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Der amazonisierte Einkauf

Rolf J. Heiler, Vorstandsvorsitzender der Heiler Software AG, Stuttgart
Der amazonisierte Einkauf

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Große Teile des Einkaufs laufen heute automatisiert ab. Grundlage hierfür sind ausgefeilte Beschaffungssysteme auf Basis von elektronischen Katalogen, wie sie zum Beispiel die Heiler Software AG anbietet. Das Unternehmen ist ein Pioniere im Bereich E-Procurement. Zukünftig, das sagt der Vorstandsvorsitzende Rolf J. Heiler im Gespräch mit Beschaffung aktuell, werde es zu einer „Amazonisierung“ des Einkaufs kommen. Das heißt, wie bei Amazon ist auch der persönliche Kontakt automatisiert.

Beschaffung aktuell: Herr Heiler, Sie haben Ihr Unternehmen 1987 gegründet. Sind Sie noch bei Ihrer ursprünglichen Geschäftsidee?

Rolf J. Heiler: 1987 war eine faszinierende Zeit. Ich habe damals an der Uni Betriebswirtschaft studiert. Wir hatten Zugang zum Großrechner. Die Idee war, eine Software mit betriebswirtschaftlichen Komponenten zu entwickeln, die man immer wieder verwenden kann. Das war schon damals ein objektorientierter Ansatz. Heute würde man SOA dazu sagen, weil man im Prinzip ein Serviceprogramm entwickelt hat, das für sich alleine gar keine Lösung dargestellt hat, aber im Zusammenhang mit anderen Anwendungen und Unternehmensprozessen einsetzbar war.
1999 hat sich SAP mit zehn Prozent bei der Heiler AG beteiligt. Unsere Aufgabe war es, eine Komponente für die Beschaffung von C-Gütern zu entwickeln.
Mit einer Kataloglösung begann die Partnerschaft mit SAP. So sind wir an das Thema Procurement gekommen. Bald kam dann der Börsengang und damit die Kraft richtig investieren zu können.
Es folgten für die Branche schwierige Jahre. Nach 2000 ging der Markt insgesamt nach unten. Da haben wir uns allerdings ganz gut durch gekämpft. Mittlerweile sind wir wieder ganz zufrieden.
Beschaffung aktuell: Welches war denn bisher Ihr anspruchsvollste Projekt?
Heiler: Man muss klar sagen, die ersten Projekte im Procurement-Bereich waren deshalb so anspruchsvoll, weil wir sehr wenig Erfahrung hatten. Und gleichzeitig waren wir First-Mover in diesem jungen Markt mit ganz großen Unternehmenskunden. Einer unserer ersten Kunden war die RWE. Das war ein sehr schönes Projekt, weil wir damit Pionierarbeit geleistet haben. RWE gefiel die Software und man hat uns geholfen diese Software auf einen Konzern mit seiner Einkaufsstruktur anzupassen. Damals wie heute sind die vielen zusätzlichen intelligenten Services und Informationen einer Katalogengine entscheidend für optimierten Einkauf.
Kurz danach kam DaimlerChrysler. Die Aufgabe hieß: Ihr müsst uns hier in Europa und in den USA bei Chrysler eine Katalogbeschaffungslösung implementieren.
Die Größenordnung war für uns neu. Die wollten sofort 30 000 Anwender mit über einer Million Katalogartikel und über 2000 Lieferanten auf das System bringen. Das war ein sehr anspruchsvolles Projekt, das uns geholfen hat unsere Technologie weiter zu entwickeln. Die Beziehung mit DaimlerChrysler besteht bis heute. Der Heiler Premium Business Catalog ist heute das C-Teile-Katalogbeschaffungssystem im gesamten Konzern. Augenblicklich wird die Lösung in Japan und Südamerika ausgerollt. Man kann sich leicht vorstellen, welche enormen Ratiopotenziale im Beschaffungsprozess eines solchen Unternehmens dadurch erzielt werden.
Beschaffung aktuell: Unterstützen Sie Daimler nicht beim Einkauf von Produktionsmaterial?
Heiler: Produktionsmaterial gehört partiell auch zu C-Teilen wie Schmierstoffe oder andere Verbrauchsmaterialien. Was wir nicht machen ist Material für die Serienfertigung. Das hat mit C-Teile-Beschaffung nichts zu tun. C-Teile-Beschaffung wie wir es verstehen, sind schwer planbare Bedarfe. Zu diesem Bereich gehört auch das Thema Dienstleistung.
Beschaffung aktuell: Zum Beispiel?
Heiler: Zum Beispiel die Beschaffung von Teilzeitkräften. Das ist ein sehr großes Thema vor allem im IT-Umfeld aber auch im Bereich Gebäudereinigung und Facility Management, wo temporär Teams oder Einzelpersonen zu hinterlegten Tagessätzen, angefordert werden. Dabei handelt es sich um eine vielfältige Lieferantenstruktur mit vielen einzelnen Beschaffungsvorgängen. Ähnliches gilt beim Thema IT-Beschaffung, mit dem wir uns sehr speziell im C-Teile-Bereich beschäftigen. Auch dort steckt das Thema Dienstleistung drin. Der springende Punkt ist die Konfigurierbarkeit von bestimmten IT-Komponenten, d. h. der Bedarfsträger im Unternehmen kauft kein fertiges Produkt aus dem Katalog, sondern er konfiguriert sich Systeme, die bestimmten Regeln unterliegen – nicht unbedingt denen der Lieferanten, sondern denen der Einkaufsabteilung.
Unternehmen interessieren sich heute für den kompletten Beschaffungsvorgang – Produkt plus zugehörige Dienstleistung.
Beschaffung aktuell: Können Sie die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Teilzeitkräften via Katalog näher erläutern?
Heiler: Wenn Sie ein IT-Projekt durchführen, braucht man Schulungen oder bestimmte Implementierungspartner, man braucht kurzfristig Leute, die etwas programmieren. Dazu nutzen Sie hinterlegte Geschäftsbeziehungen, denn man kennt Stundensatz und alle weiteren Konditionen. Man erstellt einen Katalog von Stundensätzen und Vereinbarungen und kann sie dann im Prinzip direkt in einem einzigen System und vor allem in einem einzigen Vorgang beschaffen. Das geht dann über Auftragsbestätigung, Buchhaltung und all das, was eben notwendig ist. Deswegen ist es ein Thema, das im C-Teile-Procurement eigentlich seinen richtigen Platz hat.
Beschaffung aktuell: Wie funktioniert die Rechnungsstellung und deren Kontrolle bei den Dienstleistungen?
Heiler: Auch bei der Rechnungsstellung von Dienstleistungen gibt es Freigabemechanismen wie bei den C-Teilen. Es läuft wesentlich einfacher als heute in den meisten Unternehmen, wo aus den Abteilungen heraus und ohne eine klare Zuordnung zu Kostenstellen bestellt wird.
Eines ist ganz klar festzustellen: Der Trend zum Outsourcing. Die Unternehmen neigen immer häufiger dazu, jede Art von Serviceleistung nach außen zu verlagern.
Diese Entwicklung haben wir in den USA schon seit vielen Jahren. Ich würde sagen, da sind die Amerikaner 20, 25 Jahre weiter. Es ist einfach auch schlanker und die Qualität ist in vielen Bereichen höher, weil sich der Lieferant immer wieder bewähren muss, da er im Wettbewerb steht. Konzerne wie Daimler geben sehr viel nach außen. Dadurch entsteht eine permanente Beauftragung. Daueraufträge für einzelne Lieferanten will man nicht.
Diesen Trend verspüren auch wir als Dienstleister – viele unserer Katalogkunden lagern den gesamten Katalogbeschaffungsprozess an Heiler Software aus.
Beschaffung aktuell: Ist da nicht ein gewisser Widerspruch? Man will die Zahl der Lieferanten reduzieren, möglichst auf einen, aber Wettbewerb soll trotzdem sein?
Heiler: Das Thema Lieferantenreduzierung wird mir zu einseitig diskutiert. Bei näherem Hinsehen, glaube ich, stellt man sehr schnell fest, dass diese Aussage relativiert werden muss. Klar ist natürlich, dass ein Konzern der im Jahr für 500 Millionen Euro IT-Equipment beschafft, sich überlegt, ob er diese 500 Millionen 40, 50 Lieferanten weltweit schickt oder ob er mit einem einzigen einen globalen Kontrakt macht und dann natürlich auch andere Preise erzielt. Das verstehe ich und da ist das auch völlig in Ordnung. Schwieriger wird es bei der Beschaffung über einen Händler. Denken Sie mal an die Chemiebranche, wo ich ohne Händler eigentlich gar nichts machen kann, weil ich die Entsorgungsfrage sonst nicht lösen kann. Dort kann mir niemand glaubhaft erklären, dass man diese Lieferanten, die man in dem Bereich in einem großen Unternehmen weltweit hat, auf eine Company sozusagen zurückstutzen kann. Denn dann würde so viel Service auf der Strecke bleiben, dass dem Unternehmen nicht geholfen wäre.
Zudem bringt es überhaupt keinen finanziellen Nutzen, die Zahl der Lieferanten zu reduzieren, wenn man den administrativen Aufwand mit einer Vielzahl von kleinen Lieferanten in den Griff bekommt – durch moderne prozessuale Technologien – also IT-Systeme. Insofern bin ich beim Thema Lieferantenreduktion immer ein bisschen vorsichtig. Da ist steckt auch viel Wunschdenken drin.
Beschaffung aktuell: Sie hatten Daimler als eines der anspruchsvollsten Projekte erwähnt. Hat sie das nach Amerika geführt?
Heiler: Wir sind in der Tat mit DaimlerChrysler nach USA gekommen. Der damalige Projektleiter hat uns ganz klar gesagt, wenn du nicht in Amerika bist, dann bist du als Softwarehaus in Deutschland nichts. Das ist paradox, aber nicht ganz falsch. Wir haben schon oft beobachtet, dass Unternehmen, die aus USA kommen – allein deshalb, weil sie amerikanische Unternehmen sind – hier mehr Akzeptanz erfahren als die deutschen Softwareunternehmen. Es ist wie mit dem Propheten im eigenen Land. Aber das hat sich auch relativiert.
Darüber hinaus ist der amerikanische Markt ein wichtiger Markt. Nach einer Reihe von Anlaufschwierigkeiten sind wir dort nun 17 Mitarbeiter, die ein Drittel unseres gesamten Umsatzes machen! Einer unserer ersten großen Kunden ist General Motors. So sind wir an die Zulieferer gekommen und haben die Händler für C-Teile kennen gelernt, denen wir heute unsere zweite Produktlinie verkaufen, nämlich die Produktinformationsmanagement-Lösungen. Wenn sie so wollen, das Gegenstück zur Katalogbeschaffung.
Beschaffung aktuell: Haben Sie den Eindruck, dass man in den USA beim Thema E-Procurement weiter ist?
Heiler: Die Märkte unterscheiden sich in einem wesentlichen Punkt: Die beschaffenden Unternehmen sind, was die Beauftragung und die Beschaffung der C-Teile und Katalogprodukte betrifft, teilweise noch nicht so konsequent wie wir hier in Deutschland und in Europa. Aber: Man verlangt von dem Lieferanten wesentlich mehr als hier. Der Lieferant hat in USA eine ganz andere E-Readyness zu zeigen als dies in Europa im Moment der Fall ist. Wir ziehen hier zwar sehr gut nach, aber in USA machen die Lieferanten von sich aus einen wesentlich intensiveren Job im Zusammenhang mit der elektronischen Beschaffung ihrer Kunden.
In den USA werden die Procurement-Systeme von den Lieferanten zur Verfügung gestellt. Während wir in Europa feststellen, dass die Procurement-Systeme von den beschaffenden Unternehmen aufgebaut werden und diese die Arbeit ihrer Lieferanten übernommen haben zum Beispiel das Produkt Content-Management, etwas, was sie früher nie gemacht haben. Deshalb lassen auch unserer Katalogkunden ihre Lieferantenkataloge durch die Heiler-Content-Services pflegen und verwalten. Wir können hier viel schneller – weil auch viel spezialisierter – diese Aufgaben übernehmen.
Beschaffung aktuell: Voriges Jahr haben Sie zehn IT-Fachleute gesucht. Wie sieht die Situation aus?
Heiler: Wir haben die zehn gefunden, aber wir brauchen weitere fünfzehn. Und die finden wir immer schwieriger. Wir haben in der IT-Branche, insbesondere im Bereich Beratung, Softwareentwicklung und vor allem Projektmanagement einen absoluten Notstand weltweit und vor allem hier in Deutschland.
Beschaffung aktuell: Hatten wir dafür nicht die Greencard?
Heiler: Ja, die hatten wir. Und wir haben so etwas ähnliches ja heute noch. Dazu werde ich häufig in meiner Eigenschaft als IHK-engagierter Unternehmer gefragt. Es gibt eine gesetzliche Regelung die heißt, dass ein Mensch der nach Deutschland kommt in der IT-Branche 85 000 Euro im Jahr verdienen muss, damit er hier rein kommt. Das ist schwierig umzusetzen, weil wir jüngere Absolventen suchen, die wir ausbilden können.
Beschaffung aktuell: Viele IT-Unternehmen gehen den Weg nach Osteuropa …
Heiler: Klar, das kann man machen. Wir als Heiler-Software sind aber weniger technologische Entwickler. Wir entwickeln vor allem Software, deren Anforderungen und Funktionalitäten aus den Unternehmensprozessen heraus entstehen. Deswegen ist es wichtig, dass unsere Entwickler eine sehr enge Beziehung zu den Kunden und deren Prozesse haben. Die räumliche Nähe und der persönliche Kontakt sind dabei wichtig.
Sie bekommen heute in Osteuropa oder auch in Asien sehr gute Softwarequalität, was jedoch die Qualität der Prozessunterstützung anbelangt sind wir davon überzeugt, dass hier nur die enge Kooperation mit unseren Kunden vor Ort zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil führt.
Beschaffung aktuell: Welches sind Ihre Ziele für die nächsten Jahre?
Heiler: Wenn ich das mal wirtschaftlich formulieren darf: Wir wollen pro Jahr mit 30 bis 50 Prozent wachsen. Das schaffen wir auch! Denn der Markt, für das was wir tun, ist exzellent. Heiler ist definitiv auf Wachstumskurs. Wir haben gerade in den vergangenen zwölf Monaten, vor allem in Vertrieb, in unser Consulting und in die Produktentwicklung sehr viel investiert. 2006 betrug unser Wachstum über 50 Prozent. Unser Auslandsanteil ist jetzt schon bei etwa 50 Prozent. Wir werden wahrscheinlich in diesem Jahr zum ersten Mal im Ausland stärker sein. Damit meine ich jetzt nicht nur USA sondern auch Europa. Unser klares Ziel: Wir wollen in den nächsten Jahren zu einem 40-Millionen-Unternehmen werden. In 2006/2007 werden wir voraussichtlich mit 110 Mitarbeitern einen Umsatz von etwa 10,5 Millionen Euro erreichen.
Beschaffung aktuell: Wer sind denn ihre Hauptmitbewerber?
Heiler: Wir haben viele und doch keine Wettbewerber. Je nachdem bei welchem Kunden wir sind. Man muss wissen, dass Heiler Software AG ein Komplettanbieter ist, d.h. unsere Lösung erstreckt sich von E-Procurement bis hin zum Produktinformationsmanagement und Brandmanagement. Alleine im Print-Publishing-Umfeld gibt es sehr viele Serviceunternehmen, die ihre Services, teilweise auch Produkte ins Rennen führen und da auch exzellentes Know-how haben. Auf der anderen Seite existieren Unternehmen, die sehr stark im Datenbankgeschäft sind. Auch Microsoft, SAP und IBM haben eigene Lösungen für das Datenmanagement. Da gibt es teilweise auch Überlappungen. Aber diese Kombination aus Produkt-Informations-Management und Produkt-Kommunikations-Management, so wie wir das für Lieferanten sehen, das haben wir bisher nirgendwo im Markt gesehen.
Gleichzeitig bieten wir unseren Kunden an, diese Plattformen in unsere Komplettbetreuung zu übernehmen. Hier sehen wir ebenfalls einen stark wachsenden Markt.
Beschaffung aktuell: Wie sieht der Einkauf in zehn Jahren aus?
Heiler: Wir werden eine komplette Automatisierung der elektronischen Beschaffungswege haben. Sowohl die Lieferantenauswahl als auch die Lieferantenverhandlungen, vor allem aber die transaktionelle Abwicklung wird ausschließlich über das Internet laufen. Wir erleben das heute schon im Business-to-Consumer-Bereich. Wer hätte vermutet, dass man ohne den persönlichen Kontakt langjährige Geschäftsbeziehungen entwickeln kann? Nehmen Sie Amazon. Man kann dort nicht einfach anrufen und sagen, ich möchte mal gerne mit jemand sprechen und gucken wo mein Buch ist. Es geht alles über das Internet. Es ist ein sehr standardisiertes Verfahren. Aber dieses Unternehmen Amazon hat es meiner Meinung nach geschafft, extrem gut auch über das Internet zu kommunizieren. So wird auch der Einkauf amazonisiert. Das heißt, Beschaffen wird zu einem Vorgang, den man an jedem Ort der Welt, zu jedem Zeitpunkt und ohne eine persönliche Kommunikation vornehmen kann.
Dabei werden die Beschaffungsszenarien sehr viel intelligenter werden. Wir werden immer mehr Produkte sehen, die wir konfigurieren können. Das wird ein ganz großer Trend sein. Daran werden sich wirklich effiziente Beschaffungslösungen messen lassen müssen.
Beschaffung aktuell: Herr Heiler, vielen Dank für dieses Gespräch.
In den USA werden die Procurement-Systeme von den Lieferanten zur Verfügung gestellt. Während wir in Europa feststellen, dass sie von den beschaffenden Unternehmen aufgebaut werden und diese die Arbeit ihrer Lieferanten übernommen haben.
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