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Einfach verbunden: Aus dem ERP-System direkt zum B2B-Marktplatz

Aufbau eines unternehmensspezifischen E-Procurement-Systems
Einfach verbunden: Aus dem ERP-System direkt zum B2B-Marktplatz

Viele Unternehmen nutzen die B2B-Beschaffungsplattform Mercateo für den Einkauf. Mithilfe von Mercateo Connect können sie den Marktplatz mit dem eigenen ERP- oder Warenwirtschaftssystem verbinden. Der Bedarfsanforderer sieht Mercateo im System als einen von mehreren Lieferanten gelistet und kann so über eine einzige Schnittstelle auf das Sortiment von rund 600 Lieferanten zugreifen, den Warenkorb importieren und freigeben; wie bei MVV Energie.

Mit E-Procurement kann der Beschaffungsprozess innerhalb eines Unternehmens deutlich effizienter gestaltet werden. Dabei handelt es sich jedoch nicht um eine fertige Lösung, sondern um ein dynamisches System, das den unternehmensspezifischen Ansprüchen entsprechend aufgebaut werden muss. Ziel ist es, durch einen durchgängigen elektronischen Ablauf die Transparenz im Einkauf zu erhöhen.

Das Mannheimer Energieunternehmen MVV Energie begann 2002, sich intensiv mit dem Thema E-Procurement auseinanderzusetzen. Als Basis hierfür diente das SAP EBP/SRM 2.0. Die ersten Kataloge wurden aufgebaut und noch selbst gehostet. Das erwies sich als sehr zeitaufwändig, sodass ein klassischer Kataloganbieter die Pflege der Lieferantenkataloge übernahm. MVV Energie baute das E-Procurement-System weiter aus, denn es wurde erkannt, dass Einsparungen nur durch effizientere Prozesse möglich sind. 2006 stellte der Energieversorger auf SAP SRM 4.0, 2012 auf SAP SRM 7.0 um. Verstärkt bestellten die Einkäufer nun auch über Onlineshops. Damit stieß das bisher genutzte System an seine Grenzen. Eine Vergleichbarkeit der Produkte mit denen aus den Katalogen der Stammlieferanten war auf einen Blick nicht möglich.
Um den Aufwand bei der Beschaffung zu minimieren und effiziente Prozesse innerhalb der Supply Chain zu etablieren, entschied sich das Energieunternehmen für Mercateo Connect. „Die Kombination aus Katalog und Shop war für unsere Anwender zu umständlich. Seitdem wir Mercateo nutzen, können wir unsere Beschaffungsprozesse flexibel und effizient im Sinne von Industrie 4.0 abbilden“, erklärt Marcus Eisele.
Die Umsetzung des Projekts wurde binnen drei Monaten zunächst für den Standort Mannheim realisiert. Via Open Catalog Interface (OCI) wurde der B2B-Marktplatz direkt mit dem SAP SRM verbunden. Die Kataloge der 15 Stammlieferanten wurden auf Mercateo integriert. „Unsere Bedarfsanforderer springen heute direkt aus dem SRM-System auf den Marktplatz oder in einen der Partner-Webshops von Mercateo und haben Zugriff auf alle für den jeweiligen Fachbereich freigegebenen Kataloge – prozesstechnisch ist diese Lösung ideal für die digitale Vernetzung mit unseren Lieferanten“, erklärt Marcus Eisele. Denn: Theoretisch lassen sich alle indirekten Materialen über die zentrale Plattform bestellen, die über ein Angebot von über 500 Lieferanten und mehr als 19 Millionen Artikel verfügt. Spezifische Produkte können über Stammlieferanten bestellt werden, die ebenfalls über die Plattform erreichbar sind. Die Artikelsuche erfolgt dabei katalogübergreifend und bietet damit volle Transparenz über das Angebot und den Preis. Zudem übernimmt Mercateo die Kreditorenrolle.
Eines der Hauptziele des Mannheimer Unternehmens war die deutliche Reduzierung der Kleinstbestellungen. Im Geschäftsjahr 2014 gab es mehrere hundert manuelle Bestellungen mit einem geringeren Warenwert als 100 Euro. Hierfür wurden jedoch über 400 Lieferanten benötigt, die im SAP-System angelegt und verwaltet werden mussten und bei denen oft nicht mehr als einmal bestellt wurde. Bei diesen Kleinstbestellungen stehen die Prozesskosten in keinem Verhältnis zum Bestellwert. Hier verbirgt sich großes Potenzial, um deutliche indirekte Kosteneinsparungen zu erzielen. Vorgabe war daher, dass es im Geschäftsjahr 2016 keine manuellen Bestellungen unter 100 Euro mehr geben sollte. „Heute können wir mit einer Plattform unseren C-Teile-Bedarf nahezu vollständig abdecken“, erklärt Marcus Eisele. Bestell- und Rechnungsdaten müssen nicht mehr manuell übertragen werden, sondern gelangen automatisch Zeit und Kosten sparend ins System.
Eine standortübergreifende Lösung. Mit der Anbindung von Mercateo hat der Einkauf der MVV Energie sein E-Procurement-System weiter ausbauen und optimieren können. Überzeugt von den Vorteilen wurde das Modell inzwischen auf weitere Standorte mit z. T. eigenen SAP-Systemen übertragen. Von den ca. 35 000 Bestellungen pro Jahr im Zentraleinkauf des Unternehmens wird bereits heute etwa jede vierte über Mercateo abgewickelt. „In den kommenden Jahren soll es jede dritte Bestellung sein“, prognostiziert Marcus Eisele. sas

Beschaffungsplattform Mercateo
Unter www.mercateo.com können Unternehmen aus einem über 19 Millionen Artikel umfassenden Sortiment bestellen. Das Angebot deckt sowohl den allgemeinen Geschäftsbedarf als auch den spezialisierten Fachbedarf bis hin zu exotischen Produktkategorien ab. Zu den Kunden zählen Unternehmen aller Größenordnungen, vom Dax-Konzern und Mittelständler bis zum Freiberufler und zahlreichen öffentlichen Auftraggebern.
Über das Standardsortiment hinaus können Unternehmen ihre eigenen Rahmenvertragslieferanten maßgeschneidert anbinden und ein modulares System von E-Procurement-Funktionen nutzen. Dazu gehören Kataloghosting, personalisierte Sichten und Produktkennzeichnungen, der digitale Freigabeprozess ApproveNow sowie elektronische Schnittstellen zu internen Systemen.
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