Katalog-Lösung bei MAN Roland im Einsatz

Elektronisches Einkaufen leicht gemacht

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Wie kann man den Einkauf von Verbrauchs- und Gebrauchsmaterialien so optimieren, dass die Materialkostenquote sinkt, gleichzeitig ein besserer Überblick über die Bestellungen entsteht und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt?

Bei der MAN Roland Druckmaschinen Gruppe, mit rund zwei Milliarden Euro Umsatz weltweit der zweitgrößte Hersteller von Offsetdruckmaschinen, fand man die Antwort auf diese Fragen mit einer E-Procurement-Lösung von CaContent. Sie sorgt dafür, dass einkaufsberechtigte Mitarbeiter aus Online-Produktkatalogen auswählen und direkt über das Internet ordern.
„Auslöser war eine umfassende Diskussion im gruppenübergreifenden MAN-Arbeitskreis Neue Medien in der Beschaffung. Neben anderen internetbasierenden Einkaufslösungen wurde dort im vergangenen Jahr auch E-Procurement vorgestellt und den verschiedenen Gruppen zur Einführung empfohlen,“ erinnert sich Steffen Eschinger, verantwortlich für Planung und Controlling im strategischen Einkauf, an die Anfänge von E-Procurement bei MAN Roland. Die Folge: In einer umfassenden Studie analysierte man die möglichen Einsatzbereiche und Nutzenpotenziale.
„Da in der Maschinenbaubranche in den letzten Jahren aufgrund der engen Margen stark gespart wurde, war unser Beschaffungsprozess bereits sehr schlank und wies im Bereich Gemeinkosten wenige Genehmigungsstufen auf. Zwar konnte mit Hilfe des E-Procurements weiter bei Zeit und Prozessen eingespart werden, die wahren Potenziale lagen jedoch in der Bündelung der Bedarfe. Nur wenn alle bei denselben Lieferanten einkauften, würde sich die Materialkostenquote insgesamt nachhaltig senken lassen,“ beschreibt Eschinger die damaligen Überlegungen und kommt zu dem Schluss: „Bei der Planung unserer Aktivitäten wurde deutlich, dass solch ein effektives Einkaufen vom Wissen über die wahren Bedarfe abhängt.“
Denn während die jährlichen Budgets kontrolliert werden konnten, war eine Auswertung nach häufig bestellten Produkten und bevorzugten Marken deutlich komplizierter. Auch war nicht immer transparent, wie das Grundsortiment pro Abteilung auszusehen hatte: „Wir mussten zur Ermittlung unserer Renner bisweilen alle getätigten Bestellungen einzeln durchschauen und teilweise auf Daten unserer Lieferanten zurückgreifen.“ Eine wesentliche Verbesserung versprach sich das Projektteam E-Procurement daher vom Einsatz einer elektronischen Beschaffungslösung: Hier werden automatisch alle Feindaten einer Bestellung, wie Bestellnummer, Artikel und Preis gespeichert, so dass jederzeit eine rückblickende Detailauswertung und damit eine Erfassung der Bedarfe möglich ist.
Partner für E-Procurement gesucht
Ausgehend von diesen Vorstellungen begann im Frühjahr 2000 die Suche nach geeigneten Partnern. Die Wahl fiel dabei auf die Lösung CaProfessional von CaContent. „Das System bietet ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, verfügt über die Möglichkeit, Produktkataloge verschiedener Lieferanten anzubinden und ermöglicht es, jede Bestellung rückwirkend nach einem sehr genauen Filtersystem zu analysieren“, begründet Eschinger die Entscheidung.
Eine wichtige Rolle spielte für MAN Roland zudem, dass CaContent neben der Software eine Vielzahl von bereits erstellten Produktkatalogen, sprich Lieferanten, mit anbieten konnte. „Für uns bedeutet dies, dass wir unsere bestehenden Lieferanten einbinden können, bei sichtbaren Preisvorteilen aber auch gruppenweit auf andere Lieferanten Zugriff haben.“ Darüber hinaus sind das System und die Kataloge vollständig mit SAP kompatibel. Da in der Gruppe nicht nur mit den Finanzmodulen, sondern vereinzelt auch mit der E-Procurement-Applikation BBP von SAP gearbeitet wird, können nun unternehmensweit Einsparungen erzielt werden, weil Katalog- und Finanzdaten problemlos mit SAP zusammenarbeiten.
Zunächst zwei Kataloge im Einsatz
Direkt nach der Entscheidung begann die Einführung des Systems nach einem klaren Projektplan: So wurden zunächst der Standort Offenbach als Pilot mit der Software ausgerüstet und dort Test-User geschult. Als Lieferanten wurden Kaut-Bullinger im Bereich Büromaterial und Hoffmann für Werkzeug ausgewählt. Die Katalogdaten dieser beiden Unternehmen überarbeitete CaContent und integrierte sie im BMEcat-Format in das System.
Dann wurde die Frage geklärt, wer Zugriff auf das Bestellsystem erhalten sollte: „Wir entschieden uns dafür, im Lauf der Zeit etwa 80 Mitarbeiter im Unternehmen zu definieren, die abteilungsübergreifend die Bedarfe bündeln und dann zentral bestellen sollten“, erläutert Eschinger. „In der Regel waren das die Mitarbeiter, die schon früher Materialien bestellt hatten und somit bereits über Erfahrungen mit Budgets und Bestellungen verfügten.“ Kurze Wege innerhalb des Unternehmens begünstigten diese Entscheidung.
Mitarbeiter in die Veränderung einbezogen
„Rückblickend stellen wir fest, dass insbesondere die Hartnäckigkeit, mit der sich das Projektteam um die Umsetzung in die Praxis gekümmert hat, der Erfolgsfaktor Nummer eins ist. Wichtig sind motivierte Mitarbeiter, die bereit sind, Veränderungsprozesse im Unternehmen überzeugt zu vertreten und die Vorteile entsprechend herauszuarbeiten. Wir haben gelernt, dass die rechtzeitige, umfassende und proaktive Einbindung der internen Kunden, also der Nutzer des Systems, die Einführung von neuen Prozessen leichter von der Hand gehen lässt. Zukünftig wollen wir unsere Projektmitarbeiter noch stärker auf schwierige Phasen in Projekten und Rückschläge beim Change-Management vorbereiten. Grundsätzlich sind wir aber zufrieden mit dem Erreichten und gehen mit Zuversicht in die produktive Phase“, schildert Eschinger den Umstellungsprozess.
Bestellt wird per Mausklick
Wird heute bei MAN Roland in Offenbach ein Gebrauchs- oder Verbrauchsgut benötigt, läuft die Bestellung vollständig elektronisch ab: Ein einkaufsberechtigter Mitarbeiter öffnet über seinen Internet-Browser die Katalogoberfläche, gibt sein Passwort ein und entscheidet sich für einen der online verfügbaren Produktkataloge. Prinzipiell sind die Kataloge so aufbereitet, dass sich auch Internet-unerfahrene Benutzer sofort zurechtfinden. Das bedeutet zum Beispiel, dass jeder Artikel mit einem ausführlichen Text und über eine Detailansicht mit einem Produktbild versehen ist. Zudem ist auf einen Blick ersichtlich, was das jeweilige Produkt kostet und welche Lieferzeit es hat.
Eine integrierte Produktsuche hilft, den benötigten Artikel zu finden. Ist das gewünschte Produkt ausgewählt und die Menge im System vermerkt, wird die Ware per Mausklick an den virtuellen Warenkorb übergeben. Parallel dazu lässt sich das Produkt auch als Standardartikel definieren und in einem individuellen Warenkorb abspeichern. Der Vorteil: Soll der Artikel später erneut bestellt werden, entfällt die Suche gänzlich. Die Übergabe der Bestellung an den Lieferanten erfolgt über einen weiteren Mausklick.
Mit der Bestellung werden parallel alle dazugehörigen Daten im System automatisch gespeichert. Hierzu zählen Artikelart, Artikelnummer, die Kostenstelle, auf die das Produkt gebucht wurde, sowie der Preis. „Durch die automatische Speicherung haben wir stets die Möglichkeit, die Bestellvorgänge detailliert nachzuvollziehen und Bedarfe einer Abteilung innerhalb von Sekunden zu ermitteln.“ Einmal im Monat erhält MAN Roland eine ASCII-Datei über die im Vormonat aufgelaufenen Kosten. Diese Daten werden direkt in das vorhandene SAP-System überspielt.
Ausbau geplant
Aufgrund der guten Erfahrungen soll die weitere Verbreitung des Bestell-Systems in Angriff genommen werden. Darüber hinaus ist geplant, die Zahl der angebundenen Lieferanten zu erhöhen. „Die Entscheidung, welche Lieferanten in das elektronische Bestellsystem aufgenommen werden, wollen wir in übergreifenden Materialgruppenteams treffen“, erläutert Eschinger. Diese Materialgruppenteams sollen regelmäßig die in der Gruppe benötigten Produktmengen ermitteln und darauf aufbauend Lieferanten suchen.
Endziel ist, unternehmensweit zwischen 20 und 30 feste Lieferanten elektronisch anzubinden und dann nur noch bei diesen Lieferanten zu bestellen, um so hohe Mengenrabatte auszunützen. In die Diskussion werden dabei auch Vorschläge einfließen, welche die weitere Integration sowie notwendige Aufarbeitung von Lieferantenkatalogen vorsehen.
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