Bei Fremdvergabe von Unternehmensprozessen begibt sich das beziehende Unternehmen in eine Abhängigkeitssituation vom Dienstleister. Kann der Dienstleister nicht mehr liefern, wird auch die Leistungserstellung des Unternehmens gefährdet. Deshalb muß die Bewertung und Auswahl externer Instandhaltungs-Dienstleister sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Im vorliegenden Beitrag wird ein Verfahren zur methodischen Bewertung und Auswahl externer Instandhaltungs-Dienstleister vorgestellt.
Ziel einer Fremddienstleisterbewertung ist die Analyse der Leistungs- und Qualitätsfähigkeit der externen Dienstleister. So erhält der Einkäufer der Instandhaltungsleistung Transparenz und Entscheidungshilfen. Es empfiehlt sich ein methodisches Verfahren zur kontinuierlichen, objektiven und umfassenden Bewertung, um eine Auswahl nach subjektiven und eventuell kurzfristigen Kriterien zu verhindern. Ausgangspunkt einer methodischen Fremddienstleisterbewertung ist eine Make-or-Buy-Analyse, in der zunächst die fremdzuvergebenden Leistungen oder die Kombinationen mehrerer Leistungen (Gewerke) ausgewählt werden. Sie sollte vor Anwendung des hier vorgestellten Verfahrens abgeschlossen sein.
Grundlagen
In der Praxis werden drei gebräuchliche Verfahren zur Lieferantenbewertung angewendet. Diese sind:
•Checklisten
•Notenbewertung
•Punktbewertungsmodelle.
Checklisten stellen die einfachste Form der Bewertung dar. Hier wird anhand vorgegebener Kriterien geprüft, ob der externe Dienstleister die jeweilige Anforderung erfüllt oder nicht. Zu welchem Grade er den Anforderungen genügt und wie wichtig die Anforderung bezüglich der Wertschöpfung des beziehenden Unternehmens ist, findet keine Berücksichtigung. Alle Anforderungen sind gleich gewichtet. Eine Bewertung von Instandhaltungs-Dienstleistern durch Checklisten läßt sich schnell und einfach durchführen. Das Verfahren ist deshalb auch für jeden Mitarbeiter leicht verständlich – entsprechend breit sind die Anwendungsbereiche.
Bei einer Bewertung nach Noten läßt sich berücksichtigen, wie gut oder schlecht der jeweilige Dienstleister die vom Unternehmen jeweils geforderten Leistungskomponenten erbringt. Mit Hilfe einer Noten-skala erfolgt eine Beurteilung der Leistungsfähigkeit des Dienstleisters. Dabei empfiehlt es sich, eine gerade Anzahl von Ausprägungen (Noten) vorzugeben, um zu vermeiden, daß der Bewertende seiner Intuition folgend stets die Mitte der Notenskala wählt. Bei Anwendung der Bewertung nach Noten lassen sich bereits Anforderungsprofile externer Dienstleister erstellen. Auch bei dieser Methode sind alle Anforderungen von gleichem Gewicht, so daß auch hier in Zweifelsfällen subjektive Kriterien entscheidend sein können.
Die Bewertung von externen Dienstleistern nach dem Punktbewertungsmodell, welches auch als Nutzwertanalyse oder Scoring-Modell bezeichnet wird, versucht die Schwächen der beiden zuerst genannten Methoden zu beheben. Dazu erfolgt zunächst eine Benotung mit Hilfe eines Anforderungserfüllungsgrades. Der Anforderungserfüllungsgrad stellt ein quantitatives Maß für den ‘fit’ eines externen Dienstleisters dar. Er beschreibt, wie gut der Dienstleister die vom Unternehmen gestellten Anforderungen erfüllen muß, um den Zuschlag zu erhalten. Die Gewichtung der Anforderungen basiert auf der individuellen beschaffungsstrategischen Bedeutung der jeweiligen Anforderung für das Unternehmen und unterliegt damit auch dem Wandel des Unternehmensumfeldes. Um ein möglichst objektives Vorgehen zu gewährleisten, sollte die Gewichtung der Anforderungen unabhängig von der derzeit laufenden Dienstleisterbewertung erfolgen. Die nachfolgend beschriebene Bewertung externer Dienstleister im Bereich der Instandhaltung zeigt die Vorteile des Punktbewertungsmodells.
Verfahren
Die Bewertung der Fremddienstleister ist eng mit einer Bewertung der zu erbringenden Leistungen verknüpft. Würde nur die reine Instandhaltungsleistung bewertet, so ständen Kriterien wie etwa Preis und Qualität im Vordergrund. Daneben bietet der Dienstleister dem Abnehmer aber auch das Versprechen, diese Leistungen innerhalb eines vereinbarten Vertragszeitraumes zu erbringen. Outsourcing zeichnet sich durch seinen strategischen und damit auch langfristigen Charakter aus. Bei langfristigen Verträgen ist deshalb von Interesse, daß der Dienstleister auch in den Folgeperioden noch liefern und seine Qualitätsfähigkeit halten kann. Im Bereich der Instandhaltung ist diese Kontinuität besonders wichtig, denn jede Störung hat direkte Auswirkungen auf die Wertschöpfung des Unternehmens. Die Bewertungssystematik zur Auswahl externer Dienstleister berücksichtigt deshalb auch langfristige unternehmensspezifische Faktoren, wie beispielsweise finanzielle Stabilität und Marktstellung des Dienstleisters.
Die hier beschriebene Bewertungssystematik stellt ein Werkzeug zur Auswahl externer Dienstleister für zuvor definierte Instandhaltungsleistungen und Gewerke dar. Es wird deshalb ein methodisches Vorgehen gewählt, das sich branchen- und gewerkunabhängig anwenden läßt. Die Entscheidung, ob die jeweilige Leistung oder das Gewerk eigen- oder fremderstellt werden soll, ist dabei bereits im Vorfeld durch vorangegangene Make-or-Buy-Analyse getroffen.
Aus der Abgrenzung und Definition der fremd zu vergebenden Leistung werden zunächst Anforderungsprofile für externe Instandhaltungs-Dienstleister formuliert. Diese Soll-Anforderungsprofile sind Vorgabegrößen der nachfolgenden Planungsschritte. Anschließend findet die Ausschreibung der Angebote statt. Nach Eingang der Angebote und Erfassung der Dienstleisterdaten können Istprofile erstellt werden. Der anschließende Vergleich der Angebote untereinander und mit dem Vorgabe- (Soll-) Profil dient der Auswahl des geeigneten Dienstleisters. In den Folgeperioden empfiehlt sich der Vergleich Dienstleister-Istprofils mit gegebenenfalls veränderten Sollprofilen (bedingt durch Veränderungen des Unternehmensumfeldes) im Rahmen eines „supplier auditing“. Die Soll-Ist-Vergleiche können auch durch Einsatz einer speziell erarbeiteten Software auf einem DV-System erfolgen.
Anforderungen
Die Anforderungen an externe Dienstleister leiten sich aus den Zielen der Fremdinstandhaltung und den Charakteristika der fremd zu vergebenden Leistungen ab. Durch Anwendung der Outsourcing-Strategie kann eine Vielzahl von Zielen erreicht werden.
Die eigene Instandhaltung erbringt Serviceleistungen für alle anderen Unternehmensbereiche. Im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden ihr dafür Erlöse gutgeschrieben, die mit den Kosten der betriebseigenen Instandhaltung, wie Personal- und Ersatzteilkosten, verrechnet werden. Bei Fremdvergabe entfällt die interne Leistungsverrechnung. Das Unternehmen zahlt nur die Kosten der externen Instandhaltung.
Der Beitrag ist ein Auszug aus der wissenschaftlichen Arbeit „Zur Methodik und Auswahl externer Instandhaltungdienstleister“.
TU Hamburg-Harburg, Arbeitsgebiet Logistik/Flexible Produktion, Fax 0 40/77 18-25 08
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