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Ein Zug(p)ferd für EDI

Elektronischer Datenaustausch
Ein Zug(p)ferd für EDI

Der elektronische Datenaustausch via Electronic Data Interchange (EDI) ist längst Standard. Doch kleine und mittlere Unternehmen zögern vielfach noch wegen des großen Einführungsaufwands. Dieser reduziert sich durch Entwicklungen wie Web-EDI, EDI aus der Cloud oder das Zugferd-Verfahren für die elektronische Rechnung.

Aufgrund der häufig sehr hohen Anzahl von Vorgängen kann der Austausch von Dokumenten mit Kunden und Lieferanten auch bei KMU schnell mit einem hohen Aufwand verbunden sein“, sagt Jakob Wößner, Manager bei Mieschke Hofmann und Partner (MHP). So seien 500 Bestellungen pro Monat keine Seltenheit. „Und diese ziehen zwangsläufig die anderen Nachrichten-Typen – Bestellbestätigung, Lieferschein und Rechnung – nach sich.“ Er rechnet vor: Geht man von einer Bearbeitungszeit pro Brief- oder Fax-Beleg von fünf Minuten aus, so fallen pro Monat allein für die manuelle Dateneingabe oder Datenerstellung etwa 160 Stunden an.

Sind bei Unternehmen zudem die Geschäftsprozesse – vor allem im Logistik- und Produktionsumfeld – unternehmensübergrei-fend aufgebaut und erfordern eine enge und sehr unmittelbare Zusammenarbeit, steigt die Zahl der auszutauschenden Dokumente weiter. Das beginnt bei den Liefer- und Feinabrufen im Just-in-time- und Just-in-sequence-Umfeld und endet bei der Abstimmung mit Lager- und Transportdienstleistern. Ohne eine Automatisierung geht es dann kaum noch. Wößner: „Daher lohnt es sich unter bestimmten Umständen, den Datenaustausch zu automatisieren und elektronisch abzuwickeln.“ Voraussetzung dafür ist ein EDI-System.
Welche finanziellen Vorteile ein solches System bei der Abwicklung von Montage-, Wartungs- und Instandhaltungsdienstleistungen von der Ausschreibung bis zur Rechnungsstellung für ein mittelständisches Unternehmen haben kann, zeigt das Beispiel der Zoth GmbH & Co. KG, Dienstleister im Bereich Elektro, Metall und Technik: Zwischen 100 und 200 Euro hat Zoth pro Instandhaltungsauftrag für seinen Kunden Infraserv GmbH & Co. Höchst KG eingespart – und zwar in den Bereichen Stammdaten, Dokumentation sowie Systeme und Prozesse. Im Jahr summiert sich dies für Zoth auf bis zu 1,3 Millionen Euro.
Doch wie lässt sich EDI im Unternehmen umsetzen? MHP-Experte Wößner unterscheidet prinzipiell zwei Varianten: Zum einen lassen sich Dokumente über die Plattform eines externen Dienstleisters abwickeln, zum anderen kann eine EDI-Lösung in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Als EDI-Lösungen, die sich auf die Belange des Unternehmens zuschneiden lassen, haben sich laut Wößner am Markt vor allem der Business Integration Server von Seeburger und der Tradesync Integration Manager von Axway etabliert.
Während der Implementierung einer dieser Lösungen müssen auf der einen Seite sämtliche Systeme des Unternehmens angebunden werden, die Dokumente erzeugen oder verarbeiten sollen – also auf jeden Fall das ERP-System, je nach Situation auch das Logistik-, Produktions- oder das Finanzsystem. Auf der anderen Seite müssen Verbindungen zu den EDI-Systemen der einzelnen Geschäftspartner hergestellt werden. Wößner: „Das alles ist zwar anfangs deutlich aufwendiger, als die Plattform eines externen Dienstleisters zu nutzen. Die Austauschprozesse können dafür aber sehr weitgehend an den eigenen Bedarf angepasst werden. Hilfreich ist das beispielsweise, wenn beim Transport von Waren spezielle Verpackungsvorschriften beachtet werden sollen.“
Bei der Plattformlösung werde hingegen das eigene ERP-, Logistik- oder Produktionssystem mit der existierenden Schnittstellentechnologie über eine abgesicherte Standleitung an die Plattform des Anbieters angebunden. „Dieser nimmt die Daten 1:1 entgegen und stellt sie in einem Format bereit, das das System verarbeiten kann“, erklärt Wößner. Beispiele für solche B2B-Netzwerke sind die Angebote von Comarch und SAP. Wößner: „Der Vorteil: Beziehungen zu Geschäftspartnern lassen sich sehr schnell aufbauen und Dokumente sehr einfach austauschen. Der Nachteil: Sind nur wenige der eigenen Geschäftspartner bei den Plattformen angemeldet, müssen diese in einem Initialisierungsprojekt zunächst angebunden werden, was mit einem größeren Aufwand und einer gewissen Laufzeit verbunden ist.“ Bei solchen B2B-Netzen handelt es sich neudeutsch um EDI aus der Cloud oder EDI as a Service.
Web-EDI = Lieferantenportal: Eine weitere As-a-Service-Variante ist Web-EDI, landläufig auch als Lieferantenportal bezeichnet. „Mithilfe von Web-EDI haben Lieferanten ohne eigenes EDI-System die Möglichkeit, sich in das EDI-System des Kunden einbinden zu lassen“, erklärt Heuer. Dies geschieht über ein Portal im Internet. Hier werden die Lieferanten über Aufträge informiert und können entsprechende Eingaben vornehmen. Diese werden dann standardisiert direkt an das System des Bestellers übermittelt. Web-EDI ist somit kein EDI im engen definitorischen Sinne, da nur die Systeme des Bestellers direkt angebunden sind und auf der Seite des Lieferanten die menschliche Schnittstelle verbleibt.
Web-EDI bietet laut Heuer dennoch sowohl für Lieferanten als auch für Besteller Vorteile: „Lieferanten profitieren wie bei Cloud-EDI davon, nicht in Equipment investieren zu müssen sowie die (kostspielige) Implementierung in die eigenen Systeme und den Eigenbetrieb einsparen zu können. Die Besteller (Handelsketten) können voll von den Vorteilen des klassischen EDI profitieren, indem auch die kleinsten Lieferanten in die rationelle papierlose Vorgangsabwicklung eingebunden sind.“ Als Nachteil stehe dem beispielsweise die niedrige Reaktionsgeschwindigkeit entgegen. Web-EDI hält Heuer besonders hilfreich für Lieferanten mit nur gelegentlichen Geschäftsvorfällen. „Ob sich Unternehmen für klassisches oder EDI über externe Dienstleister entscheiden, ist letztlich auch eine Frage des Datenvolumens“, betont Klaus Kaufmann, Projektmanager E-Business/GDSN bei GS1 Germany GmbH. „Für geringe Datenvolumen bietet sich Web-EDI an. Beim KMU reicht ein PC mit Internetanschluss, um Prozesse modifizieren oder bestätigen zu können.“
Eine hohe Akzeptanz erwartet Kaufmann auch vom neuen branchenübergreifenden Verfahren Zugferd. Zugferd steht für „Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“ und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (Ferd) auf Basis des Langzeitarchivierungsformats PDF/A-3 entwickelt. Es ergänzt die bisherigen EDI-Standards. Kaufmann: „Auch wenn Zugferd keinen Ersatz für traditionelle EDI-Massendaten darstellt, erwarten wir dennoch in den nächsten Jahren einen Boom bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen.“
Zugferd-konforme Rechnungen bestehen aus einem PDF/A-3-Dokument und einer XML-Datei mit Bezug auf das Dokument. Das Zugferd-Datenmodell definiert somit, wie das sicher archivierbare Belegbild einer Rechnung und deren Daten als XML in einer PDF/A-3-Datei verbunden sind.

ROI-Kalkulator für EDI

Kosten und Nutzen

Ob und wann sich die Umstellung auf den elektronischen Datenaustausch (EDI) im Unternehmen rechnet, lässt sich schnell und unkompliziert mithilfe des Return on Investment (ROI) Kalkulators von Prozeus, einer Transferplattform des Instituts der Deutschen Wirtschaft Köln Consult, prüfen. Basis des Kalkulators sind Erfahrungswerte aus den Prozeus EDI-Praxisprojekten bei kleinen und mittleren Unternehmen. Die beiden ROI-Kalkulatoren – für Handel und Industrieunternehmen – finden sich zum Download unter: www.prozeus.de/prozeus/daten/extern/index.htm
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