Beschaffungskosten senken

Prof. Dr. Marco Schmäh

Business Process Outsourcing (BPO) steht erst am Anfang seiner Entwicklung, wird aber in den nächsten Jahren deutlich zunehmen. Im Einkauf helfen Business Process Outsourcing und E-Procurement die Beschaffungskosten von indirektem Material zu senken. Bei BPO werden die Optimierung und Abwicklung der Güterbeschaffung von einem externen, spezialisierten Dienstleister vorgenommen und personalintensive und kostenaufwändige Verwaltungs- und Serviceprozesse auf ihn ausgelagert. Dies hat zur Folge, dass Ressourcen eingespart und für die Optimierung von Kernprozessen gewinnbringender in der Beschaffung oder in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden können.

Verglichen mit dem seit langem bekannten Outsourcing von Betreiberdienstleistungen für Hard- und Software (IT-Outsourcing) stellt sich BPO als Mix aus IT-Outsourcing und Einkaufsdienstleistung dar. Anstelle des Unternehmens setzt nun primär der beauftragte Dienstleister elektronische Tools ein für seine umfassenden Services im Sourcing und Einkaufsmarketing. Er bedient sich der Informationstechnologie und seiner Einkaufserfahrung, um die Services gegenüber dem Kunden zu erbringen. Dieser benötigt im E-Procurement-Umfeld lediglich den Zugang zu einem elektronischen Bestellsystem, in dem die vom Dienstleister verhandelten Konditionen und Sortimente hinterlegt sind.

Die wesentlichen Ergebnisse einer Studie von Siemens, SAP, BME und ESB Reutlingen zum BPO werden im Folgenden vorgestellt. Es galt festzustellen, inwieweit Unternehmen in Deutschland bereits das Instrument BPO zur Stabilisierung und Effizienzsteigerung in den operativen und strategischen Einkaufprozessen nutzen, um ihre operative Leistungsfähigkeit und Profitabilität zu steigern sowie ihre Komplexität zu reduzieren. Hierzu wurde auch der aktuelle Stand des Einsatzes von E-Procurement-Systemen oder -Werkzeugen in der Praxis untersucht. Durch Optimierung des Bestellprozesses (beispielsweise durch Vereinfachung und Beschleunigung des Bestellvorgangs, verbunden mit einer Bündelung von Bedarfen speziell bei indirekten Materialien) und der damit einhergehenden Kostenreduzierung können beim Einsatz von E-Procurement-Tools Leistungsreserven des Unternehmens aktiviert werden.

Als wichtigstes strategisches Einkaufsziel nannten die Befragten ein „Verbessern der bestehenden Einkaufskonditionen“. Die damit verbundenen Maßnahmen nehmen bei vielen Unternehmen heute allerdings noch einen verhältnismäßig geringen Stellenwert ein. So sieht nur jedes zweite befragte Unternehmen die Reduktion von „Maverick Buying“ als ein wesentliches strategisches Ziel an. Wird jedoch das Kaufen außerhalb der Rahmenverträge im Unternehmen nicht unterbunden, ist die Bündelung des Einkaufsvolumens auf die ausgewählten Vorzugslieferanten gefährdet und führt nicht zu den gewünschten Kostensenkungseffekten.

Bei der Lieferantenbündelung gibt es nach Angaben der Befragten noch deutlich Spielraum für Verbesserungen: Nur 9 % der Unternehmen können einen optimalen Bündelungsgrad von mehr als 75 % über alle indirekten Materialfelder vorweisen. 67 % aller Befragten haben einen Bündelungsgrad von unter 25 % erreicht. Damit Lieferanten bessere Konditionen gewähren können, müssen Unternehmen ihr gesamtes Volumen auf wenige Lieferanten bündeln. Als eines der zentralen Ergebnisse kann also festgehalten werden, dass strategische Ziele wie die Reduktion des „Maverick Buying“ und die damit im Zusammenhang stehende Bündelung von Lieferanten in den Unternehmen heute noch nicht konsequent verfolgt werden.

Die Optimierung der Beschaffungsprozesse und damit verbunden eine Reduktion der Prozesskosten mit Hilfe von E-Procurement stellen für über 85 % der Unternehmen ein wesentliches strategisches Ziel im Einkauf dar. E-Procurement ermöglicht vor allem durch die Standardisierung der Prozesse sowie die Erhöhung der Transparenz eine bessere Steuerung des Einkaufsverhaltens in Unternehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bedarfsträger beim verhandelten Vorzugslieferanten bestellen. So trägt E-Procurement erheblich zur Erreichung des Hauptziels „Verbesserung der Einkaufskonditionen“ bei.

Interessanterweise erwarten nur 55 % eine Verbesserung der Einkaufskonditionen durch E-Procurement. Für Unternehmen, die E-Procurement und Bedarfsbündelung stärker im Zusammenhang sehen, ergeben sich somit weitere Möglichkeiten zur Nutzung von Einsparpotenzialen.

Bei der Frage nach der Dauer der bisherigen Nutzung von E-Procurement-Lösungen im Unternehmen zeigt sich überraschenderweise, dass der Großteil der Unternehmen E-Procurement-Lösungen erst seit zwei Jahren oder weniger einsetzt. Die heutigen Erfahrungen zeigen, dass ein vollständiger Roll-Out von E-Procurement z. B. in Konzernen häufig mehr als drei Jahre benötigt. Somit sind die meisten Unternehmen noch in der Roll-Out-Phase bzw. im Aufbau einer unternehmensweiten Lösung.

Insbesondere Unternehmen mit langjähriger Erfahrung in der elektronischen Abwicklung haben E-Procurement-Lösungen länderübergreifend im Einsatz. Mehr als 20 % der Befragten planen derzeit einen internationalen Roll-Out.

Früher wurde der Markt für elektronische Bestellsysteme vor allem von jungen amerikanischen Anbietern dominiert. Heute hat sich in diesem Markt eindeutig ein Anbieter durchgesetzt: Knapp jeder zweite E-Procurement-Kunde hat sich für ein SAP-System entschieden. Entscheidend für die Auswahl waren die Stabilität des Partners SAP, eine Integration in Back-End-Systeme des gleichen Herstellers und eine ausgereifte Plattform.

Die Schwierigkeiten bei der elektronischen Bestellung über Katalogsysteme gehen jedoch nicht primär auf die eingesetzte Katalogtechnologie zurück, sondern resultieren u. a. aus den zu geringen Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Katalogen. Zusätzlich sehen viele Unternehmen die Einführungs- und Betriebskosten als zu hoch an. Eine Reduktion der Kosten durch den Einsatz von Marktplätzen findet jedoch erst bei 31 % der Unternehmen statt.

Darüber hinaus zeigt sich, dass 29 % der E-Procurement-Anwender keine Erfahrung in der Anbindung von Lieferanten haben. Sie setzen lediglich elektronische Kataloge ein und senden die Bestelldaten per Fax oder E-Mail an die Lieferanten. Einkaufsziele in Richtung Prozesskostenersparnis und Schaffung von Transparenz über einen nachverfolgbaren elektronischen Prozess können damit nicht erreicht werden.

Die Bereitschaft zum BPO fiel deutlicher aus als die Bereitschaft, sich beim Procurement durch Dienstleister unterstützen zu lassen. Unternehmen, die bereits BPO-Projekte etabliert haben, sehen vielfach das Auslagern der Einkaufsaktivitäten aus den Fachbereichen in einen zentralen Konzerneinkaufsdienstleister als eine erste Stufe des BPO an. Diese Stufe dient den Unternehmen vor allem dazu, verbesserte Transparenz über die Einkaufsvolumina und Prozesse zu erhalten, bevor Entscheidungen zum Auslagern auf einen externen Dienstleister getroffen werden.

Die Frage nach den erwarteten Einsparpotenzialen zeigt eine Polarisierung in zwei Gruppen: Auf der einen Seite die Skeptiker, die im Outsourcing eher geringe Einsparmöglichkeiten sehen (rund 19 % der Befragten), auf der anderen Seite hingegen die Befürworter, die mit durchaus lohnenden Einsparungen rechnen. Dabei erwarten mehr als 40 % der Befragten Einsparungspotenziale von mindestens 6 %.

Das Hauptziel bei 83 % der zum Outsourcing bereiten Unternehmen, welches durch BPO unterstützt werden soll, ist die Reduktion von Ressourcen im Einkauf. Außerdem erwarten mehr als die Hälfte der am Outsourcing interessierten Unternehmen zusätzlich eine verbesserte Transparenz bei Kosten und Einkaufsinformationen sowie eine erfolgreiche Eindämmung des „Maverick Buying“. Diese Ziele werden allerdings nicht alleine durch einen Dienstleister, sondern vor allem durch professionelle Planung und Umsetzung der Reorganisation in der Beschaffung und im Unternehmen insgesamt erreicht.

Die Untersuchung zeigt, dass BPO in Verbindung mit E-Procurement für die Mehrzahl der befragten Unternehmen zusätzliche Verbesserungen bei der Beschaffung ermöglicht. E-Procurement wird zusammen mit BPO als wesentliche Stütze zur Erreichung der strategischen Einkaufsziele gesehen. Diesem Trend folgend haben erste Unternehmen bereits entsprechende Maßnahmen in die Wege geleitet. Im Rahmen von neuen Strategien des BPO im Einkauf fokussieren sie sich nun auch auf das Outsourcing des gesamten strategischen Einkaufsprozesses von indirekten Materialien. Hierbei holen sie sich Hilfe bei professionellen Dienstleistern, die vom Einkaufsmarketing bis zum Verhandeln und Abschließen der Rahmenverträge zu bestmöglichen Konditionen für ihre Kunden verantwortlich gemacht werden.

Die Studie kann per E-Mail angefordert werden: