Eine Stunde Arbeitszeit gespart und dadurch halbierte Prozesskosten im Unternehmen, das macht den Unterschied zwischen einem herkömmlichen und einem digitalisierten Beschaffungsvorgang aus. Zu diesem Ergebnis kommen Prof. Holger Müller von der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig und Elisabetta Bollini von der Mercateo AG in der Studie „Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“. Konkret untersuchten die Autoren, wie viel Zeit es Unternehmen kostet, Materialien zu beschaffen, die tagtäglich in der Verwaltung, im Betrieb oder der Instandhaltung benötigt werden – jenseits der für die Produktion relevanten Güter. Die Ergebnisse sind nach nicht-einheitlichen, einheitlichen und digitalisierten Beschaffungsvorgängen aufgeschlüsselt. Damit ist es erstmals möglich, das Einsparpotenzial der Digitalisierung für sogenannte „indirekte“ Einkaufsprozesse zu beziffern.
Eine wesentliche Erkenntnis: Die Beschaffung von indirektem Bedarf kann in einem Unternehmen zu einem erheblichen Kostenfaktor werden, wenn diese Einkaufsprozesse nur unzureichend professionalisiert und vor allem nicht digitalisiert sind. Konkret heißt dies, dass ein durchschnittlicher Mittelständler mit rund 7100 Bestellungen pro Jahr mit Hilfe von digitalisierten Prozessen seine Bestellkosten von knapp 820 000 Euro um 40 % auf 480 000 Euro reduzieren kann. Dabei wurden die einzelnen Bereiche einer Bestellung, von der Bedarfsanforderung über die Lieferantenauswahl, die Bestellung und den Wareneingang bis hin zur buchhalterischen Abwicklung definiert und auf ihren konkreten Zeitaufwand hin überprüft. Ein zwar einheitlicher, jedoch weiterhin manueller Prozess führt zu keinen Einsparungen. Erst mit einem digitalen Prozess können die Kosten von 115 Euro (manuell) auf 67 Euro (digital) gesenkt werden. Die Studie wurde im Zeitraum von Dezember 2016 bis einschließlich Januar 2017 durchgeführt. Insgesamt 110 Verantwortliche für Beschaffung und Einkauf in deutschen Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen nahmen an der Online-Befragung teil. Die Studie wurde gemeinsam von Holger Müller, Professor für Supply Chain Management an der HTWK Leipzig, und Elisabetta Bollini, verantwortlich für Marktforschung innerhalb der Marketing-Abteilung bei Mercateo konzipiert. ag
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