Die Flotte hüten

Sie heißen Flottenmanager, Fuhrparkleiter, Fuhrparkverwalter oder Disponent Fahrzeugpool. Bei Transportunternehmen sind sie für die Lkw-Flotte verantwortlich. Neben vielen PS bringt dies auch viele Rechtspflichten mit sich, die sich aus der sogenannten Halterhaftung ergeben. Halter ist, wer ein Kraftfahrzeug für eigene Rechnung in Gebrauch hat und die entsprechende Verfügungsgewalt darüber besitzt. Bei firmeneigenen Pkw und Lkw ist das das Unternehmen, genauer die Unternehmensführung. Die Chefetage kann sich allerdings durch den Nachweis entlasten, die aus der Halterverantwortlichkeit folgenden Pflichten auf eine fachkundige Person übertragen zu haben – und tut das in der Regel auch. Der Delegierte kann ein Mitglied der Geschäftsführung sein, häufiger werden jedoch Beschäftigte des Unternehmens oder externe Dienstleister eingesetzt.

„Wird die Halterverantwortlichkeit nach unten auf einen Beschäftigten oder einen Dritten delegiert, liegt eine sogenannte vertikale Delegation vor“, erklärt Rechtsanwalt Sascha Kremer von der Pulheimer Kanzlei Login Partners. Die vertikale Delegation verlange eine konkrete Beschreibung der vom Delegierten wahrzunehmenden Aufgaben und zu beachtenden Pflichten, die erforderliche Fachkunde beim Delegierten selbst, eine sorgfältige Auswahl des Delegierten sowie seine pflichtgemäße Überwachung durch das Unternehmen. Fehlt es an einem der Elemente, scheitert die „Enthaftung“ des Unternehmens. Zwar muss die Delegation nicht zwingend schriftlich erfolgen. Jedem Fuhrparkmanager ist aber zu raten, die Eckpunkte der Delegation im Arbeitsvertrag oder separat in einer Aufgabenbeschreibung dokumentieren zu lassen. Und auch die Unternehmensleitung sollte aus Beweisgründen Interesse an einer Niederschrift der Delegationsschritte haben.

Die Pflichten des Fuhrparkmanagers im Hinblick auf die Fahrzeugflotte und auf die eingesetzten Fahrer benennt zum Beispiel § 31 Absatz 2 der Straßenverkehrszulassungsverordnung recht anschaulich: „Der Halter darf die Inbetriebnahme nicht anordnen oder zulassen, wenn ihm bekannt ist oder bekannt sein muss, dass der Führer nicht zur selbstständigen Leitung geeignet oder das Fahrzeug, der Zug, das Gespann, die Ladung oder die Besetzung nicht vorschriftsmäßig ist oder dass die Verkehrssicherheit des Fahrzeugs durch die Ladung oder die Besetzung leidet.“

Fährt also beispielsweise ein Fahrer für eine Spedition, obwohl er aktuell keine in Deutschland gültige Fahrerlaubnis für die entsprechende Fahrzeugklasse hat, kann auch der Fahrzeughalter zur Verantwortung gezogen werden. Besonders gefährlich ist ein zeitlich begrenztes Fahrverbot, das einem Fahrer privat, zum Beispiel aufgrund einer Geschwindigkeitsüberschreitung, auferlegt wird und von dem sein Arbeitgeber nichts erfährt. Denn der Fuhrparkchef macht sich strafbar, wenn er – auch nur fahrlässig – zulässt, dass jemand ein Firmenfahrzeug fährt, der keine Fahrerlaubnis hat oder gegen den ein Fahrverbot besteht. „Aufgrund dieser Unternehmerpflichten haben wir ein engmaschiges Monitoring durch Führerscheinkontrollen, um auch uns nicht bekannte Fahrverbote erkennen zu können, denn nicht jeder berichtet ein solches Ereignis freiwillig“, sagt Volker Pfeiffer, zuständiger Bereichsleiter für das Fuhrparkmanagement bei der Seifert Logistics Group in Ulm. Und Anwalt Kremer ergänzt: „Das Unternehmen muss das Original des Führerscheins prüfen und das Ergebnis dokumentieren, will es eine eigene Haftung vermeiden.“ Bei ausländischen Führerscheinen ist besondere Sorgfalt geboten.

Die regelmäßige Überprüfung der Betriebssicherheit eines jeden einzelnen Fahrzeuges ist eine der wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkleiters. Er muss für die notwendige Inspektion in der Fachwerkstatt sorgen und den ordnungsgemäßen Zustand der Reifen und der Bordelektronik im Blick haben. Auch für die Beschaffung von Neufahrzeugen samt Versicherungsschutz ist er in aller Regel verantwortlich. Warnwesten und ausreichendes Material zur Ladungssicherung in den Fahrzeugen fallen ebenfalls in seine Zuständigkeit, darüber hinaus die Mautgebühren sowie die Einhaltung von Unfallverhütungsvorschriften und besonderen Sicherheits- oder Hygienevorschriften. Selbst die Arbeitszeiten seiner Fahrer muss der Fuhrparkleiter kontrollieren. Bei Eintritt eines Schadens, zum Beispiel durch einen Verkehrsunfall, wird er auch noch zum Schadensmanager.

Moderne Telematiklösungen erleichtern die Fuhrparkverwaltung und die Disposition enorm. Tatsächliche Routen, Lenk- und Ruhezeiten oder der aktuelle Aufenthaltsort können so bequem abgerufen und kontrolliert werden. Hierbei handelt es sich aber nicht nur um unternehmensbezogene Daten, sondern auch um personenbezogene. Und da wird es heikel, was den Datenschutz angeht. „Für den Umgang mit personenbezogenen Daten gilt ein sogenanntes Verbot mit Erlaubnisvorbehalt: Er ist nur zulässig, wenn der Betroffene durch eine Einwilligung oder ein Gesetz die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten erlaubt“, so Kremer, der auch Fachanwalt für IT-Recht ist. Zwar dürfen Speditionen ihren Fuhrpark zur Warenverfolgung orten. Es muss aber sichergestellt werden, dass das Telematiksystem nur diejenigen Daten erfasst, die für betriebliche Zwecke erforderlich sind. Die Mitarbeiter des Transportunternehmens sind darüber zu informieren, welche Daten erfasst werden, welchem Zwecke diese dienen, wie und wie lange die Daten gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. Ein Missbrauch muss ausgeschlossen sein. Der Betriebsrat ist bei solchen Entscheidungen zu beteiligen. Fallen auch Gesundheitsdaten an, etwa wegen Zusatzeintragungen im Führerschein, sind diese besonders schutzbedürftig. Hier muss das Unternehmen entsprechend hohe Sicherheitsvorkehrungen gegen Missbrauch und Verlust treffen.

Wer nun als Firmenchef all diese Pflichten möglichst weit wegschieben möchte, der hat die Möglichkeit, das Fuhrparkmanagement outzusourcen. Vergibt der Unternehmer diese Dienstleistung extern, muss jedoch vertraglich genau festgelegt sein, welche Aufgaben und Pflichten der Fuhrparkprovider für das Unternehmen übernimmt und welche Fachkunde von ihm erwartet wird. Sonst bestehen Zweifel an der Wirksamkeit der Delegation, die zu Lasten des Unternehmers gehen könnten. „Zwingender Bestandteil des Vertrags mit dem Dienstleister ist auch die Einräumung von Überwachungsbefugnissen zugunsten des Unternehmens“, betont Rechtsanwalt Kremer. „Die Überwachung muss allerdings nicht zwingend durch Kontrollen vor Ort beim Dienstleister erfolgen, abhängig von Fachkunde und Erfahrung genügen hierfür gegebenenfalls auch regelmäßige Berichte des Dienstleisters über die von ihm getroffenen Maßnahmen und deren Wirksamkeit.“ Auch muss geklärt werden, wie der Beauftragte gegenüber den Beschäftigten des Unternehmens auftreten darf. Soll er weisungsbefugt sein, muss dies vertraglich geregelt sein. Anderenfalls muss der Vertrag festschreiben, wen der Dienstleister in solchen Fällen zu informieren hat. Auch Teilbereiche der Fuhrparkverwaltung können ausgegliedert werden, zum Beispiel das Tankkartenmanagement.