Events haben heute in Unternehmen eine strategische Managementfunktion. Statt Kosteneinsparungen stehen der effiziente Einsatz von Budgets und der daraus zu erzielende Mehrwert auch im Bereich Events und Meetings im Mittelpunkt. Strategische Meeting Management Programme bilden eine Grundlage, um die Qualität von Veranstaltungen zu erhöhen und Kosten zu senken.
Die Bedeutung von Veranstaltungen ist in allen Bereichen gestiegen, vom Top-Management über Marketingabteilungen bis hin zum Einkauf. Bei Events stehen – unabhängig davon, ob sie sich im jeweiligen Fall an eigene Mitarbeiter, Partner oder Kunden richten – immer die Ziele im Vordergrund, Kernbotschaften zu transportieren.
Bei der Planung werden dabei Strategische Meeting Management Programme (SMMPs) immer wichtiger. Diese bilden einen strukturierten Ansatz zur Organisation aller anstehenden Veranstaltungen. Sie helfen Unternehmen, ihre Meetings und Events zu strukturieren und nachhaltige Prozesse sowie Reportings zu etablieren. Auf diese Weise entsteht Transparenz, die Grundlage, um die Qualität und Effizienz von Leistungen nachhaltig zu erhöhen.
Sowohl Event- und Marketingabteilungen als auch Einkaufsmanager profitieren von der mit SMMPs verbundenen Möglichkeit, Strukturen aufzubauen und klare Key Performance Indikatoren setzen zu können. Diese wiederum machen genau messbar, wo welches Budget investiert wurde und was am Ende der genaue Mehrwert ist. Denn sobald ein SMMP implementiert ist, werden alle eingesetzten Investments strukturiert sichtbar. Unnötige Ausgaben lassen sich auf dieser Grundlage erkennen und wesentlich einfacher streichen oder neu kanalisieren. Somit hilft dieser Ansatz nicht nur, die Qualität von Events zu erhöhen, sondern trägt auch maßgeblich dazu bei, Kosten langfristig zu senken.
KPIs werden messbar, Kosten sinken
Im Rahmen strategischer Programme setzen Unternehmen auf wenige Partner, mit denen sie langfristig zusammenarbeiten und die entscheidend zur Wertschöpfung beitragen. Gerade aufgrund dieser Exklusivität sollten dies Dienstleister sein, die optimal zum Unternehmen passen. Agenturen sind gefragt, die Events und Meetings ihrerseits in hohem Maße strategisch als Kommunikationsplattform begreifen und die entsprechende Standards für die Messung von KPIs anbieten können. Gleichzeitig darf der Anspruch an Kreativität nicht zu kurz kommen, an dem sich Dienstleister seit jeher messen lassen wollen und müssen. Die vorgestellten Prozesse und Abläufe für die Zusammenarbeit müssen realistisch und nachvollziehbar sein.
Zudem brauchen Agenturen ein weitreichendes Netzwerk mit angeschlossenen Logistikdienstleistern, auf die sie an allen fraglichen Standorten zurückgreifen können.
Enge Schnittstellen zwischen Entscheidungsträgern in den Bereichen Marketing und Events sowie der Abteilung Einkauf und Beschaffung erlauben es heute in den meisten Unternehmen, den Auswahlprozess bei der Suche nach den richtigen Partnern gemeinsam zu gestalten. Dieser holistische Ansatz ist auch notwendig, denn nur wenn alle Aspekte berücksichtigt werden gelingt es, SMMPs nachhaltig erfolgreich zu machen.
René Proske,
Geschäftsführer der Proske GmbH
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