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Der Trend geht zuTeamarbeit undMobil Office

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Wenn Experten heute über das „Büro der Zukunft“ streiten, sind sie sich zunächst in einem Punkt einig: Die bisherigen Fixpunkte starre Arbeitszeiten, fester Ort und zentrale Unternehmensstruktur werden nach und nach an Bedeutung verlieren. Wie wohl nie zuvor dürfte die Büroarbeit dank der neuen Kommunikations- und Informationstechnologien neue Formen annehmen.

Eines allerdings wird man vergeblich suchen: ein einheitliches Erscheinungsbild. Das Büro schlechthin gibt es nicht mehr, statt dessen erwarten uns die verschiedensten Arbeits- und Organisationsformen. Fachleute sprechen in diesem Zusammenhang von dynamischen, aufgaben- und nutzerspezifischen Bürowelten, von denen vor allem eines verlangt wird: Sie sollen die Kreativität fördern und zu Innovationen anregen.

Was sich im Büro künftig abspielen könnte, skizzierte kürzlich Prof. Hans-Jörg Bullinger, der Leiter des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart. Er leitete die Präsentation seiner Bürokonzepte des 21. Jahrhunderts mit folgendem Szenario ein: „Die wöchentliche Strategiebesprechung: 22 Mitarbeiter der Exportabteilung treffen sich im Konferenzraum. Drei Stunden später: Die große Runde löst sich in kleine Projektteams auf. Mit wenigen Handgriffen werden Wände verschoben, und der Konferenzraum verwandelt sich in kleinere Gruppenräume. Am Nachmittag hat sich das Szenario noch einmal verändert: Ein Teil der Mitarbeiter ist wieder nach Hause gefahren und arbeitet vom heimischen Telearbeitsplatz aus. Die anderen haben aus den Teamräumen mittlerweile voll funktionstüchtige Einzelbüros gemacht, in denen sie konzentriert arbeiten können.“
Obwohl Bullinger diese Vision für das 21. Jahrhundert formulierte, könnten Interessenten ihre Büroräume schon heute in der von ihm geschilderten Form einrichten. Die deutschen Büromöbelhersteller haben bereits Einrichtungssysteme entwickelt, die alle Elemente zur Verfügung stellen, die für dieses Konferenzraum-Teamoffice-Einzelbüro-Konzept gebraucht werden.
Allerdings gibt es ernstzunehmende Einwände gegen dieses Szenario. Wer seine Mitarbeiter wie Nomaden durch das Büro ziehen läßt, nimmt ihnen eine wichtige Voraussetzung für kreatives und effizientes Schaffen: die Privacy. Seit Jahren betonen Experten immer wieder, wie wichtig diese Privatheit am Arbeitsplatz Büro ist.
Ein „Multi Office“ für die Projektwerkstatt Büro
So ist also noch längst nicht klar, welche Formen der Büroarbeit sich durchsetzen werden. Zur Zeit spricht viel für das „Multi Office“, in das zum Beispiel die Münchener Unternehmensberaterin Birgit Hungenberg die moderne Büroarbeit verlegt. Es handelt sich dabei um ein Konzept, das dem Bullingers ähnelt, die zeitlichen Intervalle für den Wechsel aber nicht so eng setzt. Die Fachfrau für Büroeinrichtung und -gestaltung erklärt das nächste Jahrzehnt zum „Zeitalter der Projektwerkstatt“, in der mit mobilen Arbeitsplätzen auf wechselnde Anforderungen reagiert wird. An die Stelle der starr verketteten, durchgängig elektrifizierten Arbeitsplätze treten dann leicht roll- bzw. verschiebbare und einzeln elektrifizierte Tische.
Die Projektwerkstatt darf nicht durch feste Wände beeinträchtigt werden; mobile, raumbildende Wand- bzw. Stellwandsysteme gliedern die Flächen nach Bedarf immer wieder einmal neu – ohne zeit- und kostenaufwendige Montagearbeiten.
Für Birgit Hungenberg sind mobile Arbeitsplätze und Büroräume die Antwort der Bürogestalter auf neue Arbeitsmethoden und völlig veränderte Bürokonzepte. Doch dabei betont sie eine unabdingbare Notwendigkeit: Auch die mobilen Arbeitsplätze müssen ergonomisch und funktional sein, sie haben den aktuellen Gesetzen, Normen und Sicherheitsregeln zu entsprechen.
Das Büro der Zukunft hat viele Gesichter
Neben diesem Mobil oder Multi Office werden zur Zeit vor allem die folgenden Erscheinungsformen künftiger Bürowelten diskutiert:
Telearbeit: Fest oder freiberuflich beschäftigte Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben – permanent oder alternierend – von zu Hause aus. In ihrem Home Office sind sie per Telekommunikation (online) mit ihrem Unternehmen bzw. Auftraggeber verbunden. Trotz optimistischer Prognosen ist diese Form der Büroarbeit in Deutschland noch relativ wenig verbreitet. Durchgesetzt hat sie sich allerdings bei Außendienstmitarbeitern, die dank der neuen Techniken effizienter arbeiten können.
Das Nachbarschaftsbüro folgt den Möglichkeiten der Telearbeit. Dabei handelt es sich um eine Bürogemeinschaft verschiedener Unternehmen, die hier ihren Mitarbeitern die Möglichkeit schaffen, in Wohnortnähe zu arbeiten. Dagegen ist das Satellitenbüro eine Filiale nur eines Unternehmens in Wohnortnähe der Mitarbeiter.
Immer häufiger spricht man von Desk Sharing. Alternierende Telearbeiter, die in der Regel ja nur noch an ein bis zwei Tagen in der Woche in die Firma kommen, arbeiten nicht mehr an ihrem angestammten Schreibtisch, sondern erhalten jeweils einen anderen Arbeitsplatz zugewiesen. Angeblicher Vorteil: Kostenersparnis. Doch Modellrechnungen weisen nach: Wenn Suche und „Einrichten“ des Arbeitsplatzes täglich nur 20 Minuten dauern, entstehen höhere Kosten als die vermeintlich eingesparten.
Hinter dem Begriff Nomad Office verbirgt sich die Idealvorstellung des nicht an einen bestimmten Ort gebundenen Büros, das im wesentlichen aus Handy und Laptop (mit Internet-Anschluß) besteht. Es dürfte sich in der Praxis nur in den seltensten Fällen realisieren lassen. Zu den immer häufiger genannten künftigen Büroformen zählt das virtuelle Büro. Als virtuelle Unternehmen werden temporäre, standortübergreifende Kooperationen bezeichnet. Sie erfüllen, per Telekommunikation miteinander verbunden, die ihnen gestellten Aufgaben an verschiedenen Orten (in einem „virtuellen“ Büro).
Auch beim fraktalen Büro handelt es sich um eine nur schwer vorstellbare Form der Büroarbeit. Hier geht man von Büroeinheiten eines Unternehmens aus, die sich selbst organisieren. Sie sollen weitgehend selbständig arbeiten und handeln unternehmerisch. Der Begriff „frakta“” kommt aus der Chaosforschung.
Neue, bereits praktizierte Büroformen
Diesen eher in die Zukunft gerichteten „Büros“ stehen jene neueren Arbeitsformen gegenüber, die in der Realität bereits praktiziert werden:
Im Kombi-Büro hat jeder Mitarbeiter ein – relativ kleines – Einzelzimmer, in dem er hinter einer Glaswand arbeitet. In einem „Allraum“ befinden sich Bürogeräte, Besprechungsplätze, Pausenzonen usw. Das Kombibüro läßt sich optimal nur in neu errichteten Bürogebäuden realisieren.
Unter Raum-in-Raum-Systemen versteht man Einrichtungsprogramme, mit denen sich große Flächen in Neubauten und in sanierten Großraumbüros den Arbeitsabläufen entsprechend gliedern lassen. Sitz-Steh-Arbeitsplätze werden vor allem von Arbeitsmedizinern gefordert. Denn diese sekundenschnell in der Höhe verstellbaren Büro-Arbeitstische ermöglichen während der Büroarbeit abwechselndes Sitzen und Stehen, was ergonomisch vorbildlich und gesund ist. Daß sich flexible Tätigkeit nach und nach durchsetzt, belegt auch die Vorbereitung einer speziellen DIN-Norm für Sitz-Steh-Arbeitsplätze.
Eine Büroform mit Zukunft sind die Call Center. Diese Einrichtungen für den Telefonservice betreiben Unternehmen selbst, oder sie werden Dienstleistern angeboten. Es handelt sich unter anderem um Service- oder Bestell-Hotlines, Telefonberatung, Produktinformationen, Betreuung von Werbekampagnen.
Wie auch immer die Büroarbeit konzipiert und organisiert wird: Jetzt und in der überschaubaren Zukunft spielt das Quality-Office eine wichtige Rolle. Es ist ein Büro, das praxisorientiert alle Anforderungen in bezug auf Arbeitsabläufe, Ergonomie, Flexibilität, Produktivität, Effizienz, Kommunikation erfüllt. Daneben kommen in ihm auch ästhetische Ansprüche nicht zu kurz, die von gutem Design (form follows function) bis zur Integration in die Corporate Identity des Unternehmens reichen.
Alles in allem: Gefragt sind angesichts der großen Veränderungen in der Bürowelt mehr denn je professionelle Problemlösungskonzepte, wie sie nur erfahrene Einrichter bieten können. Die große Stärke der deutschen Büromöbelindustrie besteht gerade darin, zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort genau die Möbel zur Verfügung zu stellen, die wirklich gebraucht werden.
Ihre mittelständische Struktur ermöglicht es den Anbietern, auf die verschiedensten Formen und Ausprägungen des Büros optimal und schnell zu reagieren. Zusammen mit dem qualifizierten Fachhandel richten die deutschen Hersteller seit Jahren mit großer Kompetenz Großraum- und Einzelbüros, Teambüros, Kombibüros, das Office at home und vieles mehr ein. Und sie haben zum richtigen Zeitpunkt auf neue Arbeitsformen wie Telearbeit, Desk Sharing, Sitz-Steh-Arbeit, Call Center und ganz besonders auf das Mobil Office reagiert. Welche Büroformen sich auch durchsetzen werden, Beschaffungsprobleme wird es dabei nicht geben.
Hans-Joachim Weimann
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