gegeben werden. So wurde die Lösung bereits drei Monate nach Auftragserteilung im Tagesgeschäft eingesetzt. Inzwischen ist mehr als ein halbes Jahr vergangen und das System bei der Geschäftsführung und den Mitarbeitern gleichermaßen akzeptiert. Auch die anvisierten Einsparpotenziale konnten in vollem Umfang erzielt werden.
Katalogangebot weiter stark ausbauen
Als Folge der positiven Erfahrung mit ihrem E-Procurement-System hat sich die Geschäftsführung bereits zum nächsten Schritt entschieden: So sollen bis Mitte dieses Jahres zehn weitere Kataloge eingespielt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Hier werden auch sicherlich wieder einige Pooling-Kataloge eingesetzt. Auf diese Kataloge greifen heute bereits mehr als 800 Unternehmen in Deutschland und Europa zu.
Der Vorteil dabei: Diese bereits existierenden zusätzlichen Kataloge sind einfach in das bestehende System einzubinden und werden von CaContent laufend auf dem neuesten Stand gehalten. Und sie bieten aufgrund des großen Einkaufsvolumens, welches die 800 Unternehmen repräsentieren, ganz neue Möglichkeiten für Preisreduktionen durch Mengenrabatte. In der Planung ist zudem die mögliche Ausdehnung des Beschaffungssystems auf die weltweit aktive Swarovski-Gruppe. Piber: „Wir waren für die Unternehmensgruppe so etwas wie die Testumgebung.“
Rechnungslauf automatisiert
Was ebenfalls bis Ende des Jahres eingeführt werden soll, ist eine Vereinfachung des Rechnungswesens für die bestellten Artikel. Bereits heute, erläutert Piber, bekomme das Unternehmen am Ende des Monats Sammelrechnungen der Lieferanten, in denen alle Bestellungen übersichtlich auf einem Beleg aufgeführt sind. Doch es geht noch komfortabler: „Unser Ziel ist es, die Rechnungsabwicklung direkt mit unseren SAP-Anwendungen zu verknüpfen.“ Hierfür will das Unternehmen künftig das BBP-Modul (Business to Business Procurement) von SAP einsetzen, in das die bisherigen Daten direkt übernommen werden können.
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