Verhandlungen sollen andere Menschen dazu bringen, aus freier Entscheidung Leistungen für andere zu erbringen oder eigene Positionen aufzugeben und damit ihre eigentlichen Absichten zu ändern, um erkennbare bessere Chancen gemeinschaftlich zu realisieren. Das gilt für strategische Vorhaben, Güter-Austauschbeziehungen und auch für Konflikte. Mit Verhandlungen können Kooperation, Handel und Einvernehmen und damit Synergiewirkungen zum beiderseitigen Vorteil erreicht werden.
Es gibt viele einfache Verhandlungen im täglichen Ablauf: Immer wenn einer etwas vom anderen will und sowohl dessen Zustimmung als auch das entsprechende Verhalten gewonnen werden muß. Es gibt aber nicht selten auch schwierige Verhandlungen, weil beispielsweise
•die Sache komplex ist,
•das angestrebte Ergebnis entscheidend ist,
•die Zustimmung schwierig zu erhalten ist,
•die Beziehungen problematisch sind,
•die Interessenlage unausgewogen ist,
•die Zielsetzung sehr weitgehend ist,
•die Machtverhältnisse unausgewogen sind,
•das Umfeld undurchschaubar erscheint
und vieles andere.
Am angestrebten Ergebnis muß sich der Einsatz der geistigen und sachlichen Mittel orientieren. Je wichtiger und wertiger das Ergebnis ist, desto aufwendiger und intelligenter muß die Investition sein, der ideelle, materielle und zeitliche Einsatz. Und je besser die Vorbereitung ist, desto überzeugender wirkt das eigene Auftreten.
•Ein Erfolgsrezept für Verhandlungen ist, mehr zu wissen und die Sache und die Situation besser zu beherrschen, als die Kontrahenten. Das verlangt nach angemessener Vorbereitung.
Die nachfolgende Checkliste kann für jede Einkaufs-Verhandlung nützlich sein. Die Auswahl, den Aufwand, die Festlegungen und den eigenen Einsatz muß jeder situativ in der dienlichen Weise selbst bestimmen.
Die Voraussetzungen
Zur Bewältigung komplexer Gegebenheiten werden Strategien gebraucht: Planung und Vorbereitung von Ziel, Maßnahmen und Vorgehensweise. Einkaufsverhandlungen sind Auseinandersetzungen um den wirtschaftlichen Vorteil. Soweit haben auch „double winner strategies“ ihre Grenzen beim berechtigten und verständlichen Eigeninteresse der Betriebe, als deren Stellvertreter die Verkäufer und Einkäufer jeweils für ihre Arbeitgeber ergebnisverantwortlich handeln.
Ein wesentliches Kriterium einer erfolgreichen Beschaffungsbeziehung ist die Einschätzung des Lieferanten auf seine künftige Zuverlässigkeit. Von überraschendem Unglück abgesehen, ist künftiges Liefer- und Problemlösungsverhalten einschätzbar, weil es aus kontinuierlichen Entwicklungen kommt. Die Schwierigkeit liegt wohl eher an der Verfügbarkeit der geeigneten Informationen und Ihrer richtigen Einschätzung.
Für die Angemessenheit des Verhandlungsaufwands ist die Wertigkeit der realisierbaren Chancen und die strategische Absicherung der realistischen Risiken zu betrachten und auch abzuwägen. Auch das setzt Information und gute Einschätzung voraus.
Grundlos geht niemand in Verhandlungen. Die Motivation zum Verhandeln kommt aus
•Absichten oder Zwängen, eine Situation zu verändern,
•Bedürfnissen, die zu versorgen sind,
•Konflikten, die aufzulösen sind.
Einigung wird durch Aussprache und Diskussion mit Argumenten und mit den persönlichen Fähigkeiten dazu angestrebt. Dabei darf nicht vergessen werden, daß Verhandlungen, respektive die festlegen-den Vereinbarungen nicht nur die materiellen Beziehungen regeln, sondern auch die Grundlagen für die Qualität der kommunikativen Beziehungen bilden.
Der Markt ist das professionelle Spielfeld der Einkäufer. Mit Marketingstrategien wollen sie seine Gegebenheiten günstig beeinflussen. Beschaffungs-Marktforschung soll ihn dafür erschließen.
Verhandeln im beruflichen Umfeld ist kein Spiel, sondern Auseinandersetzung um Macht und Vorteile im wirtschaftlichen Wettbewerb. Die Absicht, eigene Interessen mit allen möglichen Mitteln durchzusetzen, ist eine Realität. Da-raus ergeben sich Konflikte zwischen Menschen und Unternehmen. Jeder gute Einkäufer muß das erkennen, vertragen und beherrschen, um die Interessen seiner Partei bestmöglich einbringen und umsetzen zu können.
Die sachlichen Vorbereitungen
Die angemessene Bestimmung der gegenseitigen Verhandlungspositionen erfordert eine erkennende, verständige und realistische Einschätzung der Standpunkte und Gegebenheiten.
•Wissen schafft Verhandlungsstärke.
Eine starke Verhandlungsposition bedeutet mehr Verhandlungsstärke, weil damit Pressions- und Sanktionsmittel zur Verfügung stehen. Oder die der Kontrahenten, gut vorbereitet, abgewehrt werden können.
Die Chance, das Verhandlungsziel zu erreichen, ist von der Qualität und Adäquanz der eigenen Verhandlungsposition in Relation zu der Position der Kontrahenten abhängig.
Wer sich eine gute Ausgangsbasis verschafft, kann das Ergebnis und das Verfahren damit positiv beeinflussen. Verhandlungsspielraum wird beim Handeln benötigt. Die entsprechende Aufgabe dazu ist es,
•die Ausgangspositionen und die Ziele realistisch einzuschätzen und zu gestalten,
•Zugeständnisse und Festigkeit glaubwürdig darzustellen und
•plausible Rückzugsmöglichkeiten offenzuhalten.
Einblick und verständige Einsicht in die Sachverhalte sind unverzichtbare Voraussetzungen für die Konzeption der angemessenen Strategien und die Anwendung taktischer Mittel.
Allgemein gilt, daß die Wahl des Verhandlungsortes dem überlassen wird, von dem etwas gefordert wird. Die Praxis zeigt aber, daß Verkaufs- und Einkaufsverhandlungen sehr oft in den Räumen des beschaffenden Unternehmens geführt werden. Das mag nur vordergründig für den Einkauf billiger sein. Ob es besser ist, muß die Sachlage aufzeigen.
Verhandlungen im Team muß nicht immer der hierarchisch höher eingeordnete Vorgesetzte führen. Besser ist es oft, dem sachlich verantwortlichen Einkäufer die Gesprächsführung zu überlassen und als Vorgesetzter nur unterstützend mitzuwirken. Das setzt allerdings ein stabiles Selbstvertrauen für beide sowie kluge Selbstbeherrschung des Vorgesetzten voraus.
Die eigene physisch-psychische Vorbereitung
Nicht jede Verhandlung ist schwierig, aber die schwierigen beanspruchen und strapazieren neben Zeit und Kosten auch das physische und psychische Befinden. Berufliche Belastung, Erwartungs- und Zeitdruck, begrenzte Möglichkeiten aber auch existentielle Bedrohung (Arbeitsplatzrisiko) müssen ausgehalten und ohne nachhaltige Beschädigung kompensiert werden. Wer schwierige Verhandlungen erfolgreich führen will, muß auch seine volle Leistungsfähigkeit einbringen können.
Menschen, die Ruhe und Selbstsicherheit, gelassenes Engagement überzeugend vermitteln, wirken glaubhaft auf andere. Sie können ihre Ziele und Aufgaben besser und leichter durchsetzen und realisieren.
Verhandlungs-Inhalte
Alles ist verhandelbar und alles was Vorteile einbringt, verhandlungswert. Wenn der Preis, aus welchen Gründen auch immer, nicht mehr verhandlungsfähig ist, ergeben die Nebenbedingungen und Nebenleistungen gute Ansatzmöglichkeiten für Verbesserungen. Wenn der Preis im Fokus steht und der Verkäufer die Preiserhöhung durchsetzen muß, dann bieten nur noch die Nebenbedingungen gute Potentiale für ein schließlich vorteilhaftes Gesamtergebnis, soweit es keine besseren Alternativen gibt.
Verhandeln ist keine Managementtechnik, sondern eine Kunst. Das Kriterium für die Qualität ist der bestmögliche Erfolg auf Dauer.
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