Kommunikation zwischen Lieferanten und Einkäufern im E-Procurement

Datenqualität ist Wettbewerbsfaktor

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In 80 Prozent aller Unternehmen kann der Einkauf seine Potenziale wegen unzureichender Datenqualität nicht voll ausschöpfen. In Ausgabe 1/2009 berichteten wir darüber. Welche Wege gibt es, die Qualität bei Materialstammdaten im Einkauf zu steigern und langfristig auf hohem Niveau zu halten? Im Interview mit Beschaffung aktuell spricht Heiko Rumpl, Leiter Produktmanagement bei Heiler Software, über Ursachen und Lösungen.

Beschaffung aktuell: Herr Rumpl, Heiler Software beschäftigt sich seit gut zehn Jahren mit der Qualität von Produktdaten. Was sind nach Ihrer Erfahrung die Ursachen für schlechte Datenqualität?

Heiko Rumpl: Die Ursachen für schlechte Datenqualität sind vielseitig. Oft nehmen Lieferanten die Produktdatenqualität nur als Kostenfaktor wahr und geben diesem Thema deshalb nur geringe Priorität. Vor einigen Jahren wurden daher oft nur die unternehmensinternen Anforderungen an die Verbesserung der Datenqualität realisiert. Ein ganz wesentlicher Faktor aber ist die Tatsache, dass Datenqualität eine unternehmensübergreifende Relevanz hat und deshalb auf Seiten von Einkäufern und Lieferanten noch sehr unterschiedlich interpretiert wird.
Beschaffung aktuell: Geben Sie uns doch ein Beispiel für Mängel in Lieferantendaten und mögliche Konsequenzen.
Rumpl: Denken wir an Beschaffung im Ausland, aber innerhalb der Europäischen Union. Ab einem bestimmten Beschaffungsvolumen müssen Unternehmen monatlich Intrastat-Meldungen über die mengen- und wertmäßigen Warenbewegungen an das Bundesamt für Statistik übermitteln. Dies geschieht in der Regel auf der Basis der diesen Warenbewegungen zugrunde liegenden Belege im ERP-System des Kunden. Für jeden Artikel müssen Warennummer, Gewicht und Ursprungsland bekannt sein. Fehlen diese Daten oder sind sie inkorrekt, muss die Meldung unter hohem manuellem Aufwand erstellt werden bzw. ist sie inhaltlich falsch.
Beschaffung aktuell: Welche Maßnahmen sind daher unabdingbar? Was sind die ersten Schritte, die beschaffende Unternehmen umsetzen sollten?
Rumpl: Grundlegend muss jedes Unternehmen die Kriterien und das Ausmaß der benötigten Datenqualität auf der Basis der wesentlichen Geschäftsprozesse selbst definieren. Anschließend stellt sich die Frage, inwieweit Lieferanten in den Prozess der Datengewinnung und Verbesserung der Datenqualität einbezogen werden können. Einkäufer benötigen im ersten Schritt einen Lieferantenleitfaden mit Datenmodell, in welchem festgelegt wird, welche Anforderungen an den Lieferanten in Bezug auf Form, Inhalt und Qualität gestellt werden.
Beschaffung aktuell: Worauf ist bei der Erstellung derartiger Regelwerke zu achten?
Rumpl: Die eher technisch orientierte Definition der Anforderungen sollte um eine betriebswirtschaftliche Begründung ergänzt werden, wofür diese Daten verwendet werden. Oft hilft dies, die Lieferanten von dem Nutzen hoher Datenqualität für beide Parteien zu überzeugen und damit die Akzeptanz zur aktiven Mitarbeit zu erhöhen. Denn dies stellt nach wie vor eine nicht zu unterschätzende Herausforderung in der Beschaffung von Daten dar. Bilaterale Zielvereinbarungen mit Lieferanten, die neben den heute üblichen Kriterien wie Preise oder Lieferqualität auch die korrekte, vollständige und rechtzeitige Bereitstellung von Daten beinhaltet, sowie die Bewertung des Lieferanten gegen diese Kriterien zeigen zudem, wie ernst der Kunde es mit der Datenqualität nimmt.
Beschaffung aktuell: Wie kann der Einkauf die Qualitätskontrolle sicherstellen?
Rumpl: Zielsysteme für Produktdaten müssen hier eine flexible Rule Engine haben, mit Hilfe derer die unternehmensindividuellen Kriterien überprüft werden können. Denn nur so lässt sich die Datenqualität beurteilen und der Korrekturbedarf granular erkennen.
Beschaffung aktuell: Gibt es die Möglichkeit nach Prioritäten, in einzelnen Schritten dabei vorzugehen?
Rumpl: Wer seine Datenqualität verbessern will, muss Ressourcen investieren. Es ist daher ratsam, sich bei Produktdaten auf die Artikel zu fokussieren, die eine hohe Transaktionshäufigkeit vorweisen und damit einen großen Einfluss auf die Prozessqualität haben. Auch die Reduktion der Lieferantenvielfalt auf wenige wichtige Systemlieferanten, die die entsprechende Datenqualität liefern, kann helfen.
Beschaffung aktuell: Was gilt für die Seite der Lieferanten, welche Rollen spielen sie?
Rumpl: Für Lieferanten ist Datenqualität heute längst Wettbewerbsfaktor. Wer die Artikeldaten nicht in gewünschter Qualität, in Formaten wie BMEcat und mit Klassifikationen wie ETIM anbietet, wird von beschaffenden Unternehmen bald nicht mehr gelistet werden. Lieferanten müssen die Bewertungskriterien der Einkäufer genau kennen, um diese befriedigen zu können. Hier ist in der Kommunikation absolute Offenheit und Transparenz gefragt – beiderseits. Die Verlagerung der Wertschöpfung überträgt sich nun neben Gütern und Dienstleistungen eben auch auf die Daten. Der Lieferant entscheidet somit wesentlich nicht nur über die Produktqualität des Endkunden, sondern auch über dessen Prozessqualität. Lassen Sie mich ein Beispiel geben:
Lieferanten loggen sich heute online in die Katalogsysteme der Kunden ein, laden ihren Katalog hoch und prüfen ihn selbst mit entsprechenden Abfragen und Analysen. Nach der Prüfung und Korrektur eventueller Fehler oder fehlender Angaben, kann der Katalog an die Kunden übergeben werden. Wenn Lieferanten elektronische Kataloge nicht in der entsprechenden Qualität anbieten können, gefährdet das ihre Existenz. Vertriebsunternehmen setzen daher zunehmend auf Product Information Management (PIM) Lösungen, um die Qualität der Produktdaten intern und extern zu steigern.
Beschaffung aktuell: Wo liegen die Vorteile für beschaffende Unternehmen, wenn die Datenqualität stimmt?
Rumpl: Datenqualität steigert die Produktivität der Mitarbeiter im Einkauf. Die entscheidende Frage im Einkauf ist doch, ob die gelieferten Daten mit den kaufmännischen Verträgen übereinstimmen. Im Supplier Onboarding ist also Transparenz gefragt: Wie haben sich Preise gegenüber dem vorherigen Katalog verändert? Welche Artikel sind neu, welche wurden aktualisiert, welche gelöscht? Gute Kataloglösungen liefern hierzu übersichtlich die richtige Antwort.
Beschaffung aktuell: Gibt es noch Besonderheiten in Bezug auf die Logistik zu beachten?
Rumpl: Für einen optimierten Materialfluss innerhalb und außerhalb des Unternehmens sind gerade Daten wie Abmessungen, Gewichte sowie Informationen zur Sonderbehandlung von Produkten immens wichtig. Dies hilft bei der automatischen Zuweisung von Lagerplätzen sowie bei der Bestimmung des geeigneten Transportmittels.
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