Exportkontrolle ist Chefsache

Funktionierende Exportkontrolle bedeutet nicht, dass der Staat lückenlos alles kontrolliert, was exportiert wird. Wer weltweit handelt muss eigenverantwortlich sicherstellen, dass das Exportkontrollrecht eingehalten wird. Unternehmen müssen Verbote und Genehmigungspflichten im Außenwirtschaftsverkehr beachten, Verstöße können weitreichende Folgen haben. Der Ruf eines Unternehmens steht schnell auf dem Spiel, Märkte können verloren werden, ganz abgesehen von den strafrechtlichen Risiken für einzelne Mitarbeiter. Die Verantwortung für die Exportkontrolle liegt bei einem Mitglied der Geschäftsleitung. Exportkontrolle im Unternehmen ist somit Chefsache.

Doch die Exportkontrolle in den betrieblichen Alltag zu integrieren und dafür zu sorgen, dass die Vorschriften von allen Mitarbeitern „gelebt“ werden, ist keine einfache Aufgabe. Von einem Unternehmen wird verlangt, dass es die geltenden Normen kennt und befolgt und sich außerdem ständig über Rechtsentwicklungen und Änderungen im Außenwirtschaftsrecht auf dem Laufenden hält. Bei Verstößen gegen das Außenwirtschaftsrecht droht neben den strafrechtlichen Konsequenzen auch der Entzug von Vereinfachungen. Der Entzug der Bewilligung als zugelassener Ausführer hat beträchtliche Folgen für die logistische Abwicklung. In einer immer härter werdenden Wettbewerbssituation können sich Unternehmen keine Verzögerungen ihrer Außenhandelsprozesse leisten, denn das würde bedeuten, dass sie ihre Lieferversprechen nicht oder nur unzureichend einhalten können.

Grundvoraussetzung für eigenverantwortliches Handeln sind funktionierende interne Abläufe. Durch eine geeignete Aufbau- und Ablauforganisation kann ein Unternehmen sicherstellen, dass Verbote, Genehmigungs- und sonstige Pflichten eingehalten werden. Als Voraussetzung für Anträge auf Erteilung von Genehmigungen für gelistete Güter ist ein verantwortliches Mitglied der Geschäftsleitung zu benennen. Diesem sogenannten Ausfuhrverantwortlichen obliegen die Pflichten der Organisation, Personalauswahl, Weiterbildung und Überwachung. Genehmigungsanträge müssen von ihm grundsätzlich selbst unterschrieben werden.

Vier Prüfschritte im Blick. Was genau müssen Unternehmen tun, um regelgerecht zu exportieren? Konkret beinhaltet die Exportkontrolle vier Prüfschritte. Zunächst muss festgestellt werden, ob Embargos und damit Verbote oder Genehmigungspflichten gegen die beteiligten Länder bestehen. Im zweiten Schritt prüft man, ob es sich bei der zu exportierenden Ware um ein kritisches Gut handelt. Ist das Gut in Anhang I der EG-Dual-Use-Verordnung oder Teil I der Ausfuhrliste gelistet, dann ist grundsätzlich eine Ausfuhrgenehmigung für die Lieferung zu beantragen. Anschließend ist eine Prüfung des Endverwendungszwecks vorzunehmen. Eine Genehmigungspflicht aufgrund einer kritischen Endverwendung kann nur für nicht gelistete Güter bestehen. Hat ein Unternehmen Kenntnis, dass eine Lieferung unkritischer Güter beispielsweise für eine militärische Endverwendung in einem Waffenembargoland bestimmt ist, so unterliegt die Ausfuhr der Genehmigungspflicht.

Nahezu die Hälfte aller kleinen Unternehmen ist sich der Tatsache nicht bewusst, dass ein Sanktionslisten-Screening gesetzlich vorgeschrieben ist. Auch wer den Status AEO beantragt (dt: zugelassener Wirtschaftsbeteiligter), kommt nicht umhin, sich mit diesem Teil der Exportkontrolle zu beschäftigen. Das Sanktionslisten-Screening sollte übrigens nicht nur als Teil der Exportkontrolle betrachtet werden. Egal, um welche Ware es sich handelt oder in welchem Land der Empfänger sitzt, es muss immer gegen die Sanktionslisten geprüft werden, also auch bei Geschäften innerhalb Deutschlands. Konkret müssen Firmen, die den Status AEO anstreben, nachweisen, dass sie ihre Geschäftskontakte mit den Anhängen der EG-Verordnungen 881/2002, 2580/2001 und 753/2011 sowie weiteren Finanzsanktionen abgleichen.

Zudem ist es ratsam, die von den USA herausgegebenen Sanktionslisten zu beachten. Wer z. B. gegen die Denied Persons List (DPL) oder die Specially Designated Nationals and Blocked Persons List (SDN) verstößt, läuft Gefahr, selbst auf einer der „Schwarzen Listen“ zu landen. Dann steht die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel, denn Kunden oder Lieferanten werden sich als Geschäftspartner zurückziehen, weil sie sonst selbst sanktioniert werden können.

Besondere Aufmerksamkeit sollte man außerdem dem US-Reexportkontrollrecht schenken, denn dieses beansprucht extraterritoriale Geltung. Unternehmen, die US-Waren kaufen und weitervertreiben, in ihre Produkte einbauen oder US-Technologien verwenden sollten daher genau prüfen, ob bei einer Lieferung zusätzlich das US-Recht beachtet werden muss.

Der Umfang und die Komplexität der Exportkontrollregularien – häufige Ergänzungen und Aktualisierungen – machen die manuelle Exportkontrolle zu einem unternehmerischen Wagnis. Deshalb ist es sinnvoll, sich während des Prüfprozesses durch entsprechende IT- Lösungen unterstützen zu lassen. Das fängt schon bei der korrekten Tarifierung von Waren an: Eine IT-Lösung erleichtert die Zuordnung zur richtigen Zolltarifnummer und hilft anschließend bei der Suche nach der richtigen Exportkontrollgüterlistennummer. Nur mit der korrekten Einreihung und Klassifizierung ist erkennbar, ob für eine Ware Verbote und Beschränkungen bei der Ausfuhr bestehen. Bei der Länderprüfung hilft die IT, indem Lieferungen in Embargoländer gesperrt werden und nur durch einen festgelegten Personenkreis, wie z. B. den Exportkontrollbeauftragten aufgehoben werden können. Die Überprüfung auf Übereinstimmung mit den offiziellen Sanktionslisten sollte in jedem Fall automatisiert durchgeführt werden, denn ein manueller Abgleich mit den sich ständig ändernden Listen ist praktisch unmöglich.

Bei der Auswahl einer Software-Lösung sollte man darauf achten, dass die Daten aus CRM-, ERP- und Logistiksystemen regelmäßig automatisiert abgeglichen werden. Es sollte aber auch möglich sein, Ad-hoc-Online-Anfragen zu starten, um einzelne Partner und Lieferungen vorab zu überprüfen.

Die größte Herausforderung besteht jedoch darin, alle Mitarbeiter dazu zu bewegen, ihre Teilverantwortung für die Durchführung der Prüfschritte mitzutragen. Denn in fast jeder Abteilung gibt es Tätigkeiten, die zur Exportkontrolle zählen. Der Vertrieb muss wissen, welche Länder kritisch sind, Techniker müssen hinzugezogen werden, wenn es um die Klassifizierung von Gütern nach Anhang I der EG-Dual-Use-Verordnung oder Teil I der Ausfuhrliste geht, Sachbearbeiter in der Auftragsabwicklung müssen Kunden mit den Sanktionslisten abgleichen, Personaler müssen ein Screening durchführen, bevor sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, und der Einkauf sollte bereits bei der Güterbeschaffung die Klassifizierung der Ware im Blick haben. Die Verantwortung für die Akzeptanz und Umsetzung der Exportkontrolle liegt bei der Geschäftsleitung bzw. dem Vorstand: sie benennen in der Regel einen Exportkontrollbeauftragten; dieser muss dann dafür sorgen, dass Exportkontrollaufgaben wahrgenommen und Vorschriften so handhabbar gemacht werden, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Prüfschritte im normalen Arbeitsprozess einbauen können. Jeder ist sozusagen im Nebenberuf Exportkontrolleur.

Bayer Technology Services ist ein globaler Bestandteil des Bayer-Konzerns und unterstützt seine Teilkonzerne seit 2002. Es bildet das weltweite technologische Rückgrat des Bayer-Konzerns, wenn es um Entwicklung von Verfahren oder Planung, Bau und Optimierung von Prozessen und Anlagen geht. Darüber hinaus entwickelt die Servicegesellschaft teilkonzernübergreifend Technologie-Plattformen und unterstützt damit die Leistungsfähigkeit der Teilkonzerne. Bayer Technology Services bietet ganzheitliche Lösungen entlang des gesamten Lebenszyklus von Anlagen, Verfahren und Produkte. Das Unternehmen verfügt über 2300 Mitarbeiter in 20 Regionalbüros in 10 Ländern.