E-Procurement und Beschaffungs-Outsourcing - Einsparmöglichkeiten in der kommunalen Verwaltung - Beschaffung aktuell

E-Procurement und Beschaffungs-Outsourcing

Einsparmöglichkeiten in der kommunalen Verwaltung

Anzeige
In einer Untersuchung des Fraunhofer IAO Stuttgart (2000) wurden die Beschaffungsprozesse für Büro- und Verbrauchsgüter bei deutschen Maschinenbauunternehmen analysiert.

In dieser Studie stellte das Institut fest, dass bei der Beschaffung von Büro- und Verbrauchsgütern durchschnittliche Prozesskosten in Höhe von 90 Euro anfallen. Der durchschnittliche Arbeitsaufwand für die Beschaffung beträgt 162 Minuten und die gesamte Durchlaufzeit 16 Tage. Aufgrund dieser Untersuchung ist davon auszugehen, dass eine Minute des Beschaffungsprozesses durchschnittlich ca. 0,56 Euro Kosten verursacht.

Übertragung auf die öffentliche Verwaltung
Basierend auf dieser Grundlage geht man in der öffentlichen Verwaltung von durchschnittlichen Lohnkosten in Höhe von 0,40 Euro pro Minute aus. Danach verursacht der Beschaffungsprozess (Durchlaufzeit ca. 140 Min) in der öffentlichen Verwaltung Prozesskosten von durchschnittlich ca. 56,00 Euro pro Bestellvorgang.
Nach Optimierung der Bestellabläufe und Einführung einer internetbasierten Beschaffung (operativer + strategischer Einkauf) konnte eine Zeiteinsparung von ca. 70% pro Bestellvorgang erreicht werden. Dies bedeutet eine Reduzierung der Prozesskosten von bisher ca. 56,00 Euro auf durchschnittlich ca. 15,00 Euro pro Bestellvorgang (Einsparung ca. 104 Minuten/42,00 Euro pro Bestellvorgang).
Bei einer Stadtverwaltung mit ca. 50.000 Einwohnern, mit einem Bestellvolumen für Büromaterial und Reinigungsmittel von ca. 150.000 Euro pro Jahr und einem Bestellvolumen für Schulmaterialien von ca. 400.000 Euro, kann die Optimierung des Einkaufs in Zukunft zu folgenden Einsparungen pro Jahr führen:
Arbeitszeiteinsparung = 8.650 Stunden/Jahr,
Prozesskosteneinsparung = 207.600 Euro/Jahr.
Die durch die Optimierung der Prozessabläufe gewonnene Arbeitszeit kann der Mitarbeiter zukünftig für die eigentlichen Kernkompetenzen einsetzen.
Weitere Einsparmöglichkeiten lassen sich durch Produktbereinigung, konsequente Mengenbündelungen alleine oder im Verbund mit anderen Einkaufsgemeinschaften realisieren. Durch Optimierung des Leistungsverzeichnisses, Konsolidierung der Lieferanten und DV-gestützten Einsatz der Ausschreibungsverfahren ergeben sich weitere Einsparpotenzialen.
Die Industrie geht davon aus, dass die Implementierung eines strategischen Einkaufs neben dem operativen Einkauf zu einer Preisverbesserung von ca. 10% führt. Dies bestätigen auch Erfahrungen im Bereich der Kommunalverwaltungen.
Vorteile einer Beschaffung mit einem ASP-Partner
Technologievorteil:
–Bedarfsgerechte Software für Kommunen und Verwaltungen,
–Nutzung aller Vorteile einer modernen Warenwirtschaft ohne Kauf oder Lizenz,
–Externe Softwarepflege und Weiterentwicklung,
–Hohe Akzeptanz der Mitarbeiter durch anwenderfreundliche Benutzeroberfläche und personalisierte Artikelkataloge.
Servicevorteil:
–Erstellung maßgeschneiderter zentraler Artikelkataloge,
–Berücksichtigung der Ausschreibungsvorgaben und Vereinfachung der Ausschreibung,
–Kostenstellenbelieferung,
–Verkürzung von Bestellabläufen,
–Reporting für Controlling,
–Mängel-Clearing durch Servicepartner.
Wirtschaftlichkeitsvorteile:
–Prozesskostensenkung/Zeitersparnis der Mitarbeiter,
–Mengenbündelung bei Bestellung = Preisvorteile,
–Reduzierung der Liefer- und Lagerkosten.
Internet-Einkauf erweist sich als Erfolg
Nach einem Jahr Praxis wertet die Stadt Lörrach den Einkauf über Internet als Erfolg. Dank der Dienstleistung ihres Partners TEK-Service GmbH (Lörrach) sparte die Stadt mindestens 60.000 Mark. Aus der Initiative Lörrachs ist eine kommunale Einkaufsgemeinschaft gewachsen, die mit größeren Bestellmengen günstigere Einkaufspreise erreicht.
Die Stadt Lörrach und TEK-Service entwickelten im Jahr 2000 das Projekt „City goes B2B“, einen der Bausteine für das große Vorhaben „Lörrach @ns Netz“. Seit November 2000 läuft bei der Stadt Lörrach und immer mehr städtischen Einrichtungen der Einkauf von Betriebs und Hilfsstoffen – inzwischen auch von Schulbedarf – auf neuem Weg.
Bis dahin füllte z.B. die Sekretärin des Museums am Burghof ein Bestellformular aus und hatte zweimal im Monat die Möglichkeit, mit diesem Formular im Warenlager des Rathauses Büromaterial zu holen. Heute spart sie sich den Weg und öffnet stattdessen an ihrem Computer – mit persönlicher Kundennummer und Passwort – einen Bestellkatalog mit 630 unterschiedlichen Artikeln fürs Büro. Sie braucht Kopierpapier, wählt aus dem Katalog Artikel und Menge und schickt die Bestellung mit einem Klick über Internet an TEK-Service. Jede Woche einmal gibt der Service die gesammelten Bestellungen der Stadt Lörrach weiter an Lieferanten. Seine Rechnungen schickt jeder Lieferant einmal im Monat gebündelt ins Rathaus.
Zeitgewinn für die Stadt
„Eine überzeugende Dienstleistung, mit der wir an vielen Stellen der Stadtverwaltung Zeit für unsere eigentlichen Arbeiten gewinnen und mit der wir unterm Strich Geld sparen“, urteilt Eugen Bühler, der im Rathaus den Fachbereich Zentrale Dienste leitet. Wie groß die Zeitersparnis beim Bestellen und Beschaffen insgesamt ist, über alle Fachbereiche hinweg, lässt sich nur schwer errechnen. Jedenfalls konnte die Personalstelle für Materialbestellung und Lagerverwaltung gestrichen werden, die Mitarbeiterin übernahm eine neue Aufgabe im Rathaus. Allein dies spart pro Jahr 60.000 Mark, darin bereits eingerechnet die Bezahlung des Dienstleisters.
Einkaufspreise sinken
Der Zeitgewinn ist nur ein Vorteil. Ein anderer sind die günstigeren Preise bei der Beschaffung. TEK-Service straffte in Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung zuallererst das Sortiment und erreichte, dass heute jeder der 630 Artikel des Bürobedarfs und der 140 Artikel für Hygiene und Reinigung ausgeschrieben wird, wodurch jeweils der günstigste Lieferant gewählt werden kann. Zugleich können Bestellungen gebündelt und die größeren Mengen preiswerter beschafft werden. „Die Stadt Lörrach kauft heute mindestens 10% günstiger ein“, versichert Frank Schmierer, Geschäftsführer bei TEK-Service. Ein exakter Kostenvergleich ist nicht möglich, weil erst dank des zur Verfügung gestellten PC-Programms die insgesamt anfallenden Kosten für Büromaterial, Hygiene- und Reinigungsartikel bekannt sind.
Kommunale Einkaufsgemeinschaft
Eines der Projektziele lautete, eine kommunale Einkaufsgemeinschaft zu schaffen. Bis heute sind der Gemeindeverwaltungsverband Schönau, Inzlingen und Schliengen dem Beispiel Lörrachs gefolgt und nutzen die Dienste von TEK-Service. Das schafft die Möglichkeit, Artikel in noch größeren Mengen zu bestellen. Gerade für die kleinen Partner der Einkaufsgemeinschaft erwachsen markante Preisvorteile. Diese kommunale Einkaufsgemeinschaft ist die erste ihrer Art in Deutschland. Interesse zeigt auch das Landratsamt Lörrach. Denkbar ist, dass die kommunalen Partner die jährlichen Ausschreibungen neu ordnen. Sie könnten künftig beispielsweise von einer einzigen Kommune für alle anderen übernommen werden. Auf jeden Fall wird die Ausschreibung der Artikel und Mengen eine kommunale Aufgabe bleiben.
Schulen, Bäderbetrieb, Feuerwehr …
In Lörrach selbst wird die Beschaffung über Internet Zug um Zug ausgeweitet. Für die Schulen der Stadt hat TEK-Service bereits ein erstes Mal den gemeinsamen Einkauf von Büchern ermöglicht und einen Standardartikel-Katalog für Schulbedarf erarbeitet, der über 3.000 Artikel umfasst, vom Tafellappen bis zum Reagenzglas. Auch in den Schulen verringert sich so der Bestellaufwand, und als Einkaufsgemeinschaft werden die 18 Schulen günstigere Preise erhalten. Mitarbeiter der Bäderbetriebe und des Werkhofs werden ebenfalls demnächst am PC bestellen können; mit den Feuerwehren laufen Gespräche.
Partnerschaft mit TEK-Service
Durch die Partnerschaft mit TEK-Service profitiert die Stadt Lörrach von allen Vorteilen eines modernen ERP-Systems, ohne selbst für Anschaffung, Schulung, Wartung und Pflege der Daten aufkommen zu müssen. Das Steinbeis-Transferzentrum IT-BusinessConsulting – durch einen Kooperationsvertrag mit TEK-Service verbunden – entwickelte die Software und verfeinerte sie jetzt anhand der Erfahrungen aus der Praxis. Bisher bereits waren mit Mausklick zum Beispiel alle Zahlen für Ausschreibungen und für ein effektives Kostencontrolling abzurufen. Die neue Version der Software verbessert den Komfort für die Benutzer und insgesamt die Transparenz von Bestellung und Beschaffung.
Die Stadt Lörrach fand ihren Partner im Innovations-Center Lörrach. Die TEK-Service GmbH wurde im Jahr 2000 gegründet. Sie hat derzeit vier eigene und zwei externe Mitarbeiter, weiteres Wachstum steht bevor. Denn in Kürze werden – nach dem Modell Lörrach – die Städte Tübingen und Remseck den Einkauf über Internet starten, ebenso ein Landkreis in Bayern. Sogar von der Ostsee reisen Mitarbeiter von Kommunen nach Lörrach zu Informationsgesprächen mit dem Dienstleister und der Stadtverwaltung.
Die Innovation in Lörrach hat für so großes Aufsehen gesorgt, dass man zur Präsentation auf der Cebit Hannover eingeladen wurde und ebenso zum Städtetag Baden-Württemberg. Im November hat das Unternehmen seine Dienstleistung bei einer Sitzung des Deutschen Städtetags vorgestellt. „Das Interesse an unserer Arbeit wächst rasant“, stellt Monika Schmidt fest, die bei TEK-Service das Marketing verantwortet.
Anzeige

Aktuelles Heft

Webinare & Webcasts

Technisches Wissen aus erster Hand

Whitepaper

Hier finden Sie aktuelle Whitepaper

Quergerätselt

Mitmachen und gewinnen!

Anzeige

Industrie.de Infoservice

Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Industrie.de Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Verlag Robert Kohlhammer GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Industrie.de Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Industrie.de Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de