CatMan ist ein cross-funktionaler Geschäftsprozess, der entweder vom Einkauf oder internen Kunden selbst vorangetrieben und geleitet wird. Wie der Prozess die Einkaufskosten senken kann, erläutert unser Autor Michael Bannert.
Michael Bannert, unabhängiger Trainer und Berater im Einkauf, www.bannert-consulting.de
Der Begriff „Category Management“, kurz CatMan, ist in den 70er Jahren in professionellen Marketingorganisationen der internationalen Lebensmittelindustrie geprägt worden. Heute ist Category Management das Kronjuwel der professionellen Einkaufsorganisation, um maximalen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg zu gewährleisten.
Im Vergleich zum im deutschen Raum bekannten Materialgruppenmanagement ist CatMan ein stark geschäftsorientierter Prozess, der zusätzlich großen Fokus auf folgende Bereiche richtet:
- 1. Cross-funktionale Zusammenarbeit – starke Einbindung der mitwirkenden Abteilungen in den Prozess
- 2. Interne Kundenorientierung – detailliertes Verständnis der Anforderungen interner Kunden und Interessensgruppen (Stakeholder)
- 3. Marktwissen – solides Verständnis der in der Category vertretenen Marktdynamik, Lieferanten und Kostentreiber
- 4. Standardisierte Toolbox – das Repertoire von über 70 Top-Einkaufswerkzeugen
- 5. Breakthrough-Thinking-Ansatz – aktives Herausfordern von Paradigmen
Der CatMan-Prozess im Einkauf besteht aus fünf Stufen:
- Prozessstart
- Situationsanalyse
- Strategieentwicklung
- Umsetzung
- Kontinuierliche Verbesserung
Aus einer Toolbox von über 70 Werkzeugen werden die jeweils passenden für die entsprechende Einkaufskategorie eingesetzt. Als Beispiel für einen großen Erfolg des CatMan-Prozesses könnte ein Projekt im Lebensmittelbereich dienen. Die Kategorie „Kaugummi & Bonbons“ wurde vom Category Manager bereits seit fünf Jahren erfolgreich eingekauft. Beim zweiten Meilenstein, dem Ideengenerierungs-Meeting, wurde nach der zweitägigen Sitzung mit 14 Teilnehmern vom Team über 30 Prozent an möglichen neuen Einsparungen gefunden.
Der Category Manager war am Schluss des Meetings wegen der Höhe des Potenzials sichtlich schockiert – er hatte die Category schließlich schon fünf Jahre lang bearbeitet! Die Frage nach den Erfolgsfaktoren für ihn und sein Team brachte drei Elemente hervor:
- 1. Die Kreativität und Zusammensetzung des Teams aller involvierten Fachbereiche (Produktion, Qualität, F&E, Marketing, Produkt Design, Rechtsabteilung, Einkauf)
- 2. Der CatMan-Prozess als solider Leitfaden mit essentiellen Werkzeugen
- 3. Die externe Moderation, ohne welche das CatMan Projekt schon im frühen Stadium intern „zerredet“ worden wäre.
Tatsächlich wurden vom dem erarbeiteten Potenzial über 14 Prozent Einsparungen innerhalb von 12 Monaten umgesetzt – bei höherer Qualität und interner Kundenzufriedenheit.
Ideal geeignet für CatMan sind Einkaufskategorien mit folgenden Eigenschaften:
- Hohe Komplexität der Einkaufskategorie, interne Kunden, Geschäftsanforderungen sowie Geographien und/oder Lieferantenbasis
- Verwendung der gekauften Güter oder Dienstleistungen an mehreren Standorten
- Zahlreiche Stakeholder und (schwierige) interne Kunden
- Geschäftseinheiten- oder niederlassungsübergreifend
- Die Einkaufskategorie ist historisch bereits gut durch professionellen Einkauf „bearbeitet“ worden
CatMan ist ein cross-funktionaler Geschäftsprozess, der entweder vom Einkauf oder internen Kunden selbst vorangetrieben und geleitet wird. Dazu ist keine globale Einkaufsorganisation notwendig.
Das Resultat der ersten drei Phasen (Kick-Off-Meeting, Ideengenerierungs-Meeting, Strategie-Meeting) ist ein professioneller Beschaffungsplan (Source Plan). Dieser fasst die Arbeit des CatMan-Teams in einem kurzen und leicht leserlichen Dokument zusammen. Die Vorteile:
- Transparente und einheitliche Formulierung der Einkaufstrategie
- Einfaches und akzeptiertes Errechnen von Einsparungen, wie z. B. 12-Monate (Bottom-Line)-Effekt, Einsparungen bezogen auf Kalender oder Geschäftsjahr, einmalige Einsparungen, Differenzierung Einsparung / Wertsteigerung, etc.
- Verwendung von simplen standardisierten Vorlagen und Werkzeugen im gesamten Unternehmen und aller direkten und indirekten Einkaufskategorien
- Möglichkeit zum einfachen Wissenstransfer (Knowledge Sharing) im Unternehmen
Im vergangenen Jahr wurden in einer europäischen Organisation mit Sitz in Deutschland im indirekten Einkauf rund 20 internationale Source-Pläne verfasst. Diese basieren auf einer einfachen Vorlage und können nach Durchlaufen des CatMan-Prozesses – oder aber auch zur Definition der aktuellen Einkaufsstrategie – geschrieben werden. Als erster Schritt wurden hierbei zwei große Ziele erreicht: Mindesteinsparung von zehn Prozent pro Category sowie Durchdringung aller Ausgaben mit Source-Plänen von mindestens 30 Prozent in Jahr 1.
Die Frage „wie kauft mein Kollege in seiner Geographie“ wurde dann elegant per Intranet gelöst.
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