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Bessere Konditionen und effizientere Prozesse

Einer für alle: Erfolgreiche Umsetzung des Lead-Buyer-Prinzips
Bessere Konditionen und effizientere Prozesse

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KarstadtQuelle hat das Lead-Buyer-Prinzip im Bereich Nichthandelswaren organisatorisch und systemtechnisch eingeführt. Eine zentrale Einkaufsplattform auf Basis von SAP-Technologie sorgt für die nötige konzernweite Transparenz und schafft so die Voraussetzungen, die Einkaufspreise erheblich zu senken.

Frank Braun, Axentiv AG

Wie jeder Großkonzern hat KarstadtQuelle AG, Europas größter Warenhaus- und Versandhandelskonzern, im Bereich Nichthandelswaren an vielen Stellen Bedarfe für gleichwertige Artikel wie z. B. Büromaterial, Instandhaltungsmaterial, Verpackungen, etc.. Da die Beschaffung dezentral in den Konzerngesellschaften erfolgte, unterschieden sich Sortimente, Rahmenverträge und Konditionen. Beispielsweise existierten im Konzern fast 20 verschiedene Typen von Bürostühlen, die von den einzelnen Konzerneinheiten zu sehr unterschiedlichen Konditionen beschafft wurden. Auch Artikelbezeichnungen, Nummernsysteme, Warengruppen etc. waren nicht standardisiert. Entsprechend schwierig war es, sich konzernweit einen Überblick zu verschaffen, Auswertungen vorzunehmen und Aussagen über Beschaffungskosten zu treffen, um gezielt bessere Konditionen nutzen zu können.
Die KarstadtQuelle AG hatte das Potenzial erkannt und wollte daher mehr Transparenz im Bereich Nichthandelsware (NHW) schaffen. Die Konzerngesellschaften sollten die Möglichkeit erhalten, Sortimente, Rahmenverträge und Konditionen konzernweit zu bündeln, die Marktpostition des Unternehmens so besser zu nutzen und die Einkaufskosten deutlich zu senken. KarstadtQuelle sah Einsparmöglichkeiten in erster Linie durch bessere Einkaufskonditionen; die Senkung der Prozesskosten spielte eine untergeordnete Rolle.
Um die Einsparungspotenziale nutzen zu können, wurde beschlossen, das Lead-Buyer-Prinzip in Form einer virtuellen Organisation umzusetzen und systemtechnisch mit einer zentralen Einkaufsplattform zu unterstützen.
Organisatorische Einführung des Lead Buyer Ansatzes: Einkaufsprojekte wurden konzernweit harmonisiert und jeweils einem Lead-Buyer zugewiesen. Für die ihm zugeteilten Einkaufsprojekte übernimmt heute der Lead-Buyer nach dem Motto „einer für alle“ die Einkaufsfunktion für alle Unternehmen der KarstadtQuelle AG. Jeder Lead Buyer ist damit konzernweit für die Einkaufsverhandlungen mit Lieferanten und die zentrale Listung von Artikeln einer Warengruppe verantwortlich. Die Beschaffung und Abwicklung (inkl. Rechnungsbegleichung) erfolgt weiter dezentral über die beschaffende Gesellschaft – hierzu stehen den Beschaffern die konzernweit verhandelten Rahmenverträge zur Verfügung, deren Nutzung für die Einzelgesellschaften jedoch nicht verpflichtend sind.
Es folgte der Aufbau einer zentralen Plattform zur Abwicklung der Geschäftsprozesse und Informationsbedarfe der Lead-Buyer. Sie bietet eine einheitliche Datenbasis und eine einfache Pflege.
„Uns war es wichtig, die Vorteile sowohl einer dezentralen als auch einer zentralen Beschaffung zu nutzen. Daher haben wir uns entschieden, die neue Organisation virtuell einzuführen und den Konzerngesellschaften als fakultatives Angebot zur Verfügung zu stellen“, so Gregor Blauermel, Leiter Logistik/Services und verantwortlich für den Einkauf Nichthandelsware und Dienstleistungen der KarstadtQuelle AG. „Die neue Plattform soll schnell und nachhaltig zur Reduzierung unserer Beschaffungskosten beitragen“.
Um die Einkaufskonditionen zu verbessern, müssen Karstadt, Quelle und Neckermann die Warengruppen zwischen den Konzerneinheiten vereinheitlichen und das Sortiment deutlich straffen: z. B. wurde die Zahl der Produkttypen bei Bürostühlen auf nur noch zwei Produkte reduziert.
  • Konzernweite Harmonisierung und Bündelung von Bedarfen,
  • Konsolidierung der Stammdatenstrukturen sowie Prozesse,
  • konzernweite Optimierung und Konzentration der Lieferantenbasis,
  • konsequente Nutzung der Konzernverhandlungsposition,
  • Durchführung gesellschaftsübergreifender Best-Buy-Vergleiche,
  • ganzheitliche Betrachtung und Optimierung von Prozessen.
Die Axentiv AG wurde damit beauftragt, eine leistungsfähige Anwendungslösung zu konzipieren und zusammen mit dem internen IT Dienstleister der KarstadtQuelle AG, Itellium Systems und Services GmbH, auf Basis von SAP-Technologie zu realisieren. Erklärtes Ziel der KarstadtQuelle AG war, schnellstmöglich Ergebnisse mit ausgewählten Pilotwarengruppen zu erzielen, daher wurde ein ambitionierter Zeitrahmen festgelegt.
Im Frühjahr 2004 war im Rahmen einer Machbarkeitsanalyse unter mehreren Lösungsszenarien das später realisierte Konzept zur Umsetzung des Lead-Buyer-Prinzips erstellt worden. Wichtiger Bestandteil ist dabei insbesondere eine zentrale Plattform, die sämtliche Einkaufsinformationen im Konzern sammelt, aufbereitet, bündelt und zur Verfügung stellt. Sie besteht aus den Komponenten zentrales Stammdatenmanagement, zentrales Katalog- und Kontraktmanagement, zentrales Einkaufsreporting sowie Self Service Procurement.
„Voraussetzung für die Optimierung im Einkauf ist die Transparenz über Artikel, Sortimente, Lieferanten, Mengen- und Werteflüsse, Verträge und Konditionen“, so Blauermel. KarstadtQuelle besaß keinen optimalen Überblick über alle Nichthandelswaren. Oliver Siepers, Projektleiter des Beratungsunternehmens Axentiv AG: „Eine zentrale Plattform sorgt für die Klarheit über alle Konzerneinheiten hinweg und unterstützt die neue, virtuelle Lead-Buyer-Organisation systemtechnisch. Das Projekt erforderte allerdings nicht nur Kompetenz in der systemtechnischen Realisierung, sondern vor allem auch im Bereich Organisation und Prozesse.“
Das Katalog- und Kontraktmanagement bündelt für den gesamten Konzern sämtliche einkaufsrelevanten Daten wie Verhandlungsergebnisse, Rahmenverträge, Konditionen, Sortimente etc. und stellt sie den operativen Beschaffungseinheiten und -systemen zur Verfügung. KarstadtQuelle hatte sich entschieden, mit eClass einen international bewährten Standard einzuführen – eine wichtige Voraussetzung für aussagefähige Auswertungen.
Im Rahmen des Self Service Procurements wurden zentrale Kataloge für den Konzern angelegt, die sowohl Gesamtkonzern- als auch Teilsortimente abbilden und externe Kataloge einbinden können. Auf diese Kataloge können die dezentralen Bedarfsträger über Browsertechnologie und Webanwendungen direkt zugreifen, jeden gelisteten Artikel mit aktuellen Daten (wie bspw. Konditionen) abrufen und den Beschaffungsprozess starten. Die operative Abwicklung der Bestellung erfolgt in den dezentralen Konzerneinheiten.
Das zentrale Konzerneinkaufsreporting schafft Transparenz über sämtliche Informationen zu Lieferanten, Warengruppen, Sortimenten, Konditionen etc. Mit dieser Business-Intelligence-Komponente ist KarstadtQuelle in der Lage, über Kennzahlen zu analysieren sowie Abweichungen sofort zu erkennen. Aufgrund dieser Informationsbasis konnte die Reduzierung der Sortimente erfolgen.
Transparenz mit zentralem Reporting und Kennzahlen
Siepers: „Da der Lead-Buyer Teil einer rein virtuellen Organisation ist, macht sich die Anwendungsplattform modernste Portaltechnologie zunutze und wird damit den Anforderungen dezentraler Strukturen und vor allem Systeme gerecht.“
Für die Anwendungsplattform kommt modernste SAP-Softwaretechnologie und -architektur zum Einsatz. Neben mySAP Supplier Relationship Management (SRM) und Business Intelligence (BI) werden auch die Möglichkeiten von SAP Netweaver und SAP Enterprise Portals genutzt. Eine besondere Herausforderung war die Integration und Anbindung einer Vielzahl von SAP- und Non-SAP-Beschaffungssystemen. Bis Oktober 2004 wurde das Lead-Buyer-Prinzip nach nur sieben Monaten Projektlaufzeit von der KarstadtQuelle AG und einem gemeinsamen Beraterteam von Axentiv und Itellium im Bereich der Nichthandelsware (NHW) eingeführt. Der Handelskonzern kann damit die Beschaffungskosten deutlich senken. „Das Potenzial durch bessere Ausschöpfung der Konzernrahmenverträge ist immens. In einzelnen Warengruppen kann es sogar im zweistelligen Prozentbereich des Einkaufsvolumens liegen“, so Blauermel. Bei gleichen Artikelanforderungen werden die Sortimente konzernweit abgestimmt und vereinheitlicht. Dadurch kann die Zahl der Lieferanten ebenfalls reduziert und Rahmenverträge sowie Konditionen mit ihnen konzernweit vereinheitlicht werden.
Auch die Prozesskosten senkt KarstadtQuelle durch eine einheitliche Prozesskette von Bedarfsmeldung über Freigabe und Bestellung bis zur Regulierung. Der automatisierte Prozess erlaubt es den Einkäufern, mehr Aufmerksamkeit auf den strategischen Einkauf und weniger auf die operative Beschaffung zu legen. Alle Beteiligten können dann auf eine einheitliche Datenbasis zugreifen. Die mehrfache manuelle Pflege von Stammdaten (Artikeln und Konditionen) entfällt ebenso wie die Erstellung pflegeaufwändiger Papierkataloge.
„Das innovative Projekt sieht auf den ersten Blick sehr komplex aus, die Realisierung ist allerdings mit vergleichsweise geringem Aufwand verbunden – vor allem im Vergleich zu dem großen Potenzial“, sagt Siepers. In einer nächsten Stufe soll das Lead-Buyer-Prinzip auch auf andere Organisationen und Warengruppen ausgedehnt werden.
„Das Projekt ist nicht nur technologisch, sondern insbesondere von der betriebswirtschaftlichen Zielsetzung hochinteressant. Denn der Einkauf birgt für viele Konzerne ein großes Potenzial, um Kosten dauerhaft weiter zu senken, die Marge zu verbessern und den Gewinn deutlich zu erhöhen“, so Jörg Dieter, Mitglied des Vorstandes der Axentiv AG. „KarstadtQuelle nimmt hier eine Vorreiterstellung ein“.
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