Wo auch immer die einzelne Firma gerade steht, die Digitalisierung hält in allen Unternehmen Einzug und selbst wenn man es wollte, kommt man daran nicht vorbei. Doch wie macht man sich auf den Weg, den Einkauf zu optimieren und für E-Procurement vorzubereiten?
Ein Lösungsansatz ist die Nutzung einer Beschaffungsplattform. Hierzu werden eine Bestandsaufnahme gemacht und zwei Fragen gestellt:
- Wer löst einen Bedarf aus?
- Wie kommt dieser Bedarf beim Lieferanten an?
Häufig stellt man intern fest, dass noch sehr viele Bedarfszettel oder Bestellanforderungen ausgefüllt werden. Es liegt ein typischer manueller Beschaffungsprozess mit manuellen Anfragen bei verschiedenen Lieferanten vor. Diese Anfragen münden meist in einer manuellen Bestellung bei einem dieser Lieferanten. Das hört sich auf den ersten Blick nach sehr viel Zeit und sehr viel Aufwand an
– und das für C-Teile. Unternehmen sollten ruhig mal ihrem Prozess in die Augen schauen und überlegen, was ihr eigentliches Ziel ist. Was ist das Ziel des indirekten Einkaufs? Wo möchten man in 5 bis 10 Jahren stehen? Im nächsten Schritt wird eine Auswertung gemacht: Wie viele Lieferanten sind im Bereich der C-Teile vorhanden und wie viele Artikel werden in welcher Häufigkeit bei diesen Lieferanten gekauft?
Was ist das Ziel?
Es ist sinnvoll, sich pro Produktbereich einen oder zwei strategische Partner zu finden und zu versuchen, die Bedarfe mit diesen Partnern zu bündeln. Dabei werden Produkte, die nur selten bei einzelnen Lieferanten bestellt werden, einem strategischen Partner zugeordnet, um dadurch eine Volumenbündelung und gegebenenfalls eine verbesserte Verhandlungsposition zu erreichen.
Sobald der strategische Partner definiert ist, sollte dieser die Artikel in einem Katalog mit den verhandelten Preisen der Plattform zur Verfügung stellen. Sicherlich wird man hierbei auf die Aussage treffen: „Wir haben doch einen Webshop, lieber Kunde. Darüber können Sie auch online bestellen.“
Diese Aussage stimmt zwar auch. Doch wer als Kunde daran denkt, wie viele Lieferanten er hat und dadurch viele einzelne Webshops anbinden müsste, kommt sehr schnell zum Thema Schnittstellen. Möchte er ein Monitoring haben, und den Einkaufsprozess auch in seiner ERP-Lösung sauber abbilden, erhält er so viele Schnittstellen wie Lieferanten, was insgesamt einen großen Aufwand bedeutet.
In jedem Shop ist der Ausbau und die Abwicklung des Einkaufsprozesses unterschiedlich, die Shopsysteme und -funktionen der Lieferanten sind jeweils auf deren Produktspektrum abgestimmt. Eine Mehrfachpflege ist vorprogrammiert – doch eigentlich war Prozesse verschlanken das Ziel.
Beschaffungsplattform kommt ins Spiel
Genau an diesem Punkt kommt eine Beschaffungsplattform ins Spiel. Eine solche Plattform schafft für alle Interessengruppen Vorteile: User müssen sich nur an eine Oberfläche und ein Shopsystem gewöhnen, die IT muss lediglich eine Schnittstelle anbinden und hat somit einen geringeren Aufwand und ein geringeres Fehlerrisiko.
Die Einkäufer haben den Vorteil, dass alle Systemlieferanten an einer Stelle zentral gepflegt und gesteuert werden. Somit verringert sich das Risiko von manueller Arbeit und Fehlern. Gemeinsam mit der IT wird sichergestellt, dass die Schnittstelle zwischen der Plattform und der Warenwirtschaft angebunden ist. Um den Rest kümmert sich der Anbieter der Beschaffungsplattform. In der täglichen Nutzung profitiert ein Unternehmen bei einer unabhängigen Plattform von einmaligem Pflegeaufwand für User, Kostenstellen, Genehmigungsworkflows, etc. Der Anwender findet sich in einer einheitlichen Oberfläche gut zurecht und kann so zeitsparend die benötigten Produkte beschaffen.
Integration in die Warenwirtschaft
Soll die Beschaffungsplattform an die eigene bestehende Warenwirtschaft angebunden werden, sind folgende Fragen zu stellen:
- Wo soll die tatsächliche Bestellauslösung stattfinden?
- Haben alle Bedarfsträger Zugriff auf das ERP/WWS-System?
- Welche Prozesse sollen im Bestellsystem und welche innerhalb der WWS stattfinden?
Die Beantwortung dieser Fragen lässt erkennen, wie tief die Integration in die Warenwirtschaft sein muss. So kann einerseits die Übernahme einer Bestellkopie zur Anlage einer Bestellung ohne Belegauslösung ausreichend sein oder aber die Beschaffungsplattform dient andererseits als elektronischer Katalog und der komplette Beschaffungsprozess muss innerhalb der WWS stattfinden.
Wie ist das konkrete Projekt anzugehen?
Sobald wie oben beschrieben die ersten Überlegungen angestellt wurden, die Lieferanten definiert und organisiert, gilt es, die Einkaufsrichtlinien abzubilden. Die Unterschriftenregelung sollte digital abgebildet werden: Ist sie einstufig, mehrstufig, wer darf mit welchen Beschränkungen bestellen? Darüber hinaus steuert man, welche Kataloge und Warengruppenbereiche bei welchen Usergruppen im Zugriff sind. Der Zugriff auf Warengruppen wird beispielsweise über die Sperrung von Artikelgruppen auf eCl@ss-Ebenen geregelt. So ist sichergestellt, dass der Einkäufer den Einkauf im Blick und unter Kontrolle hat.
In einem weiteren Schritt werden Stammdaten wie Kostenstellen, Zuordnung von Sachkonten und Kontierungen eingepflegt. Die Kontierung kann entweder während des Bestellprozesses zugeordnet werden oder bereits fest vorgegeben sein über Warengruppen nach eCl@ss.
Sobald diese Grundeinstellungen vorgenommen wurden, bestimmt man eine Pilotabteilung und wählt Lieferanten aus zum Testen. Sie unterstützen beim Überprüfen der Abläufe und nehmen gemeinsam mit dem Unternehmen als Projektleiter eine Feinabstimmung vor. Darüber hinaus erkennt man gemeinsam mit der Pilotabteilung, ob Prozesse angepasst werden müssen und schafft erste Akzeptanz innerhalb des Unternehmens und speziell bei den Bestellern. Sobald dieses Pilotprojekt abgeschlossen ist, beginnt man mit der Anbindung weiterer Lieferanten und dem Rollout auf das gesamte Unternehmen.
Das Unternehmen
Simple System
Die Autorin
Stefanie Lebuhn
Stefanie Lebuhn ist Head of Marketing & Produktmanagement bei Simple System.
Sie ist dort verantwortlich für die Umsetzung von Scrum. Ihre Erfahrung gewann sie unter anderem bereits als 23-Jährige als Vorstand eines Unternehmens mit 50 Angestellten. Diese Erfahrung in der Unternehmensführung und als Coach und Trainerin runden ihre Expertise für Veränderungsmanagement in Unternehmen ab.
Stefanie Lebuhn,
Simple System
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