„Elektronische Vergabe wirft Schatten voraus“

Herr Hofmann, Sie engagieren sich persönlich in der BME-Fachgruppe „Einkauf in Stadtwerken“. Welche Inhalte stehen aktuell auf der Agenda?

Hofmann: Zur Optimierung des Warengruppenmanagements erheben wir aktuell in unserer BME-Fachgruppe Daten für ein Benchmark im Bereich Reinigungsdienstleistungen. Die vertraglichen Grundlagen bei dieser Warengruppe sind sehr komplex und differieren meist von Fall zu Fall, was die Ermittlung belastbarer Zahlen erschwert.

Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Trends speziell im Stadtwerke-Einkauf?

Hofmann: Generell gilt für die Einkaufsabteilungen der Stadtwerke, die strategische Ausrichtung zu verstärken. Auf Basis valider Controlling-Zahlen kann der Einkauf seinen Wertbeitrag unternehmensintern besser verdeutlichen. Die Umgestaltung – weg von der rein operativen Einkaufstätigkeit hin zur strategischen Ausrichtung – stellt dabei insbesondere für Stadtwerke kleinerer bis mittlerer Größe eine erhebliche Herausforderung in der Zukunft dar.

Weiterhin beschreitet der Stadtwerke-Einkauf den Weg zu einer zentralen Vergabestelle. Das europäische und nationale Wettbewerbsrecht verlangt zunehmend Transparenz. Dies wirkt sich auch direkt auf die Einkaufsabteilungen aus. Vor diesem Hintergrund wird es für die Beschaffungsverantwortlichen immer wichtiger, fundierte, mit versorgungsspezifischem Know-how verbundene juristische Kenntnisse zu erwerben. In diesem Kontext ist auch der Einstieg der Stadtwerke in die elektronische Vergabe – als Folge des Ablaufs der Umsetzungsfrist der neuen EU-Vergaberichtlinien am 18. April 2016 – zu nennen.

Ferner steigert der harte Wettbewerb auf dem deutschen Strommarkt auch die Bereitschaft der einzelnen Stadtwerke, die Marketing- und Werbemaßnahmen für einzelne Produkte und Leistungen auszuweiten. Deshalb muss der Einkauf noch stärker in die Beschaffungsprozesse der einzelnen Fachabteilungen eingebunden werden. Das führt u.a. auch zur Konsequenz, dass die Beschaffungsentscheider spezifische Kenntnisse beim Einkauf von Marketingleistungen sukzessive auf- bzw. ausbauen müssen.

Stichwort „Lieferantenbewertung“: Wer verlässliche Qualität von seinen Lieferanten einfordert, benötigt auch aussagekräftige Kennzahlen. Welche KPIs sollten erhoben werden?

Hofmann: Derzeit bauen wir bei uns in der Materialwirtschaft der Stadtwerke Bayreuth anhand des ERP-Systems ein Lieferantenmanagement auf. Nach meiner Einschätzung gilt bei der Bewertung, zunächst einmal zwischen Liefer- und Dienstleistungen zu differenzieren. Des Weiteren sind Unterschiede nach A-, B- oder C-Lieferanten vorzunehmen. Fakt ist: Die A-Lieferanten sollten intensiver bewertet und analysiert werden. Hier sind prinzipiell auch die Fachbereiche einzubinden. Bei den B- und C-Lieferanten bietet es sich an, auf automatisierte, aus dem ERP-System erzeugte Kennzahlen wie Preisentwicklung oder Liefertreue zuzugreifen. Wichtig ist hierbei zudem parallel, Bewertungskriterien zu entwickeln, die auch Aspekte wie Qualität oder Versorgungssicherheit beinhalten.

Stichwort „Karriere im Einkauf“: Ihr Rat an den Nachwuchs in Hochschulen und Unternehmen?

Hofmann: Der Einkauf wird in den Klein- und Mittelbetrieben in den nächsten Jahren eine wesentlich bedeutendere Rolle als bisher einnehmen. Speziell auf den Einkauf in Stadtwerken bezogen sollten Jungeinkäufer neben fundierten betriebswirtschaftlichen Kenntnissen auch über ein breites Fachwissen verfügen. Dazu zählt zunehmend auch juristisches Grundwissen. Immer wichtiger werden zudem sowohl im Innen- wie auch im Außenverhältnis die rhetorischen und kommunikativen Fähigkeiten der Einkaufsmitarbeiter.

Welche Serviceleistungen des BME nutzen Sie bzw. die Stadtwerke Bayreuth?

Hofmann: Vornehmlich greife ich auf die zahlreichen BME-Publikationen zurück, die mich in meiner täglichen Arbeit praxisnah unterstützen. Über die Fachgruppenarbeit des BME baue ich zudem mein eigenes Netzwerk aus, um zielgerichtete Informationen und Empfehlungen anderer, in Stadtwerken tätiger Einkäufer zu erhalten. Bei unseren Fachgruppentreffen wird nicht theoretisiert. Hier tauschen sich vielmehr Praktiker mit anderen Praktikern unkompliziert aus. BME-Seminare als auch die umfassenden Angebote der BME-Regionen werden von meinen Kollegen und mir ebenfalls gerne genutzt. Der BME schnürt Einkäufern insgesamt ein Leistungspaket, das alle Facetten der Beschaffung umfasst.