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Gewinner des ISM-Awards: Altana vernetzt Einkaufswelten

Gewinner des ISM-Awards „Business Network“: Altana
Dezentrale Daten, zentrale Intelligenz: Altana vernetzt Einkaufswelten

Dezentrale Daten, zentrale Intelligenz: Altana vernetzt Einkaufswelten
Jörg Mahn, Chief Sourcing Officer, Stefan Franke, Head of Procurement Excellence, und Timo Scheller, Senior Project Manager Procurement Excellence, Altana. Bild: Altana
Die Einkaufsabteilung von Altana, einem Spezialchemieunternehmen, stand vor der Herausforderung jede einzelne Beschaffungsaktivität ihrer weltweiten Einheiten in vielen manuellen und zeitaufwändigen Prozessen konsolidieren zu müssen. Empower, eine KI-unterstützte Plattform, änderte dies. Wir sprachen vor Ort mit den Machern des Projekts im Einkauf.

Das Gespräch führte Sabine Schulz-Rohde, Beschaffung aktuell.

Beschaffung aktuell: Herzlichen Glückwunsch zu dem ISM-Award: Business Network. Sie haben mit Empower eine hochmoderne Datenplattform entwickelt, heißt es in der Laudatio. Wie sind Sie darauf gekommen?

Stefan Franke: Vielen Dank. EMPOWER ist nicht nur ein Tool, es ist das Herzstück unserer Vision für einen digital transformierten Einkauf. Diese ruht im Wesentlichen auf drei Säulen: Kultur, Technologie und Agilität.

Wir wollen eine Einkaufskultur fördern, die datenbasierte Einsichten als entscheidenden Wegweiser für unser Handeln sieht. Uns geht es darum, digitale Lösungen zu nutzen, die unsere Entscheidungen schärfen, fundierter und zukunftsorientierter machen. Technologie ist der Schlüssel zu dieser Transformation

Ganz wichtig ist dabei: Die Technologie muss klug eingesetzt werden. Deshalb streben wir an, unsere Datenprozesse so weit wie möglich zu automatisieren. Das minimiert Fehler und schafft neue Freiräume für unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, um die Wertschöpfung im Einkauf zu erhöhen.

Die dritte Säule, Agilität, ist in unserer schnelllebigen Welt unverzichtbar. Wir haben gelernt, dass die Nutzung vielfältiger Tools hilfreich sein kann, aber teilweise zu einem Netz aus manuellen Prozessen und Systembrüchen führen kann. Mit Empower als zentralen Data-Hub wollen wir das ändern und alle unsere Datenströme vereinen. Das dahinter liegende Datenmodell ist agil und ermöglicht uns, schnell auf neue Datenanforderungen zu reagieren und eine harmonische Datenlandschaft zu schaffen.

Was war die Ausgangslage für Ihr Projekt?

Franke: Die Entwicklung von Empower entsprang einer Reihe spezifischer, unternehmensinterner Herausforderungen. Als dezentrales Unternehmen, das seine Daten über eine Vielzahl verschiedener ERP-Systeme verteilt hatte, standen wir vor der Herausforderung, dass es keine zentralen Stammdaten gab. Die wir im Einkauf aber benötigen, um Synergien zu erkennen und zu nutzen. Genau hier setzt Empower an: „Empower soll Altana zeigen, was Altana eigentlich weiß“. Empower ermöglicht es uns, nicht nur unsere Daten aufzurufen, sondern unser kollektives Wissen zu bündeln und zu nutzen. Zudem wurde das Projekt maßgeblich von Nachhaltigkeitsaspekten geprägt. Empower uns unterstützt durch ein effektives Datenmanagement und erweiterte Analysefähigkeiten, die Anforderungen des deutschen Lieferkettengesetzes zu erfüllen.

Welche Daten können Sie für die Plattform nutzen?

Franke: Zunächst einmal bilden die klassischen ERP-Einkaufsdaten wie Rohstoffe, Lieferanten, Kategorien sowie Preise und Mengen unser „Data-Backbone“. Auf diesem Fundament haben wir zentrale Stammdaten geschaffen. Sie ermöglichen es uns, eine solide Datenbasis für analytische und strategische Einkaufsentscheidungen zu haben.

Doch wir gehen noch einen Schritt weiter. Wir können zusätzliche Daten mit unserem „Data-Backbone“ verlinken. Dazu zählen beispielsweise Länder- und Industrierisiken unserer Lieferanten, die für die Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LKSG) erforderlich sind.

Die Möglichkeiten zur Integration und Analyse von Daten sind bei Empower nahezu unbegrenzt. Wir können praktisch jede Art von Daten einbeziehen, die für unsere Einkaufsaktivitäten und Geschäftsstrategien relevant sind. Die Plattform ist so konzipiert, dass sie flexibel und erweiterbar ist, um mit den sich ständig ändernden Anforderungen unseres Unternehmens Schritt zu halten.

Timo Scheller: Viele wichtige Daten und Informationen werden insbesondere aus externen Datenquellen integriert. Unsere Herausforderung besteht darin, diese externen Daten mit unseren internen Daten zu verlinken und dem Einkäufer oder der Einkäuferin in einem Tool eine übersichtliche Darstellung zu bieten.

So müssen wir beispielsweise oft qualitative und quantitative Daten miteinander kombinieren: Welches Einkaufsvolumen haben wir bei Lieferanten, welche ein spezifisches Risiko aufweisen?

Kommen wir zu Empower. Was kann das System?

Franke: Empower dient als zentraler Data-Hub, der alle Datenströme bündelt. Dafür verbindet das System eine Graphdatenbank mit einer Data Factory. Die Graphdatenbank speichert Daten sowie deren Verbindungen, was die Analyse komplexer Beziehungen vereinfacht und uns die Möglichkeit bietet, unser Datenmodel schnell an unsere Anforderungen anzupassen. Die Data Factory hingegen kümmert sich um Datenimporte, -exporte und Transformationen, von Dashboards bis zu Predictive Analytics. Ein Beispiel ist unser neuronales Netz zur Preisvorhersage, das vielversprechende Ergebnisse liefert. Wir sind jedoch umsichtig und berücksichtigen die Grenzen maschineller Vorhersagen, da diese auf historischen Daten basieren und aktuelle Ereignisse nicht immer abbilden können. Momentan testen wir den Algorithmus intensiv.

Können Sie uns etwas zur Graphdatenbank sagen? Wie sind Sie darauf gekommen?

Franke: Da ich seit Jahren im Bereich der digitalen Transformation arbeite, habe ich bereits einige System im Einsatz gesehen. Die Entscheidung für eine Graphdatenbank war eine strategische, um den dynamischen und komplexen Anforderungen unserer Datenarchitektur gerecht zu werden. Sie eignen sich für Szenarien, in denen Daten und deren Beziehungen sich kontinuierlich ändern oder erweitern, ähnlich wie in sozialen Netzwerken. In solchen Umgebungen sind traditionelle tabellenbasierte Datenbanken oft nicht effizient.

Vereinfacht kann man sich eine Graphdatenbank wie eine Mindmap vorstellen, in welcher verschiedene Datenpunkte, wie Lieferanten und ihre Rohstoffe, Bestellungen usw., miteinander verbunden sind.

Das Arbeiten mit einer Graphdatenbank erlaubt uns, Abfragen von jedem Punkt im Netzwerk aus zu starten. Ein Klick auf den Knoten „Rohstoff“ kann beispielsweise sofort eine Baumstruktur mit allen zugehörigen Lieferanten und verknüpften Informationen aufzeigen. So können wir schnell und effizient Daten abrufen und analysieren, was für ein agiles und reaktionsfähiges Einkaufsmanagement unerlässlich ist.

Verliert man bei so vielen Informationen nicht den Überblick?

Franke: Die komplexe Graphstruktur unserer Datenbank bleibt für den Endnutzer im Frontend unsichtbar. Stattdessen haben wir eine benutzerfreundliche, explorative Web-Frontend-Oberfläche entwickelt, die an die intuitive Navigation von Plattformen wie Amazon erinnert. Diese ermöglicht es den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, mit Leichtigkeit durch relevante Informationen zu surfen. Zur Aggregation dieser vielen Daten, setzen wir in einem nächsten Schritt ein Reportingsystem auf Empower auf, um unseren Usern maßgeschneiderte Dashboards für aggregierte Analysen anzubieten. Hier benutzen wir die SAP Analytics Cloud Technologie, welche problemlos mit Empower zusammenarbeitet und Teil unserer Gesamtunternehmensstrategie ist.

Welcher Schulungsaufwand ist erforderlich, um das Tool zu nutzen?

Scheller: Die Benutzeroberfläche ist so intuitiv gestaltet, dass sie von jedem schnell verstanden wird. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass eine einstündige Schulung ausreicht, um die grundlegenden Funktionen des Tools zu verstehen und zu erlernen, wie man es für den täglichen Gebrauch einsetzt.

Allerdings bietet Empower schon jetzt eine beeindruckende Tiefe und Breite an Informationen, die durch die Integration von zahlreichen externen Datenquellen mit unseren internen Daten erst möglich wurde. Es ist daher verständlich, dass es etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, um das volle Potenzial, welches Empower bietet, vollständig zu erfassen und zu nutzen. Wir unterstützen unsere Nutzer und Nutzerinnen aktiv dabei, sich dieses Wissen anzueignen, damit sie die Entscheidungsfindung im Unternehmen mit den besten verfügbaren Informationen bereichern können.

Wie stellen Sie die Qualität Ihrer Daten sicher?

Franke: Wir arbeiten aktuell daran, den Datenimport aus unserer vielfältigen Datenlandschaft vollständig zu automatisiert. Dabei nutzen wir alle technischen Möglichkeiten unseres neuen Systems, um die Datenqualität dauerhaft signifikant zu verbessern.

Empower ist so konzipiert, dass es automatisch Inkonsistenzen beim Import neuer Daten erkennt. Wir haben zudem robuste Datenqualitätschecks implementiert, die nicht nur Abweichungen aufdecken, sondern uns auch ermöglichen, diese zeitnah zu korrigieren.

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die von uns forcierte „Open-Data Culture“ im Einkauf. Da unsere Nutzer und Nutzerinnen vollen Zugriff auf unsere Daten haben, sind sie in der Lage, frühzeitig Fehler zu identifizieren, was enorm zur Datenintegrität beiträgt. Wir sind der Überzeugung, eine exzellente Datenqualität stellt eine gemeinschaftliche Aufgabe des gesamten Einkaufsnetzwerks dar. Oder kurz: Kultur schafft Datenqualität.

Herr Scheller, Sie sind für die Rohstofftransformation bei Altana verantwortlich. Was bedeutet das?

Scheller: Als Projektleiter für unsere Rohstofftransformation geht es um Themen wie den CO2-Ausstoß und andere Nachhaltigkeitsaspekte unserer Rohmaterialien. Dabei handelt es sich um Angelegenheiten, die nicht ausschließlich den Einkauf betreffen, sondern immer Schnittstellen zu anderen Bereichen haben.

Wir integrieren CO2 immer stärker in unsere Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten. Mit dem klaren Ziel, unsere Produkte umweltfreundlicher zu gestalten. In einem anderen Bereich sind auch soziale Aspekte der Nachhaltigkeit relevant, die mit dem Personalwesen (HR) und anderen Kollegen und Kolleginnen zusammenhängen.

In allen Bereichen entstehen Daten, die wir handhaben müssen. Einerseits müssen wir den Einkäufern und Einkäuferinnen Informationen zur Verfügung stellen, wenn sie sich mit ihren Lieferanten treffen, beispielsweise in Bezug auf soziale Risikobewertungen oder Umweltthemen. Zum anderen müssen wir zunehmend externe Berichte erstellen, in denen wir einen Gesamtüberblick über unsere vier Divisionen benötigen. In diesem Zusammenhang bietet die Verwaltung aller Daten in einer einzigen Datenbank den Vorteil, dass Berichte einfacher erstellt werden können. Gleichzeitig ermöglicht sie, einen umfassenden Überblick über Lieferanten, ohne zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln zu müssen.

Wie hoch ist die Akzeptanz der Nachhaltigkeitsthemen bei den Einkäufern und Einkäuferinnen?

Scheller: Das Rollenverständnis strategischer Einkäufer und Einkäuferinnen hat sich verändert. Neben Preis, Qualität und Verfügbarkeit sind insbesondere auch Themen wie Nachhaltigkeit und Innovation, sowohl in ökologischer als auch sozialer Hinsicht, in die Lieferantenbewertung und damit auch in die Lieferantengespräche maßgeblich. Besonders im Hinblick auf Umweltaspekte wie CO2 beschäftigen sich viele Kollegen und Kolleginnen auch privat mit dem Thema. Und Sie sind stolz, wenn sie ihren Freunden sowie Freundinnen und der Familie erzählen können: „Ich arbeite in einem Chemieunternehmen im Einkauf, und wir setzen uns intensiv mit Nachhaltigkeitsaspekten auseinander.“

Können Sie etwas über Ihre Nachhaltigkeitsbemühungen und Pläne in diesem Bereich erzählen?

Jörg Mahn: Unser erster Fokus liegt darauf, Transparenz hinsichtlich des aktuellen Status zu schaffen, was bereits eine komplexe Aufgabe darstellt. Dabei müssen wir zahlreiche Kriterien berücksichtigen, die teilweise miteinander konkurrieren und uns vor die Herausforderung stellen, was Nachhaltigkeit genau bedeutet. Denn es geht nicht nur um die Reduktion von CO2-Emissionen. Wir müssen auch andere Aspekte der Nachhaltigkeit wie den Einsatz biobasierter Rohstoffe und deren Auswirkungen auf Umwelt und Biodiversität berücksichtigen. Dies erfordert eine sorgfältige Abwägung, um sicherzustellen, dass unsere Nachhaltigkeitsbemühungen nicht ungewollte negative Auswirkungen haben.

Die Zusammenarbeit zwischen unserer Forschung und Entwicklung (R&D) und dem Einkauf wird entscheidend sein, um Wege zur Senkung des CO2-Gehalts in unseren Rohstoffen zu finden und gleichzeitig andere Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen. Dies kann durch Materialsubstitution, innovative Ideen von unseren Lieferanten und die Nutzung erneuerbarer Energiequellen in deren Produktion erreicht werden.

Um realistische und valide Reduktionsziele festzulegen, müssen wir unsere gesamte Rohstoffbasis gründlich analysieren und sicherstellen, dass unsere Ziele im Einklang mit den tatsächlichen Möglichkeiten stehen. Dies erfordert eine präzise Bottom-up-Kalkulation.

Da kommt eine große Welle auf Sie zu. Obwohl Sie sich am unteren Ende der Lieferkette befinden, haben Sie dennoch erheblichen Einfluss auf eine Vielzahl von Endprodukten.

Mahn: Unternehmen wenden sich zunehmend an uns und fordern Informationen über den CO2-Fußabdruck unserer Produkte an. Dies setzt eine komplexe Informationskette in Gang. Unsere Verpflichtung, erstmals ab 2025 einen umfassenden Bericht zur CO2-Reduktion und Nachhaltigkeit mit konkreten Zahlen und Daten vorzulegen, unterliegt strengen Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer und daran werden wir auch gemessen. Grundsätzlich liegt unser Hauptaugenmerk darauf, Verbesserungen herbeizuführen, sei es durch die Senkung des CO2-Ausstoßes oder die Gewährleistung fairer Arbeitsbedingungen.

Wie sind Sie bei der Entwicklung von Empower vorgegangen? Was waren die größten Herausforderungen?

Franke: Bei komplexen Datenprojekten wie Empower, in denen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entscheidend sind, hat sich ein agiles Projektmanagement bewährt.

Um das Risiko zu minimieren und dennoch schnell Erkenntnisse zu gewinnen, haben wir mit einem Proof of Concept (POC) und einem überschaubaren Budget begonnen. Wir haben dabei erkannt, dass Standardlösungen nicht zu unseren spezifischen Prozessen passen.

Für die Umsetzung unseres Minimum Viable Product (MVP) wählten wir das Beratungsunternehmen Prodyna – ein Unternehmen mit ausgewiesener Expertise in dieser Technologie. Das Projekt haben wir innerhalb von nur 12 Wochen abgeschlossen. Zudem konnten wir Microsoft als Partner für das Projekt gewinnen.

Ich möchte jedoch nicht verschweigen, dass eine der größten Herausforderungen in der Vorbereitung der Entwicklung liegt. Hier muss die Koordination zwischen den Technikteams und unseren Fachexperten und -expertinnen Hand in Hand gehen.

Bei der agilen Eigenentwicklung sprechen wir täglich über Fortschritte aber auch Herausforderungen. Alle zwei Wochen wird zudem ein konkretes Ergebnis präsentiert. Dies fördert eine aktive Kommunikation und Transparenz, welche bei einem herkömmlichen Lastenheft so nicht möglich gewesen wäre.

Scheller: Entscheidend ist die klare Kommunikation mit den Benutzern und Benutzerinnen, insbesondere bei der Verwendung agiler Ansätze. Es ist wichtig, ihnen zu vermitteln, dass das Tool in kleinen Schritten entwickelt wird und nicht im ersten Durchlauf vollständig abgeschlossen ist. So bleiben Benutzer und Benutzerinnen motiviert und unterstützen den Entwicklungsprozess.

Ist ALTANA mit der Plattform resilienter geworden?

Franke: Ja, mit Empower hat Altana definitiv an Resilienz gewonnen. Als dezentrales Unternehmen, in dem einzelne Standorte manchmal nicht mehr als 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zählen, ist der direkte Zugriff auf unser Portfolio mit über 17.000 Lieferanten und mehr als 40.000 Rohstoffen entscheidend. Empower hat die Hürden des Datenzugangs eliminiert und dadurch die inhärente Resilienz von Altana maßgeblich gefestigt. Diesen Ansatz wollen wir besonders im Bereich der Nachhaltigkeit nutzen: Datentransparenz kann die schnelle und effiziente Integration nachhaltiger Rohstoffe in unsere Produkte deutlich steigern, was unsere Position in einem umweltbewussten Markt stärkt und unsere Anpassungsfähigkeit an künftige Herausforderungen erhöht.

Scheller: Bisher funktioniert Empower unidirektional: Daten werden zentralisiert zur Verfügung gestellt und können von den Benutzern und Benutzerinnen abgerufen und in ihren Arbeitsalltag integrieren werden. Die wahre Stärke einer resilienten Organisation zeigt sich jedoch in der Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Kommunikation in alle Richtungen zu ermöglichen.

In der nächsten Entwicklungsphase wird Empower zu einer bidirektionalen Plattform ausgebaut. Das bedeutet, Informationen fließen nicht nur von einer zentralen Quelle zu Nutzern und Nutzerinnen, sondern diese werden ebenfalls in der Lage sein, entscheidende Informationen zeitnah ins Netzwerk einzuspeisen. Dazu gehören zum Beispiel Force-Majeure-Meldungen oder Informationen über Lieferausfälle. Diese Art der Echtzeitkommunikation wird Altana einen weiteren großen Schritt nach vorne bringen, indem sie die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens in einer dynamischen Marktumgebung erhöht.

Was sind die nächsten Schritte?

Mahn: Für die erfolgreiche digitale Transformation des Altana Einkaufsnetzwerks ist eine nahtlose Integration in unsere Organisationsstruktur entscheidend. Es geht dabei nicht nur darum, Informationen zur Verfügung zu stellen, sondern insbesondere darum, unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aktiv in den Prozess zu integrieren. Wir streben danach, dass sie Mitgestalter und Mitgestalterinnen der digitalen Möglichkeiten sind. So gewährleisten wir, dass die Transformation von allen getragen und mit Leben gefüllt wird.

Hilft diese Plattform beim entscheidenden Schritt vom reinen Einkauf zum Wertebringer?

Franke: Absolut, diese Plattform ist weit mehr als nur ein Hilfsmittel für den Einkauf; sie ist ein entscheidender Faktor für die Transformation hin zu einem echten Wertebringer. Die Komplexität aktueller Herausforderungen übersteigt oft die Kapazitäten einzelner Personen – hier ermöglicht die Plattform eine Kollaboration, die essenziell ist. Auch angesichts wachsender regulatorischer Anforderungen bietet die Plattform eine unverzichtbare zentrale Lösung. Zudem unterstützt sie eine integrierte Strategie, die Kostenoptimierung, Resilienz und Nachhaltigkeit nicht nur adressiert, sondern sie zu Kernzielen unseres Handelns macht.

Mahn: Empower markiert einen entscheidenden Wendepunkt für unseren Einkauf – von einer reinen Beschaffungsfunktion hin zu einem echten Wertebringer. Früher waren es oft fehlende Informationen, die unsere Einkäufer und Einkäuferinnen daran hinderten, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Jetzt ist es unsere Priorität, sie zu befähigen, die Plattform effektiv zu nutzen. Viele der Daten, die jetzt leicht zugänglich sind, hätten schon früher genutzt werden können, um Mehrwert zu schaffen. Unsere Einkäufer und Einkäuferinnen wissen in vielen Fällen bereits, wie sie mit diesen Daten umgehen müssen. Für die neuen Möglichkeiten, die die Plattform und das erweiterte Wissen eröffnen, bieten wir jedoch zusätzliche Schulungen an. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder im Team versteht, wie man die Daten für maximale Vorteile nutzt und wie wir gemeinsam durch diese neue Transparenz und das vertiefte Verständnis einen echten Wert für das Unternehmen generieren können.

Franke: Im Einkauf müssen wir uns klarmachen, dass sich die Rolle des Einkäufers, der Einkäuferin zwar nicht grundlegend wandeln wird, sie jedoch durch neue regulatorische Bestimmungen und ein dynamisches Marktumfeld deutlich vielschichtiger gestaltet sein wird. Durch die digitale Transformation stellen wir das notwendige Werkzeug bereit, um den kommenden Herausforderungen erfolgreich begegnen zu können.


Im Gespräch mit

Stefan Franke, Head of Procurement Excellence, Altana

Timo Scheller, Senior Project Manager Procurement Excellence, Altana

Jörg Mahn, Chief Sourcing Officer, Altana


Altana Empower

Altana, ein weltweit führendes Unternehmen der Spezialchemie, hat über 35 Einkaufsabteilungen mit 100 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in 15 Ländern. Um die Beschaffungsaktivitäten der einzelnen Rechtseinheiten zu konsolidieren und analysieren, entwickelte Altana eine (Meta-)Plattform für Knowledge Engineering. Die erste Version von „Empower“ wurde 2022 fertig. Ziel war nicht nur die hundertprozentige Transparenz über alle Unternehmensausgaben, sondern – durch die Analyse der verfügbaren Daten – auch die Möglichkeit detaillierte Einblicke zu erhalten. Die zweite Version soll KI-Algorithmen integrieren.

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