Automatisierte Beschaffung von IT-Dienstleistungen bei der LBBW

Dienstleistungen als Commodities

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Ein Projekt bei der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) hat bewiesen: Es ist möglich, Dienstleistungen wie Commodities über ein E-Procurement-System zu beschaffen. Die Abteilung IT-Purchasing der Landesbank ist dafür mit dem Innovationspreis 2008 des BME ausgezeichnet worden.

Oliver Staudenmayer, Projektleiter bei der LBBW www.lbbw.de

Die Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) verzeichnet seit einigen Jahren im Bereich der Beschaffung IT-bezogener Dienstleistungen eine stetige Zunahme der Beschaffungsvorgänge in Verbindung mit einer signifikanten Steigerung des Beschaffungsvolumens. Dies wurde im April 2006 im Rahmen des Projektes „Strategische Neuausrichtung des IT-Purchasing“ zum Anlass genommen, die Suche nach Automatisierungsmöglichkeiten der Beschaffung IT-bezogener Dienstleistungen zu forcieren. Dabei entstand im IT-Purchasing der LBBW eine (Software-)Lösung, die die Innovation im elektronischen Beschaffungswesen der vergangenen fünf Jahre darstellt und im November 2008 mit dem „BME-Innovationspreis“ ausgezeichnet wurde.
Die Ausgangssituation stellte sich so dar: Die seit Jahren stetig wachsende Dynamik im Bankenumfeld in Verbindung mit steigendem Ertragsdruck löst in der Bankenbranche einen zunehmenden Technologisierungsdruck aus. Dieser Druck äußert sich klassisch in der steigenden Automatisierung von Routinetätigkeiten, macht aber auch vor der Abbildung maximal komplexer Vorgänge und Berechnungen in allen Bereichen einer Bank nicht halt. Beides wirkt sich direkt auf die EDV der Finanzdienstleistungsbranche im Allgemeinen und der LBBW im Speziellen aus. Dieses sich in der IT entladende Spannungsfeld ist mit internen Mitarbeitern allein nicht zu leisten. Die LBBW verstärkt sich deshalb gezielt mit externen Ressourcen, die sowohl Know-how einbringen als auch interne Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten, um sich neuen, strategischen Aufgaben zu widmen. Dieser ständig steigende Bedarf an externer Unterstützungsleistung reflektierte sich direkt im Beschaffungsvolumen „IT-bezogener Dienst- leistung“. Allein von 2007 bis 2008 wird von einer Steigerung des Beschaffungsvolumens im IT-bezogenen Dienstleistungsumfeld um rund 40 Prozent ausgegangen. Das transaktionsbezogene Beschaffungsvolumen wird im gleichen Zeitraum um 20 Prozent zunehmen.
Betrachtet man darüber hinaus die bis vor Kurzem noch weitgehend manuelle Abwicklung der Beschaffungsvorgänge, lässt sich erahnen, wie ressourcenintensiv dieses Beschaffungsumfeld auf operativer Ebene ist. Zeit für die Wahrnehmung strategischer Aufgaben wie Warengruppenmanagement, Lieferantenmanagement oder Ähnliches blieb in diesem Umfeld kaum.
Von der Vision zur Lösung: Im Rahmen des Projektes „Strategische Neuausrichtung des IT-Purchasing“, das durch die Brainnet AG begleitet wurde, wurde in dem Teilprojekt „Optimierung operative Beschaffung“ auch die Auswahl und Implementierung einer E-Procurement-Software auf Basis optimierter Beschaffungsprozesse für Hardware und Software sowie für IT-bezogene Dienstleistungen durchgeführt. Hierbei fiel die Auswahl auf das E-Procurement-System wps der Wallmedien AG, Paderborn. Diese Lösung zeigte sich im Projektablauf als die geeignete Software zur Abbildung der komplexen und individuellen Beschaffungsprozesse der LBBW und verfügte – als einzige der betrachteten Lösungen – bereits zum damaligen Zeitpunkt über einen ersten Entwurf eines Moduls zur Abwicklung komplexer Dienstleistungsbeschaffungsvorgänge.
Parallel zur Einführung von wps für die Beschaffung von Hard- und Software hat die LBBW eine Marktstudie durchgeführt mit dem Ziel, eine katalogähnliche Lösung für das elektronische Vorhalten von Beraterprofilen unserer Dienstleistungslieferanten am Markt ausfindig zu machen. Nachdem diese Suche bei Katalog- und anderen Datenbankanbietern fruchtlos verlief, hatten wir die Idee, dass Personalvermittlungsagenturen täglich auf eine solche Datenbank zurückgreifen müssen, um den Bedarf an externen Beratern anforderungsgerecht befriedigen zu können. Erste Gespräche mit den Agenturen unseres Lieferantenportfolios waren davon geprägt, dass wir als Kunde und Interessent der Agenturdatenbank zunächst bei den jeweiligen Agenturen für das fachliche Verständnis für die durch die LBBW angestrebte Lösung werben mussten. Im Zuge dieses Auswahlprozesses fiel die Entscheidung auf die Reutax AG, Heidelberg, mit der die LBBW bereits seit vielen Jahren ein vertrauensvolles Kooperationsverhältnis pflegte und welche die einzige Agentur war, die aus eigenem Antrieb die von der LBBW vorgedachte Richtung im mittelfristigen Plan hatte. Das wurde zum damaligen Zeitpunkt bereits durch den Kauf des Marktplatzes „infutura“ durch die Reutax AG untermauert.
Dienstleister aktiv einbezogen
Die Ausweitung der Nutzung von wps auf die Beschaffung von IT-bezogenen Dienstleistungen mit der spe sollte in einer Stufe 2 im September 2008 erfolgen. Im weiteren Projektverlauf erarbeitete das IT-Purchasing die fachliche Spezifikation an die neu zu schaffende Softwarelösung. Wesentlicher Bestandteil der Erarbeitung der fachlichen Beschaffungsprozesse war die laufende Abstimmung der Ergebnisse mit einer Gruppe ausgewählter Bedarfsträger. Parallel wurden Zwischenergebnisse an die Lösungspartner Reutax und Wallmedien kommuniziert, um die Entwicklung der Lösung zu beschleunigen. Seit Jahresanfang wurden dazu intensive Gespräche mit den wesentlichen Dienstleistungslieferanten der LBBW geführt, um diese ebenfalls für die neue Dienstleistungsbeschaffungswelt der LBBW zu begeistern.
Im Mai 2008 wurde ein erster Prototyp der Anwendung auf den Systemen der Landesbank installiert. Eine intensive Testphase im IT-Purchasing der LBBW folgte im Anschluss, um ab Anfang Juli gemeinsam mit der Gruppe der von Projektbeginn involvierten Bedarfsträger die Fachtests durchführen zu können. Seit Ende September 2008 läuft das System der LBBW zur automatisierten Beschaffung von IT-bezogenen Dienstleistungen produktiv.
Die Innovation: Durch die Abwicklungsmöglichkeit der Dienstleistungsbeschaffung aus dem bestehenden E-Procurement-System der LBBW wps wurde eine wesentliche funktionale Lücke im elektronischen Beschaffungswesen geschlossen. Ein interner Bedarfsträger der Landesbank hat die Möglichkeit, seinen kompletten Beschaffungsbedarf wie Bleistift, Laptop, Server, Betriebssystem und Administrationsleistungen über ein und dasselbe System zu bestellen.
Die aktive Einbeziehung der Dienstleistungslieferanten ermöglicht es, direkt auf die Beratungsressourcen einzelner Partner zuzugreifen, diese zu reservieren, den Auswahlprozess zu dokumentieren und zu guter Letzt zu bestellen. Die Lieferanten pflegen in infutura die Lebensläufe der Berater, die sie der LBBW aktiv anbieten möchten, und halten die diesbezüglichen Informationen wie Verfügbarkeit und Skills der einzelnen Berater aktuell. Der Vorteil für den an infutura teilnehmenden Lieferanten liegt darin, dass er, entsprechend seiner Einstufung als stategischer (A-)Lieferant oder sonstiger (B-)Lieferant, an allen für ihn relevanten Anfragen der LBBW durch das Einstellen passender Beratungsressourcen automatisch teilnehmen kann.
Möchte ein Projektleiter der LBBW einen Berater über wps und infutura beauftragen, so kann er dies völlig ohne Einbezug des IT-Purchasing der LBBW tun, da er bei seiner Ressourcensuche nur auf die Beraterprofile der strategischen Lieferanten zugreifen kann. Findet er bei seiner Suche keine Ressource, die seinen Anforderungen genügt, wird seine Suchanfrage direkt an den zuständigen Einkäufer weitergeleitet. Dieser versucht nun, unter Berücksichtigung der erweiterten Einkaufsstrategie, die Bedarfsanforderungen über die sogenannten Challenger unter den sonstigen Lieferanten zu platzieren. Dieses kaskadierte Vorgehen ermöglicht die proaktive Implementierung der Einkaufsstrategie im Umfeld der IT-bezogenen Dienstleistungen.
Fazit ist, dass es aufgrund des immensen Engagements unseres IT-Purchasing und der kompetenten Unterstützung durch unsere Partner Reutax und Wallmedien gelungen ist, eine wesentliche Lücke im elektronischen Beschaffungswesen nachhaltig zu schließen. Der Projektablauf hat zuverlässig bewiesen: Es ist möglich, Dienstleistungen wie Commodities über ein E-Procurement-System zu beschaffen.
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