Beschaffung aktuell fragt – Experten antworten

E-Procurement bleibt spannend

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Der gedruckte Katalog ist tot und E-Procurement-Systeme sind ausgereift. Damit hätten wir zur Legendenbildung beigetragen. In Wahrheit wird es die dicken Wälzer, deren Umfang immer weiter zunimmt, bis zum St. Nimmerleinstag und darüber hinaus geben, schon weil ein Online-Anschluss, gerade in Betrieben nicht immer verfügbar ist. In Wahrheit dürfen wir weitere Optimierungen und neue Features bei E-Procurementsystemen erwarten. Kurz, es bleibt spannend. Lesen Sie, was Experten dazu sagen.

Michael Stock, Chief Information Officer, LSL AG Leipzig Boston

Beschaffung aktuell: Wie groß ist der Anteil von E-Procurement am Umsatz mit Ihren Kunden?
Michael Stock: Im Jahr 2007 lag der Anteil bei rund 70 Prozent.
BA: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen beim Kunden für die Einführung eines E-Procurementsystems?
Stock: Die Notwendigkeit, vorhandene kosten- und zeitaufwändige Beschaffungswege zu beseitigen und durch einen straffen, transparenten Einkaufsprozess zu ersetzen. Und der Wille, sich von einer zentralen Beschaffung zu verabschieden und eine dezentrale Lösung für indirekte Materialien einzuführen.
BA: Mit welchen Features können Einkäufer künftig rechnen?
Stock: Hier entwickeln wir in zwei Richtungen. Zum einen werden wir die Bedienbarkeit unserer Lösung noch weiter vereinfachen. Ein Effekt wird sein, dass die Umstellungsphase des alten Beschaffungsprozesses auf den elektronischen Prozess verkürzt wird – ganz einfach, weil wir es den Nutzern sehr leicht machen, sich in dem neuen Werkzeug zurechtzufinden.Ein anderes Projekt befasst sich mit dem Thema Informationspräsentation. Hier steckt viel Potenzial, um die vielfältigen Informationsquellen, sowohl unternehmensintern als auch -extern weiter zu verzahnen – unsere Devise lautet hier: „Alles auf einen Blick“.
BA: Wann ist der gedruckte Katalog tot?
Stock: Seit fünf Jahren sind gedruckte Buch-Kataloge überflüssig.
Thomas Erb, Geschäftsführer
Ferdinand Gross GmbH & Co. KG,
Leinfelden-Echterdingen
Beschaffung aktuell: Wie groß ist der Anteil von E-Procurement am Umsatz mit Ihren Kunden?
Thomas Erb: Ohne Kanban bei etwa zwei bis drei Prozent. Jedoch muss aus meiner Sicht auch der Umsatz, der über das C-Teile-Management abgewickelt wird, berücksichtigt werden. Der Grundgedanke für E-Procurement ist die Prozessoptimierung durch Vereinfachung der Prozesse mit elektronischer Unterstützung. Der Kanban-Prozess mit Auftragserfassung über Barcode ist eine sehr einfache Form von E-Procurement, vor allem dann, wenn wir als Dienstleister die Bestelldaten wieder elektronisch an den Kunden geben. Mit C-Teile-Management haben wir dann einen Umsatzanteil von größer als 60 Prozent.
BA: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen beim Kunden für die Einführung eines E-Procurementsystems?
Erb: Hohe Transparenz in seinen eigenen Prozessen und das damit verbundene Prozessverständnis und die Bereitschaft neue Methoden und Verfahren einzuführen. Dazu muss die IT-Abteilung bzw. das ERP-System diese mitragen bzw. unterstützen.
BA: Mit welchen neuen Features können Einkäufer künftig rechnen?
Erb: Hohe Transparenz in dem gesamten Prozess über neue Technologien (Bsp. RFID) und /oder Online-Informationen über alle Daten aus und um den Prozess. Online über neue Medien die Möglichkeit, Prozesse anzupassen bzw. in Prozesse einzugreifen und situationsbedingt das System anzupassen.
BA: Wann ist der gedruckte Katalog tot?
Erb: Schwer zu sagen. Aus meiner Sicht wird er weiter seine Berechtigung haben in einer abgeschwächten Bedeutung und bei einer neuen Zielgruppe beim Kunden.
Bert Bleicher, Geschäftsführer der Hoffmann-Holding und Sprecher der Hoffmann Group, München
Beschaffung aktuell: Wie groß ist der Anteil von E-Procurement am Umsatz mit Ihren Kunden?
Bert Bleicher: In 2007 betrug der Anteil des E-Procurements am Umsatz der Hoffmann Holding über 20 Prozent.
BA: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen beim Kunden für die Einführung eines E-Procurementsystems?
Bleicher: Zunächst sollten Unternehmen prüfen, welche Einsparpotenziale sie durch den Einsatz eines E-Procurementsystems erzielen können, und sich auf dieser Basis ein klares und messbares Ziel setzen. Danach empfiehlt sich, ein Projektteam aus Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche zu bilden. Eine zentrale Aufgabe dieses Teams ist es, für die Transparenz des Projektes „E-Procurement“ in allen betroffenen Abteilungen zu sorgen. Dies ist Voraussetzung, um die Bereitschaft zur Änderung von Prozessen und Abläufen zu schaffen. Und schließlich gilt es natürlich, die technischen Voraussetzungen zu klären.
BA: Mit welchen neuen Features können Einkäufer künftig rechnen?
Bleicher: Unsere E-Procurementsysteme sind anwenderorientiert und entlasten dadurch den Einkauf. Wir verfolgen den Ansatz, Dienstleistungen mit Produkten zu verknüpfen und somit Prozesse noch effizienter zu gestalten. In dieser Hinsicht werden wir beispielsweise die Barcode-Funktionalitäten erweitern.
BA: Wann ist der gedruckte Katalog tot?
Bleicher: Den gedruckten Katalog wird es auch noch in absehbarer Zeit geben. Mit ein Grund ist, dass viele unserer Kunden in der Produktion keinen Online-Zugang haben und deshalb bei Bedarf in den Katalog schauen, der am Arbeitsplatz liegt.
André Kranz, Marketingverantwortlicher, simple system GmbH & Co. KG
(gleichzeitig Leiter Marketing und E-Business, Keller & Kalmbach GmbH)
Beschaffung aktuell: Wie groß ist der Anteil von E-Procurement am Umsatz mit Ihren Kunden?
André Kranz: Der Anteil liegt bei 100 Prozent, da simple system eine reine E-Procurement-Plattform ist.
BA: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen beim Kunden für die Einführung eines E-Procurementsystems?
Kranz: Offenheit und die Bereitschaft, Prozesse zu vereinfachen. Nur so lassen sich umfassende Einsparpotenziale realisieren und Lösungen wie z. B. das Scannen der Artikelbedarfe kommen überhaupt auf die Agenda.
BA: Mit welchen Features können Einkäufer künftig rechnen?
Kranz: Auf der einen Seite wird der Content (inklusive Zusatzdaten) immer besser und immer umfangreicher – was sich u. a. auf die Suchergebnisqualität auswirkt – und auf der anderen Seite die Funktionen von E-Procurement-Plattformen (z.B. Scanlösungen über alle Lieferanten hinweg) immer umfassender und benutzerorientierter. Gebührenfreie Beschaffungsplattformen – mit der Möglichkeit, Funktionen kostenlos zu nutzen bzw. Transaktionen ohne Gebühren durchführen zu können – führen zu keiner Investitionsfalle bei der Einführung und im Betrieb von E-Procurement-Plattformen.
BA: Wann ist der gedruckte Katalog tot?
Kranz: An dem Tag, an dem er gedruckt wird. Nein, ernsthaft: Der gedruckte Katalog ist aus gewissen Branchen einfach nicht wegzudenken. Aus Sicht des Lieferanten spielen neben Branding-Gründen auch die gezielte Information über die Bandbreite an Artikeln eine große Rolle. Für den Kunden ist der Katalog nach wie vor interessant, da er stets griffbereit ist und ortsunabhängige Zugriffe sowie Recherchen erlaubt.
Jürgen Lampert, Geschäftsführer, RS Components GmbH
Beschaffung aktuell: Wie groß ist der Anteil von E-Procurement am Umsatz mit Ihren Kunden?
Jürgen Lampert: Unser strategisches Ziel ist es, mit den gesamten E-Commerce- Aktivitäten von RS einen Umsatzanteil von zu 50 Prozent erreichen.
BA: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen beim Kunden für die Einführung eines E-Procurementsystems?
Lampert: Die technische Seite der Einführung eines E-Procurementsystems stellt selten die Hauptherausforderung dar. Die wirklichen Herausforderungen liegen heute unter anderem in der Anbindung der Lieferanten und ihrem Management. Außerdem ist der Kunde gefragt, sich zwischen einer Content- oder eine PunchOut/OCI-Lösung zu entscheiden. Beim Katalog-Management stehen Inhouse- Lösung oder Outsourcing zur Wahl. Auch das Projekt-Management muss der Kunde in allen Abschnitten der Einführung und auch nach dem Go Live übernehmen. Nicht zu vergessen ist das Change Management, um die nötige Akzeptanz für die neuen Prozesse herzustellen.
BA: Mit welchen Features können Einkäufer künftig rechnen?
Lampert: In Zukunft wird E-Procurement immer mehr als ganzheitlicher Prozess betrachtet. Noch liegt der Fokus stark auf der Automatisierung des Beschaffungsprozesses. Annähernd 30 Prozent der Prozesskosten fallen jedoch erst nach dem Wareneingang an. Insbesondere die Rechnungsprüfung und der folgende Clearing-Prozess fallen hier ins Gewicht. RS hat sich daher bereits vor Jahren für den vollelektronischen Austausch von Rechnungsdaten über OB10 entschieden. Kunden, die sich für diese Form der Abrechnungsvariante entscheiden, erhalten eine vollwertige elektronische Rechnung.
BA: Wann ist der gedruckte Katalog tot?
Lampert: Trotz des wachsenden E-Procurement-Anteils wird der gedruckte Katalog noch lange parallel weiter existieren. Wir haben einen nicht zu unterschätzenden Kundenstamm, der auf den gedruckten Sortimentsüberblick schwört. Nach wie vor ist ein Zugang zum Internet, speziell in Werkstattbereichen, keine Selbstverständlichkeit.
Harm Schmitt, Geschäftsführer, F. Reyher Nchfg. GmbH & Co. KG, Hamburg:
Beschaffung aktuell: Wie groß ist der Anteil von E-Procurement am Umsatz mit Ihren Kunden?
Harm Schmitt: Der Umsatzanteil der mit den Reyher-E-Business-Lösungen erzielt wird, beträgt mehr als 20 Prozent des Gesamtumsatzes. Dieser Anteil verteilt sich auf die Reyher-Lagerbewirtschaftungssysteme (ROM – Reyher Order Management), den Webshop (RIO – Reyher Internet Order) sowie elektronische Systemanbindungen (EDI). Die elektronisch eingehenden 3000 Positionen haben für die Effizienz der Geschäftsprozesse eine hohe Bedeutung. Insgesamt ist der Anteil aber weiter ausbaufähig. Rückschlüsse auf den E-Procurement-Einsatz beim Kunden lassen diese Zahlen allerdings nur bedingt zu, da trotz Einsatz von E-Procurement die Auftragsübermittlung in vielen Fällen weiterhin auf herkömmlichem Wege erfolgt.
BA: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen beim Kunden für die Einführung eines E-Procurementsystems?
Schmitt: Die wichtigste Voraussetzung auf Kundenseite ist die Verfügbarkeit einer IT-Systemlandschaft. Dies können Katalogmanagementsysteme mit Einkaufsfunktionalitäten und/oder Kommunikatiosserver zur Herstellung einer elektronischen Anbindung sein. Je nach Automatisierungsgrad gibt es unterschiedliche Ausprägungen. Ist eine Systemintegration nicht gewünscht, kann auf Lagerbewirtschaftungssysteme oder den Webshop zurückgegriffen werden. Organisatorische und logistische Rahmenbedingungen sind in jedem Fall vorab zu prüfen.
BA: Mit welchen neuen Features können Einkäufer künftig rechnen?
Schmitt: Große technische Neuerungen im Bereich E-Procurement sind derzeit nicht absehbar. Lediglich die Verbreitung wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Im Mittelpunkt der weiteren Entwicklung wird die Anwendbarkeit der elektronischen Kataloge stehen. Um das Artikel-Suchen und -Finden zu erleichtern, werden die Suchhilfen verfeinert und Merkmalsleisten in der Produktdarstellung weitere Verbreitung finden.
BA: Wann ist der gedruckte Katalog tot?
Schmitt: Kurz: nicht absehbar! Der gedruckte Katalog wird mittelfristig weiter eine große Bedeutung haben, da er an allen Arbeitsplätzen verfügbar ist und die Anwendung eines Papierkataloges eine weitaus geringere Hemmschwelle beim Anwender genießt. Hier gilt es, Brücken vom Printmedium zu den E-Procurement-Lösungen anzubieten.
Alexander Graff, Programm Manager E-Procurement, Schweitzer Fachinformationen
Beschaffung aktuell: Wie groß ist der Anteil von E-Procurement am Umsatz mit Ihren Kunden?
Alexander Graff: Schweitzer hat als mit Abstand größte Fachbuchhandelsgruppe in Deutschland ein breites Kundenspektrum. Zu Verbesserung der Logistik und Beratungsqualität betreiben wir sogar echte Ladengeschäfte in 21 Städten.
Der Anteil des E-Procurement-Umsatzes liegt bei etwa 50 Prozent unseres Gesamtumsatzes. Betrachtet man nur das Großkundengeschäft, sind es etwa 90 Prozent.
BA: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen beim Kunden für die Einführung eines E-Procurementsystems?
Graff: Schlicht: Das es funktioniert. Da sind zum einen die Prozesse. In unserem Fachbereich gibt es die Spezialfälle Abbildung von Abonnements, Eliminierung von Blindabonnements sowie Literaturrecherchen, die über elektronische Angebote abgebildet werden.
Genauso wichtig ist der Katalog. Es klingt einfach, aber viele Ansätze scheitern daran, dass Kataloge nicht vollständig sind und fehlende Artikel über Zusatzprozesse angefragt – im schlimmsten Fall über Alternativwege bestellt werden müssen. Elementar wichtig sind vollständige Preisdaten für alle Produktvarianten.
Der dritte Punkt ist Logistik und Wareneingang – so wie im Unternehmen entsprechende Einrichtungen vorhanden sein müssen (Wareneingangsbuchung), so müssen auch die Lieferanten die Produkte „systemkonform“ liefern: mit Bestellnummer, zur angegebenen Lieferzeit, vollständig adressiert (Tageszeitungen).
Und vor allem schnell. Ein Beispiel aus unserer Branche: So lange es in der Bahnhofsbuchhandlung schneller geht, ist Maverick Buying vorprogrammiert.
BA: Mit welchen Features können Einkäufer künftig rechnen?
Graff: In unserer Branche: elektronische Bücher und Abonnements, die auch kapitelweise oder für eine bestimmte Nutzungsdauer bestellt werden können.
Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Integration der Bestell- und Bezugsdaten (Abonnements, Recherchen) in Business Intelligence und Knowledge Management Systeme.
Drittens: Push-Reporting. Reports werden selbst konfiguriert und dann automatisch per E-Mail versandt.
Viertens wage ich eine Prognose. Jetzt, da E-Procurement Standard ist, rücken die „alten Tugenden“: Flexibilität, wirtschaftliche Beständigkeit, Verbindlichkeit und Fachkompetenz der Lieferanten wieder in den Vordergrund. Die Langlebigkeit des Partners und damit der Prozesse ist wieder ein echtes Auswahlkriterium. Startup ist vorbei.
BA: Wann ist der gedruckte Katalog tot?
Graff: Sobald das jeweilige elektronische Pendant genauso vollständig und komfortabel ist.
Frank Nientiedt, Marketingleiter
Böllhoff GmbH, Bielefeld
Beschaffung aktuell: Wie groß ist der Anteil von E-Procurement am Umsatz mit Ihren Kunden?
Frank Nientiedt: Wir haben im Wesentlichen drei unterschiedliche E-Procurement-Lösungen im Einsatz. Dies sind Marktplatzsysteme, Beschaffersysteme und unsere eigene E-Procurement-Lösung – der neue ECO-Shop von Böllhoff. In Summe machen wir rund fünf Prozent unseres Umsatzes mit E-Procurement, Tendenz deutlich steigend.
BA: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen beim Kunden für die Einführung eines E-Procurementsystems?
Nientiedt: Moderne E-Procurementsysteme leisten heute deutlich mehr als nur elektronische Bestellungen zu ermöglichen. Daher gilt es, möglichst früh alle involvierten Fachabteilungen ins Boot zu holen und den Gesamtumfang der E-Procurment-Lösung zu definieren.
BA: Mit welchen neuen Features können Einkäufer künftig rechnen?
Nientiedt: Nicht neu, aber noch nicht so verbreitet sind Features wie integrierte dynamische Genehmigungs- und Klärungsprozesse, die jeweils im Bezug zu Kontierungen und Kostenstellen stehen. Ebenfalls auf dem Vormarsch sind elektronische Rechnungen und Wareneingangsbuchungen, die die Prozesse in den Unternehmen beschleunigen und vereinfachen.
BA: Wann ist der gedruckte Katalog tot?
Nientiedt: Den gedruckten Katalog wird es solange geben, wie es Druckereien gibt. Die Nachfrage danach ist ungebrochen groß. Die jährliche Auflagehöhe unseres Handbuchs für Verbindungstechnik — die Blauen Seiten – steigt kontinuierlich an.
Georg Delker, Geschäftsführender Gesellschafter, Friedrich Delker GmbH & Co. KG
(ohne Foto)
Beschaffung aktuell: Wie groß ist der Anteil von E-Procurement am Umsatz mit Ihren Kunden?
Georg Delker: Der beträgt ca. 30 Prozent. Die Datenqualität ist für uns von höchster Wichtigkeit. Wir stellen unser vollständiges elektronisches Produktspektrum mit über 90 000 Artikeln (Delker Katalog-Sortiment + ausgewählte Herstellersortimente) in der eCl@ss 5.1 Klassifizierung im BMEcat V1.2-Format und nahezu beliebigen Formaten zur Verfügung. Zusätzlich zu unserer leistungsstarken prämierten E-Procurement-Lösung (BestPractice Award, e_procure & supply 2007, Anmerk. Red.) „D2B“ sind wir auch auf wichtigen Portalen wie beispielsweise Hubwoo, Ariba und Seagull vertreten.
BA: Was sind die wichtigsten Voraussetzungen beim Kunden für die Einführung eines E-Procurementsystems?
Delker: Wichtig ist die Bereitschaft zur Veränderung von Geschäftsabläufen, eine Analyse der vorhandenen Beschaffungsabläufe, die aktive Mitarbeit bei der Einführung und die Bereitstellung entsprechender Onlinezugänge
Wichtige Funktionalitäten, wie die kostengünstige Integration in ein bestehendes Warenwirtschaftssystem, Multilieferanten- und Multikatalogfähigkeit gewährleisten, dass im Zuge von Kooperationen mit Händlern komplementärer Warengruppen die Delker-D2B-Lösung dahingehend erweitert werden kann, dass ein komplettes C-Teile-Management unter einer Oberfläche entsteht.
Wir legen Wert auf eine partnerschaftliche und individuelle Zusammenarbeit mit dem Ziel, durch gemeinsame Prozessoptimierung höchstmögliche Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu erreichen.
BA: Mit welchen Features können Einkäufer künftig rechnen?
Delker: Reportings mit Bestellübersichten, speicherbare Abfragen und Auswertungen sowie der Vergleich von Zeiträumen und Kostenstellenauswertung werden schon bald zum Standard zählen. Dazu kommen Wareneingangsbuchung über E-Procurement-Anwendung ins SAP, frei definierbare Genehmigungsworkflows und Statusverfolgung mit Alarmsystem. Wir entwickeln unser System den Kundenwünschen entsprechend stets weiter.
BA: Wann ist der gedruckte Katalog tot?
Delker: Das ist noch nicht absehbar, da er für den Vertrieb immer noch ein wichtiges Verkaufsinstrument ist.
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