Schritte zur E-Expertise - Einkauf auf dem Weg ins Internet-Zeitalter - Beschaffung aktuell

Schritte zur E-Expertise

Einkauf auf dem Weg ins Internet-Zeitalter

Anzeige
Vor kurzem wurden Unternehmen, die das Internet als Zentrum der Geschäftsaktivitäten der Zukunft gesehen haben, noch belächelt. Die Schwerpunkte wurden zunächst bei der Informationsbeschaffung und dem Informationsaustausch sowie der Einbeziehung des Endverbrauchers gesehen. Entsprechend wurden die Projekte auf der Verkaufsseite definiert. Dies hat sich grundlegend verändert.

Manfred Strub

Es vergeht heute kaum ein Tag, an dem nicht eines der großen Unternehmen in der Informationstechnologie eine neue E-Strategie ankündigt. Ob es sich dabei um mySAP.com von SAP, E-Services von HP, E-Commerce von Oracle oder E-Business von IBM handelt, alle namhaften Unternehmen sind dabei, ihre internen Prozesse, Produkte und Software-Anwendungen sowie ihre zukünftigen Strategien auf das Internet und seine Möglichkeiten abzustimmen und auszurichten. Bei den Aktivitäten steht der Einkauf im Zentrum der Bemühungen. Das Internet-Wachstum der Zukunft wird klar zwischen Geschäftskunden gesehen.
Der Einkauf und die gesamte Versorgungskette sind dabei das Ziel neuer Lösungen und Produktankündigungen vieler namhafter Softwareanbieter. Was bedeutet dies für die Einkaufs-Organisation? Welche Schritte sollte man anstreben, um das Internet in die Prozesse einzubinden? An welchen Stellen kann der höchste Nutzen für ein Unternehmen entstehen?
1. Stufe: Informationssuche und -austausch (Sharing)
In der einfachsten Stufe ist es erforderlich, den Einkäuferinnen und Einkäufern einen Internet-Zugang zu verschaffen, um ihnen über einen Browser (z.B. Netscape oder Microsoft Internet Explorer) Zugang zu den Informationen im World Wide Web zu geben. Hier können sich die Mitarbeiter vertraut machen mit der fast unendlichen Vielzahl von Informationen und können die Nutzung von Suchmaschinen üben (z.B. http://www.yahoo.com, http://www.yahoo.de, http://www.excite.com, http://www.excite.de, http://www.altavista.de, http://www. dogpile.com).
Es gibt auch die Möglichkeit, auf Informationen und Kontakte, die für den Einkauf von Bedeutung sind, oder Sammlungen von Verbindungen (Links) zuzugreifen:
• http://einkauf.oesterreich.com/info/ default.htm
Auch Verbände und Organisationen stellen eine Vielzahl von nützlichen Informationen zur Verfügung:
Der große Vorteil an diesem einfachen Einstieg in die neuen Vorgehensweisen liegt darin, dass es sich um eine ausschließliche Innenorientierung handelt, die nach außen zu den Lieferanten und Kunden nicht sichtbar ist und keine Auswirkungen auf diese hat. Auf diese Weise kann man die neuen Technologien und Abläufe, sowie deren intern erforderliche Datenverarbeitungsstruktur testen, und, falls erforderlich, verbessern. Man kann anhand dieser Vorgehensweisen lernen und versuchen, die wesentlichen Fehler bei der Einführung von E-Business-Projekten zu vermeiden. Diese sind unter anderem:
• kein ausreichender Fokus auf der höchsten Management-Ebene,
• kein ausreichendes Projektmanagement bei der Einführung,
• zu starker Fokus auf die Technologien und Vernachlässigung der Prozesse,
• nicht ausreichende Beobachtung der neuen E-Konkurrenz und E-Angebote.
Nachdem mit diesem ersten Schritt sichergestellt ist, dass sowohl die Datenverarbeitungsinfrastruktur als auch die Kenntnisse der Mitarbeiter in ausreichendem Maße vorhanden sind, geht es im nächsten Schritt darum, Informationen mit den neuen Technologien nach innen und außen zu kommunizieren.
Kommunikation nach Innen via Intranet
In diesem Bereich findet eine komplette Veränderung des internen Kommunikationsprozesses statt! Dies trifft sowohl für die Einkaufsorganisation selbst, als auch für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens zu. Im Gegensatz zur Vorgehensweise der Vergangenheit, bei der Informationen verteilt wurden (Bring-Schuld), werden diese jetzt zu einer Hol-Schuld! Durch Zugriff auf die Intranetseite des Einkaufs sind die zugriffsberechtigten Nutzer in der Lage, sich die vorhandenen, tagesaktuellen Informationen anzusehen und zu kopieren.
Wichtig ist hierbei, dass diese Informationen immer auf dem neuesten Stand gehalten werden. Hierfür müssen klare Abläufe und Verantwortlichkeiten definiert werden. Es muss auch entschieden werden, ob es Bereiche mit Zugangslimitierungen geben soll. Dies kann z.B. dann von Bedeutung und erforderlich sein, wenn existierende Vertrags- und Preisvereinbarungen auf diesem Weg verbreitet werden sollen. Zugangslimitierungen und Passwort-Kontrollen sollte es jedoch so wenig wie möglich geben, da dies die Benutzerfreundlichkeit einschränkt. Die neue Technologie kann dann für ein umfangreiches Kommunikationsspektrum sehr effektiv genutzt werden. Je nach geplanter Nutzergruppe können verschiedene Schwerpunkte gesetzt werden.
Werbung für den Einkauf nach außen via Internet
Für Einkauf und Unternehmen wird es von immer größerer Bedeutung, sich gegenüber Lieferanten als herausragender Partner darzustellen, mit dem eine Zusammenarbeit einfach und erfolgreich sein kann. Das Internet bietet hierfür die ideale Technologie, sich nach außen darzustellen und auf einer Einkaufshomepage z.B. folgende Inhalte abzubilden:
• Unternehmensdarstellung und Einkaufsorganisation,
• Bedarfsstruktur des Unternehmens,
• Ansprechpartner im Einkauf (Arbeitsgebiet, Telefon, Fax, E-Mail, Wegbeschreibung etc.),
• spezielle Programme,
• Einkaufsbedingungen und Wege der Zusammenarbeit.
Untersuchungen haben gezeigt, dass es hier noch Nachholbedarf bei vielen Unternehmen gibt. Eine Studie vom Institut für Datenverarbeitung der Universität Linz hat ergeben, dass weniger als 5% der Unternehmen, die im Internet vertreten sind, diese Möglichkeit einer Einkaufsdarstellung überhaupt nutzen. Der Fokus der Firmen liegt noch immer auf der Verkaufsseite.
Beispiele von Einkaufsseiten:
• http://app3.bosch.de
• http://einkauf.oesterreich.com
Bei diesen Beispielen der Internet-Nutzung im Einkauf handelt es sich um Aktivitäten, mit denen Erfahrungen gesammelt und Wissen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vermittelt werden kann. Mit diesen Projekten muss ein Fundament für die nächste Stufe gelegt werden.
2. Stufe: Anwendungen im Netz (Applications) Beschaffung aus elektronischen Katalogen
Mit steigender Verbreitung und Erfahrung mit den Internet-Technologien werden immer neue Anwendungsgebiete erschlossen und Möglichkeiten geschaffen, seit langem existierende Probleme im Einkauf jetzt umfassend zu lösen. An erster Stelle zu nennen ist hierbei die hohe Arbeitsbelastung durch die Beschaffung niederwertiger Güter, sogenannter C-Teile. Der Einkauf dieser Produkte bindet hohe Mitarbeiter-Ressourcen und verursacht häufig Abwicklungskosten, die den Wert der zu beschaffenden Güter deutlich übersteigen. Die Beschaffung von Produkten aus elektronischen Katalogen mit Hilfe der Internettechnologien ist eine Lösung.
Bei diesem Ansatz werden die in einem Unternehmen zu beschaffenden Produkte in elektronischen Katalogen abgebildet. Der Anforderer ist in der Lage, die zu beschaffenden Produkte in den Katalogen zu suchen und auszuwählen. Nachdem diese ausgewählt und in einem elektronischen Einkaufskorb abgelegt wurden, kann am Ende des Vorgangs automatisch eine Bestellung ausgelöst werden. Dieser Ablauf lässt sich zwar einfach beschreiben, ist aber in der Realität mit einer Fülle von teilweise komplexen Technologie- und Prozessentscheidungen verbunden.
Katalogstandards: Hier ist erforderlich, dass sowohl der Einkäufer als auch der Verkäufer mit einheitlichen, standardisierten Datenstrukturen arbeiten, um sicherzustellen, dass Kataloge von mehreren Anbietern ohne Anpassungen im System verwendet werden können. Diese Standards sind auch für das Suchen und Finden von Artikeln in den Katalogen von Bedeutung. Mit dem vom BME in Zusammenarbeit mit Unternehmen geschaffenen BME CAT Standard ist hier ein wichtiger Beitrag geleistet worden. Eine weitere wichtige Frage ist, inwieweit Bilder von Produkten zur Verfügung gestellt werden sollen. Dies ist sicher eine Erwartungshaltung der internen Kunden, es muss jedoch entschieden werden, ob die dadurch zu übertragenden Datenmengen die Antwortzeiten des Systems verlangsamen dürfen.
Autorisierung: Wichtig ist auch die Frage, wer auf diesem Weg einkaufen kann. Die Strategie muss hierbei sein, den Einkauf aus diesem Transaktionsgeschäft komplett herauszunehmen und den Abruf dem Anforderer zu überlassen. Der Einkauf stellt seinen Beitrag durch die Auswahl der Lieferanten, die Festlegung des Angebotsumfangs sowie die Verhandlung der Konditionen sicher. Im Fall von Störungen in der Zusammenarbeit übernimmt er die Federführung bei der Lösung.
Finanzielle Freigabe: Bis zu welchem Betrag darf ein Anforderer einen Abruf aus dem Katalog auslösen. Eine Vereinfachung der heute vielfach existierenden Prozesse ist hier dringend anzuraten. Es sollte einen Betrag geben, bei dem keinerlei zusätzliche Freigaben (elektronische Unterschriften) erforderlich sind, z.B. bis 100 DM und die maximale Zahl der Freigaben sollte zwei Stufen nicht überschreiten. Die Erfahrungen zeigen, dass der Abstimmungsprozess innerhalb des Unternehmens sehr aufwendig und langwierig sein kann, da unterschiedliche Interessen und Philosophien (Kontrolle gegenüber Vertrauen und Aufwandsminimierung) hier aufeinanderprallen.
Schulung: Da die Möglichkeit der Güterbeschaffung an eine größere Anzahl von Anforderern herangetragen werden soll, muss sichergestellt sein, dass ausreichende Kenntnisse des neuen Systems und der geänderten Abläufe vorhanden sind. Eine umfassende Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist deshalb notwendig. Falls in diesem Bereich mit Problemen gerechnet wird, kann auch die organisatorische Lösung von Bestellzentren (z.B. Sekretariaten) in der ersten Stufe überlegt werden.
Implementierung/Antwortzeiten: Bei der Einführung des neuen Systems muss großer Wert auf schnelle Antwortzeiten gelegt werden. Eine detaillierte Überwachung ist in der Anfangsphase dringend anzuraten, um zu verhindern, dass lange System-Antwortzeiten die Anforderer zur Ablehnung des neuen Prozesses führen.
Marktplätze im Netz
Ein neuer Trend zeichnet sich ab – die Schaffung von „Portalen“ für den Einkauf zur Abwicklung von Geschäftsvorfällen.
Eine der Herausforderungen bei der Arbeit im Internet ist die schier unbegrenzte Vielzahl von Informationen und Möglichkeiten. Leicht kann es dabei passieren, dass man trotz langen Suchens irgendwo im Datendschungel verloren geht. Um dies für den Endbenutzer zu verhindern, haben sich Unternehmen wie Yahoo, Netscape oder auch AOL gegründet. Sie helfen dem Nutzer beim Manövrieren im Netz, in dem sie eine gut strukturierte Oberfläche und eine Suchmaschine zur Verfügung stellen. Dadurch wird die Arbeit des Nutzers vereinfacht und er kommt schneller und häufiger zu dem gewünschten Ziel.
Diesen Ansatz suchen jetzt ebenfalls Unternehmen, die ihre Dienste anbieten, um die Arbeit innerhalb der Unternehmensabläufe zu erleichtern. Ein solches Unternehmen ist z.B. Commerce One (www.commerceone.com).
Für Kunden und Lieferanten wird ein System zur Verfügung gestellt, in dem Transaktionen abgewickelt werden können. Die Anbieter können Kataloge in einer definierten und einheitlichen Technologie zur Verfügung stellen, die potentiellen Kunden in diesen Katalogen suchen, Produkte auswählen, intern freigeben lassen und bestellen. Weitere Serviceleistungen werden angeboten, die sowohl die Logistik als auch die Zahlungsabwicklungen beinhalten können. Auch Auktionen können durchgeführt werden und der Leistungsumfang des Unternehmens wird ständig erweitert.
Darüber hinaus wird sich die Strategie, für einen bestimmten, limitierten Nutzer- und Kundenkreis ein Internetportal für die Abwicklung zur Verfügung zu stellen, weiter durchsetzen. In der Anfangsphase wird man sich hier auf einfache Commodities wie z.B. Stahl, Kohle, Energie, Chemikalien und ähnliche Produktbereiche beschränken, bevor man in komplexere Warengruppen investiert.
In jüngster Zeit wurden von Unternehmensgruppen mehrere Portale speziell für den Einkaufsbereich angekündigt. Die Autokonzerne General Motors, Ford und Daimler-Chrysler verschafften dieser Vorgehensweise mit der Ankündigung eines gemeinsamen Einkaufsportals große Aufmerksamkeit. Chemieunternehmen, Airlines, Reifenhersteller, Computerproduzenten und andere folgen diesem Beispiel.
Ausschreibungen im Netz/Online-Auktionen
Ein weiterer Prozess, bei dem das Internet für Einkaufsanwendungen genutzt werden kann, ist der Bereich der Ausschreibungen. Hier können in der einfachsten Form Anfragen per E-Mail verteilt und Angebote zurückgefordert werden. Der weitergehende Schritt ist die Durchführung von Online-Auktionen:
Ein dynamischer, zeitlich fixierter Angebotsprozess von ausgewählten, qualifizierten Lieferanten, bei dem jederzeit die Position zum besten Angebot für alle Anbieter transparent (aber anonym) dargestellt wird. Bei der Online-Auktion gibt es zwei Varianten:
Die Einkäuferauktion
Für einen bestehenden Bedarf wird versucht, den günstigsten Lieferanten zu finden. Per System wird eine maximale Konkurrenzsituation unter den Anbietern geschaffen, in dem während der Auktion die Angebotspreise für alle Auktionsteilnehmer erkennbar sind, nicht jedoch die Identität des Anbieters. Die Anbieter können im Verlauf der Auktion (Stunden bis Tage) ihre Angebote so oft wie gewünscht verbessern. Ziel ist, dann dem günstigsten Anbieter den Zuschlag zu erteilen. Erfahrungen in den USA zeigen, dass bei diesem Ablauf Preisreduzierungen von 10-15% möglich sind.
Die Verkäuferauktion
Ein Verkäufer bietet seine Ware (z.B. Überschussprodukte, Auslaufmodelle, aber auch knappe oder sehr gesuchte Waren) elektronisch einem möglichst großen Kreis von potentiellen Käufern an. Diese geben offene Preisangebote ab, ohne dass jedoch ihre Identität zu erkennen ist. Der Verkäufer erreicht dabei eine hohe Transparenz und Konkurrenz unter den Nachfragern und erzielt so einen möglichst hohen Verkaufspreis.
In den USA werden diese Möglichkeiten immer häufiger genutzt, und auf der Einkaufsseite werden bereits Milliarden-Umsätze getätigt. FreeMarkets (www.freemarkets.com) hat sich hier in der Vergangenheit auf bestimmte Commodities konzentriert. Sowohl das Produktspektrum als auch die geographische Verbreitung sind stark expansiv. Deutschland als großer Markt steht dabei weit oben auf der Liste der Länder, in denen dieser Service angeboten werden soll.
3. Stufe: Zusammenarbeit im Netz (Collaboration)
Nachdem man jetzt zu den erfahrenen Nutzern des Internets gehört, stellt sich die Frage, welche weiteren Möglichkeiten für eine Optimierung noch bestehen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der weiteren Verbesserung der strategischen Wettbewerbsfaktoren: Kosten, Zeit, Qualität und Flexibilität. Gemeinsam mit den Lieferanten muss versucht werden, Prozesse zu entwickeln und zu etablieren, die eine signifikante Optimierung der Abläufe bringen. Die Internettechnologien bieten hier eine hervorragende Möglichkeit in Form des Extranets. Hierbei handelt es sich um ein Netzwerk, in dem nur ausgewählte, berechtigte Nutzer auf Informationen zugreifen können. Über Sicherheitsvorkehrungen wird verhindert, dass Unbefugte auf Daten zugreifen können. Mit dieser Lösung hat man die Möglichkeit, unter den Partnern auch sensitivere Informationen auszutauschen:
• Vertragsinformationen, Bestellungen, Kontostände, Zahlungsstatus,
• Zeichnungsinformationen, gemeinsame Entwicklungsstrategien und -projekte,
• Bauprogramme, Lagerbestände, Lieferinformationen,
• Qualitätsdaten aus Wareneingang oder Fertigung,
• Anlaufpläne neuer Produkte, gemeinsame Projekte.
Bei dieser Art der Zusammenarbeit fallen immer mehr Grenzen zwischen den Unternehmen weg und die Zahl der Schnittstellen wird reduziert. Gegenseitiges Vertrauen, enge Zusammenarbeit und Integration sind die Basis der zukünftigen Geschäftsbeziehung, abgesichert durch entsprechende Vereinbarungen, wo erforderlich (Vertraulichkeit). Auf diesem Gebiet existieren erst wenige Projekte z.B. in der Auto- oder Computerindustrie mit wenigen großen Lieferanten. Vielfach werden hier Liefer- und Logistikdaten der Fertigung ausgetauscht.
Um sich eine Vorstellung von den Prozessen machen zu können, die hier möglich sind, kann man sich z.B. den Sendungsverfolgungsprozess von Fedex (www.fedex.com) anschauen. Hier wird für jede Sendung detailliert der Status von Annahme bis Auslieferung aufgezeigt. Auch wenn es sich hier nicht um eine Extranet-Lösung handelt, da es keine Zugangslimitierungen und -kontrollen gibt, kann man sich verdeutlichen, welche effektiven Abläufe realisierbar sind, wenn die Prozesse auf die Möglichkeiten der neuen Internettechnologien konsequent ausgerichtet werden.
Weiteres Beispiel ist die General Motors TradeXchange (www.gmsupplypower.com/ homepage.html). Mit Beginn des neuen Jahrtausends stehen hier die neuen Wege des Einkaufs und der Zusammenarbeit mit Lieferanten im Netz zur Verfügung. Aufgrund seines hohen Einkaufsvolumens ist General Motors in der Lage, eine solche Lösung zu etablieren und die Arbeit mit den Internettechnologien auf eine neue Basis zu stellen. Die Zusammenarbeit mit anderen Automobilkonzernen wird bei der Umsetzung für eine stärkere Akzeptanz sorgen. Die Vorteile, die dadurch erzielt werden können, tragen zu einer schnellen Verbreitung dieser Technologien bei.
Der Einkauf hat keine Alternative zur Einführung und Nutzung von Internettechnologien in seinen Prozessen und Organisationen. Die Frage, die sich nun stellt ist, wie schnell und mit welchen Schritten führt man diese neuen Abläufe im Unternehmen ein. Ein aggressiver Projektplan ist hier empfehlenswert, um den Anschluss nicht zu verlieren.
Anzeige

Aktuelles Heft

Webinare & Webcasts

Technisches Wissen aus erster Hand

Whitepaper

Hier finden Sie aktuelle Whitepaper

Quergerätselt

Mitmachen und gewinnen!

Anzeige

Industrie.de Infoservice

Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Industrie.de Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Verlag Robert Kohlhammer GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Industrie.de Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Industrie.de Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de