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Dienstwagen für alle

Rechtsfragen rund um das Firmenfahrzeug
Dienstwagen für alle

Die Fuhrparkpolitik der Unternehmen hat sich in den letzten Jahren gewandelt. Dienstwagen werden großzügiger vergeben und dienen auch der Mitarbeiterbindung und als Motivationsmaßnahme. Um die Vergabe und Rückgabe eines Dienstwagens ranken sich allerdings einige arbeitsrechtliche Probleme.

Der typische Kombi für den Vertriebler, der damit seine Kunden aufsucht und Waren, Muster oder Werbematerial transportiert. Der große dunkle Wagen aus Stuttgart, Ingolstadt oder München für den Abteilungsleiter im Innendienst, der vor allem aus Prestigegründen gewährt wird. Ob Arbeitsmittel oder Prestigeobjekt, der Dienstwagen spielt für die Mitarbeiter eine große Rolle. Unternehmen nehmen deshalb in der Regel eine Einstufung vor, welche Mitarbeiter überhaupt dienstwagenberechtigt sind und welcher Dienstwagenklasse sie zuzuordnen sind. Dabei sind die Regeln der Gleichbehandlung zu achten, damit es keinen Unmut in der Belegschaft gibt. „Unser Unternehmen achtet natürlich darauf, dass die dienstwagenberechtigten Mitarbeiter nach den gleichen Grundsätzen behandelt werden – beispielsweise hinsichtlich der Wahl der Ausstattung oder der Zuzahlungsberechnung“, sagt Antje Blume, Leiterin Finanzdienstleistungen Konzern bei der Jungheinrich AG. Lässt man dem Arbeitnehmer freie Hand bei der Auswahl des Fahrzeugs, sollte eine Preisgrenze festgelegt werden. Die vertraglichen Regelungen treffen Arbeitgeber und Arbeitnehmer entweder in einer Dienstwagenklausel im Arbeitsvertrag selbst oder in einem separaten Dienstwagenvertrag. Bei großen Unternehmen gibt es genaue Dienstwagenrichtlinien, die in den Arbeitsvertrag einbezogen werden.

Betriebskosten. In der Regel werden dem Mitarbeiter keine Kosten für die Pflege, Wartung und Reparatur des Fahrzeugs auferlegt (Full Service). Allerdings sollte spezifiziert werden, welche Punkte zur Pflege und Wartung zählen und welche Kosten auch bei einer Full-Service-Variante vom Mitarbeiter noch selbst getragen werden müssen.
Private Nutzung. Üblicherweise wird das Fahrzeug zur gemischten Nutzung überlassen, das heißt, dass auch Privatfahrten erlaubt sind. Sonst wäre noch nicht einmal die Fahrt zum Arbeitsplatz inbegriffen. Ob aber auch die Urlaubsfahrt erlaubt ist, ist Vereinbarungssache oder ergibt sich aus den Richtlinien des Unternehmens. „Typischerweise werden für die Privatnutzung Einschränkungen vorgenommen, so etwa hinsichtlich Treibstoffkosten, Berechtigung zusätzlicher Fahrer, Verbot der Nutzung ohne Anwesenheit des berechtigten Arbeitnehmers oder sogar im Umfang des Versicherungsschutzes“, weiß Rechtsanwalt Dr. Bernd Borgmann von der Kölner Kanzlei DLA Piper. „Beispielsweise kann der Selbstbehalt in Voll- oder Teilkasko bei Privatfahrten auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden.“ Die private Nutzung wird von den Gerichten als Vergütungsbestandteil angesehen und stellt einen geldwerten Vorteil dar, der versteuert werden muss. Hier kommt die Ein-Prozent-Regel oder die Führung eines Fahrtenbuches in Betracht, über die sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber abstimmen müssen. „Nach der Ein-Prozent-Regelung wird pauschal ein Prozent des Brutto-Listenneupreises pro Monat versteuert“, so Borgmann. „Alternativ kann der Arbeitnehmer anhand des Fahrtenbuchs die exakten tatsächlichen Fahrzeugkosten samt Abschreibung für den privaten Anteil versteuern, was sich vor allem bei geringer Privatnutzung lohnt.“
Haftung bei Schäden. Im Unterschied zu einer privaten Fahrt wird bei einem Schaden auf einer dienstlich veranlassten Fahrt die Haftung abgestuft: Bei grober Fahrlässigkeit haftet der Fahrer voll, bei mittlerer Fahrlässigkeit wird der Schaden zwischen ihm und dem Arbeitgeber geteilt. In der Praxis spielt das jedoch keine große Rolle, da für die meisten Firmenwagen Vollkaskoversicherungen abgeschlossen werden. Dann tritt die Versicherung auch bei Schäden durch eigenes Verschulden ein, allerdings meist gegen einen Selbstbehalt.
Rückgabe. Endet das Arbeitsverhältnis, ist auch der Firmenwagen zurückzugeben. Ergibt die Begutachtung, dass Schäden vorhanden sind, kann der Mitarbeiter an den zusätzlichen Kosten, die zum Beispiel von der Leasinggesellschaft erhoben werden, beteiligt werden. Bei einer Kündigung darf der Dienstwagen bis zum letzten Tag genutzt werden, auch wenn der Arbeitnehmer von der Arbeit freigestellt wurde – allerdings nur, wenn die private Nutzung erlaubt war. Andernfalls hat er im Falle der Freistellung das Fahrzeug sofort zurückzugeben. Setzt sich der Arbeitnehmer gerichtlich gegen eine Kündigung zur Wehr, darf er nicht etwa den Wagen bis zum Ende des Rechtsstreits weiter nutzen, auch hier muss er am Ende der Kündigungsfrist den Wagen zurückgeben, egal, wie der Stand des Gerichtsverfahrens ist. Die Rückgabe des Wagens kann auch bei längerer Arbeitsunfähigkeit angezeigt sein. „Jedenfalls sobald die Erkrankung länger als sechs Wochen andauert, gilt: Da die Pflicht zur Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber ohnehin endet, ist auch der Dienstwagen herauszugeben“, erläutert Rechtsexperte Borgmann. Besser sei es, diese Frage bereits im Rahmen der Überlassung des Fahrzeugs vertraglich zu klären.
Auslagerung an Dienstleister. Das Management der Dienstwagen kann in einem Unternehmen erhebliche Ressourcen binden. Da lohnt es sich, über einen externen Dienstleister nachzudenken, der die Aufgaben übernimmt. „Bei uns sind Reporting und Accounting ausgelagert, das heißt, alle Rechnungen im Zusammenhang mit dem Fuhrpark werden zentral über unseren Dienstleister CPM geprüft und über eine SAP-Schnittstelle an uns übergeben sowie kostenstellenmäßig verbucht“, berichtet Norbert Lueg, Syndikusanwalt der Schmitz Cargobull AG. „Die Erfahrungen sind gut, eine gute Performance des Dienstleisters.“ Auch das Schadensmanagement kann nach außen vergeben werden. Jungheinrich-Finanzexpertin Blume ist damit ebenfalls zufrieden: „Bei einem Schaden wendet sich der betroffene Mitarbeiter direkt nach Schadeneintritt an die Hotline des Dienstleisters, die alle notwendigen Schritte koordiniert – beispielsweise das Abschleppen vom Unfallort, die Bereitstellung eines Ersatzfahrzeuges oder die Schadensregulierung.“
Eine Alternative zum Dienstwagen hat sich in den letzten Jahren aus dem Gedanken der Share Economy entwickelt: Das Corporate Carsharing. Dabei wird ein Fahrzeug von mehreren Mitarbeitern genutzt. Das macht ökologisch und ökonomisch Sinn.

Dienstwagenleasing

Info

Die überwiegende Anzahl der Dienstwagen werden in Deutschland geleast, laut Dataforce-Angaben rund 60 Prozent aller gewerblich genutzten Fahrzeuge. Die Volkswagen Leasing GmbH, Europas größte Automobil-Leasinggesellschaft, führte Ende des vergangenen Jahres 1 110 000 Verträge im Portfolio. Alle großen Automobilhersteller bieten Businessleasing an, manche, wie „CarMobility“ von Volkswagen Financial Service, sogar die Komplettbetreuung des gesamten Wagenparks eines Unternehmens.
„Unternehmen benötigen für die effiziente Fuhrparkgestaltung finanziellen Freiraum und Planbarkeit, daneben jederzeit neuwertige Fahrzeugflotten auf dem aktuellen Stand der Technik“, erklärt ein Sprecher von Volkswagen Financial Service gegenüber Beschaffung aktuell. „Und sofern Leasingfahrzeuge rein gewerblich genutzt werden, lassen sich die monatlichen Leasingraten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, was Verwaltungskosten zusätzlich reduziert.“ Der klassische Leasingvertrag hat eine Laufzeit von 36 Monaten und beinhaltet eine Laufleistung von 90 000 Kilometern. Andere Gestaltungen sind selbstverständlich frei verhandelbar.
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