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E-Books – was Einkäufer darüber wissen sollten

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Die Frankfurter Buchmesse 2008 hat Bewegung in den Markt für E-Books gebracht. Auch die für Frühjahr 2009 angekündigten elektronischen Neuheiten großer Konzerne werden für zusätzlichen Schwung und erhöhte Nachfrage nach den kleinen, handlichen Lesegeräte sorgen. Sie speichern mehrere hundert Titel, die Inhalte werden lesefreudig angenehm dargestellt. Dabei sind die sogenannten E-Books-Reader eigentlich für die Nutzung von E-Books nicht erforderlich.

Jörg Pieper Alexander Graff, Schweitzer Fachinformationen

Handlichen Lesegräte erweitern die Anwendungsmöglichkeiten von E-Books, besonders auch im Business-Bereich. Was muss man bei der Beschaffung von E-Books beachten? Beim Einsatz der Lesegeräte werden die E-Books als Einzellizenz erworben und auf das entsprechende Gerät (herunter)geladen. Deswegen bietet sich im Unternehmensbereich eher die Nutzung von E-Books im „Online-Lesen“ an, denn erworbene E-Books stehen hier konsolidiert in einer Plattform eben einer virtuellen E-Book-Bibliothek zur Verfügung, auf die das gesamte Unternehmen unter Berücksichtigung der Lizenzbedingungen zugreifen kann. Im Unternehmensnetz verfügbar sind alle Buchinhalte für alle Mitarbeiter in allen Unternehmensbereichen bzw. Niederlassungen – auch international.
In diesem Zusammenhang stellen sich Unternehmen der Frage, inwieweit E-Books im Kontext der Informationsbeschaffung eingesetzt und beschafft bzw. wie Inhalte Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern komfortabel zur Verfügung gestellt werden können. Welche Vorteile bieten E-Books gegenüber herkömmlichen Büchern und welche Einflüsse hat das E-Book auf das Knowledge-Management eines Unternehmens insgesamt? Lassen sich mit E-Books Kosteneinsparungen erzielen?
Welche Vorteile haben Unternehmen durch E-Books?
Die ersten Ideen und Arbeitsgruppen zu elektronischen Büchern gab es in Deutschland schon in den 70er-Jahren, als man die Technik erstmals für ausgereift hielt. Fast vier Jahrzehnte später kaufen Unternehmen der Pharma- und Chemiebranche Printliteratur (vor allem im Bereich von wissenschaftliche Journale) oft nur noch als Nebenprodukt ein und auch in anderen Branchen wächst die Sinnhaftigkeit und die Anwendung von E-Books spürbar. Das liegt vor allem an der Verfügbarkeit, denn mittlerweile ist schon eine sechsstellige Anzahl von Fachbüchern elektronisch verfügbar und das Angebot wächst ständig.
1. Preismodell: Der Preis eines E-Books orientiert sich in der Regel am Preis der Printausgabe, abhängig vom Lizenzmodell kann man E-Books aber effizienter einkaufen: So gibt es beispielsweise Zeitlizenzen für zeitlich begrenzte Nutzung.
Wird das Fachbuch komplett gekauft, kann es je nach Lizenzmodell für alle Nutzer des Unternehmens verfügbar gemacht werden. Hierbei ist die Anzahl der „Lesessions“ pro Jahr zwar begrenzt und gegebenenfalls muss man mehrere „Exemplare“ eines E-Books erwerben, unter dem Strich nutzen dann aber beispielsweise einhundert Mitarbeiter zehn E-Books statt eine wesentlich größere Menge Printausgaben. Besonders interessant ist diese Option, weil es nach der einmaligen Lizenzierung keine Folgekosten (für das entsprechende Buch) gibt und sich elektronische Bücher im Unterschied zu ihren gedruckten Pendants schlichtweg nicht abnutzen und eben auch keine Lagerkapazität in Form einer „lokalen Bibliothek“ benötigen. Eine Abteilung kann so bequem von einer Etage in die andere umziehen. Ihre „Fachbücher“ nimmt sie elektronisch ganz einfach mit.
Eine weitere interessante Option ist der Einkauf kapitelweise . In Abhängigkeit von der gestellten Aufgabe, eines anzugehendes Projektes oder einer zu erstellenden Forschungsarbeit sind oftmals nur bestimmte Kapitel eines umfangreichen Fachbuches erforderlich. Kapitel einzeln einzukaufen ist bei E-Books häufig möglich und ermöglicht somit ein schnelles und zielgerichtetes Reagieren. Besonders komfortabel ist die Möglichkeit, in E-Books vor dem Kauf elektronisch zu blättern. So kann man sich einen Eindruck verschaffen, wie das gesuchte Thema dargestellt wird.
  • 2. Advanced Share or Buy: Die aus E-Procurement-Tools bekannte Funktion „Share or Buy“ durchsucht den Unternehmensbestand auf vorhandene Bücher oder Abonnements und bietet eine Ausleihe (Buch) oder die Anlage einer Umlaufliste (Abonnements) an. Der praktische und wirtschaftliche Nutzen solcher Funktionen ist aber durch die entsprechend notwendige interne Logistik begrenzt. Auf das Unternehmen lizenzierte E-Books werden bei der Katalogsuche automatisch für den sofortigen Zugriff angezeigt. Das bedeutet: Der Nutzer recherchiert nach einem Titel, Thema oder auch im Volltext und findet neben den neu zu erwerbenden E-Books die bereits im Unternehmen erworbenen Titel. Die bereits vorhandenen Titel lassen sich sofort öffnen und ohne Verzögerung lesen.
  • 3. Schneller Wissen = schnelleres Ergebnis: Durch den Wegfall der Lieferzeit sind wichtige Informationen schneller verfügbar. Informationen werden schnell ad hoc benötigt – die Notwendigkeit lässt sich oft nicht vorausplanen. Jede Stunde, die eine benötigte Information schneller verfügbar ist, wirkt sich direkt auf die zum Abschluss einer Aufgabe oder eines Projektes benötigte Zeit aus. Und irgendwie passt es in die meisten Time-to-Market Anforderungen auch nicht, auf ein Buch fünf Tage zu warten, weil es aus den USA kommt.
  • 4. Wissensmanagement im Unternehmen: Der Nutzer durchsucht mit einer Suchphrase den kompletten (elektronischen) verfügbaren Literaturbestand nach Titel, Themen und bei Bedarf auch im Volltext. Besonders interessant dabei: Der (elektronische) Buchbestand kann mit dem kompletten Inhalt zum Baustein einer Intelligent-Search-Anwendung werden und im Wissensmanagement des Unternehmens allen MA zur Verfügung stehen.
  • 5. Zielgenaue Information und E-Book-Baukasten: Durch die Auswahl einzelner Kapitel werden die passenden „Informationshäppchen“ eingekauft, und natürlich schneller „verarbeitet“. Vorwort, Nachwort und Kapitel mit anderen Themen entfallen zugunsten punktueller Information.
Über sogenannte E-Packs können sich Unternehmen auch eigene E-Books aus Kapiteln verschiedener E-Books zusammenstellen. Praktischer Nutzen: Fünf wichtige Kapitel aus relevanten Fachbüchern als begleitende Unterlage zu einer Schulung oder eine Management Summary der interessanten Stellen aus dem aktuellen Einkaufsstrategiebuch.
Die schlechte Nachricht: Nicht jeder Literaturanbieter hält die für E-Books notwendige Technologie vor.
Die gute Nachricht: Hat man den richtigen Partner (gefunden), hat die Einführung von E-Books keine nennenswerte Implikation auf die IT-Infrastruktur.
E-Books in Download-Lizenzmodellen werden im E-Procurement(PunchOut)-Katalog angezeigt, in den Warenkorb gelegt und je nach Einkaufsprozess sofort oder nach Eingang der Bestellung beim Lieferanten heruntergeladen. Die Dokumente selbst sind DRM-geschützte PDF-Dateien, deren Nutzung entsprechend des Lizenzmodells auf einen Nutzer und/oder eine bestimmte Zugriffszeit (Gültigkeitszeitraum) eingeschränkt ist. E-Books, die unternehmensübergreifend eingekauft werden, sind in einer unternehmensweiten Plattform zusammengefasst, auf die über das Internet zugegriffen wird. Das kann direkt oder über ein Wissensportal oder Link vom Katalog aus geschehen. Alternativ können die E-Books auch für einen begrenzten Zeitraum auf einen Rechner oder einen E-Books-Reader heruntergeladen werden. Lesehardware – die sogenannten E-Books-Reader sind also für die Nutzung von E-Books nicht erforderlich, erweitern aber die Anwendungsmöglichkeiten.
Die drei Bausteine des Projekterfolgs heißen: Katalog, E-Procurement Prozess und Content. Ein umfangreicher Katalog elektronischer Medien, zum Beispiel mit Querverweisen zwischen Print und Online. Ein sauberer elektronischer Prozess für die automatisierte Abwicklung des Source-to-Pay-Prozesses und natürlich den richtigen elektronischen Content in sinnvollen Lizenzmodellen.
Und irgendwie passt es in die meisten Time-to-Market-Anforderungen auch nicht, auf ein Buch fünf Tage zu warten, weil es aus den USA kommt.

Was muss ich tun?

Schweitzer Fachinformationen bietet den Lesern der Beschaffung Aktuell ein kostenfreies Infopaket zu E-Books: Nach einem 20-Minuten-Kurzbriefing am Telefon erhalten Sie eine Management Summary „Potiental_analyse“ als Entscheidungsvorlage und die Gelegenheit zu einem Workshop vor Ort.
Tel. 089 55134116

Das Unternehmen

Schweitzer Fachinformationen ist ein international agierender Komplettanbieter für Fachinformationsbeschaffung und Wissensmanagement in Unternehmen. Schweitzer betreibt in Deutschland 29 Standorte und eine Niederlassung in New York City, USA.
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