Was haben das Luxushotel Burj Al Arab, das Bundeskanzleramt in Berlin und der in Großbritannien gedrehte Harry Potter-Film gemeinsam? Sie alle sind mit edlen Stoffen, Tapeten und Teppichen von Sahco ausgestattet. Am Sahco-Logistikstandort in Nürnberg lagern Stoffe sowie Tapeten, Teppiche und Accessoires für jedes Interieur. Trotz mehrerer hunderttausend Meter an Stoffen und jährlich unzähliger Verkäufe weltweit, verliert der Textilverlag nicht den Überblick, dank eines vorausschauenden Bestandsmanagements.
Der Textilverlag mit Hauptsitz in Nürnberg beschäftigt weltweit etwa 150 Mitarbeiter und vertreibt Stoffe, Tapeten, Teppiche und Posamenten. Mehr als 4000 verschiedene Positionen sind dauerhaft im Lager in Nürnberg verfügbar und müssen disponiert werden. Das sind umgerechnet 400 000 Meter an Ware. Eine Besonderheit ist die intensive Prüfung aller Stoffe bis hin zum einzelnen Meter, durchgeführt von einem speziellen Gremium aus Fachleuten in Nürnberg. Dabei spielt es keine Rolle, aus welchem Land die Ware kommt. „Viele Stoffe, wie z. B. solche aus Seide, sind Naturmaterialien und weisen von Grund auf einige warentypische Eigenschaften auf, die selbst der versierteste Hersteller nicht völlig vermeiden kann. Das kann dazu führen, dass von 100 Metern Seide nach der Prüfung nur noch 80 Meter übrig sind, da der Rest unbrauchbar ist“, erklärt Nicholas Müller, Leiter des Einkaufs. Für das Bestandsmanagement ist dieser Vorgang enorm wichtig, denn würden nach Erhalt nur die Meter des Stoffs erfasst werden, würde man spätestens bei der Weiterverarbeitung feststellen, dass Teile davon unbrauchbar sind. Das wäre wenig effizient und der Liefertermin könnte im schlimmsten Fall nicht eingehalten werden, da der Stoff nachbestellt werden müsste. Allerdings ist es Sahco nur auf diese Weise möglich, seine hochwertige Qualität einzuhalten und seinen Kunden die besten Stoffe dieser Welt zu liefern.
„Um stets pünktlich liefern zu können, müssen unsere Mitarbeiter zudem die weltweite Distributionsstruktur ständig im Überblick behalten. Denn ein neuer Großauftrag in Dubai kann schnell zu Engpässen in unserem Lager in Nürnberg führen. Besonders weil die langen Lieferzeiten der spezialisierten, mittelständischen Hersteller – oft Familienbetriebe mit Manufakturcharakter – berücksichtigt werden müssen, die sich in vielen Fällen auf zwölf Wochen und mehr belaufen“, berichtet Nicholas Müller. Ein Bestandsmanagement, das zukünftige Aufträge prognostiziert und die Bestände dabei so gering wie möglich hält, ist deshalb Voraussetzung, um Kapital nicht unnötig zu binden und vor allem die anspruchsvollen Wünsche der Kunden zu erfüllen. Der Traditionsverlag suchte aus diesem Grund nach einer Software, die diesen Anforderungen gerecht werden konnte.
Add-on ersetzt Exceltabellen. Genauso traditionell wie das Unternehmen ist, wurden früher auch die Waren „in Handarbeit“ disponiert. Das bedeutete, dass sich ein einzelner Mitarbeiter durch dicke Papierstapel und lange Listen durcharbeitete, Position für Position. In der Zeit des papierlosen Büros kann man sich so etwas kaum mehr vorstellen und natürlich ließ dieses aufwendige Verfahren kaum Transparenz zu. Auch eine Interims-Lösung basierend auf Excel wurde mit einer zunehmenden Zahl von Positionen wenig praktikabel.
„Darüber hinaus blieben viele Daten aus unserem ERP-System ungenutzt. Diese waren zwar an sich umfassend vorhanden, jedoch existierte kein System, das die Daten auswerten konnte. Zusätzlich war es uns wichtig, Artikel zukünftig nach ihrer Wichtigkeit kategorisieren zu können, um bei der Planung der Bestände entsprechende Prioritäten zu setzen. Daher benötigten wir dringend eine eigene, auf das Bestandsmanagement spezialisierte Software“, erklärt Müller den Wechsel.
„Unsere Entscheidung für addONE von Inform fiel letztendlich sehr schnell, nachdem in gemeinsamen Workshops in Nürnberg und vor Ort in Aachen klar wurde, dass die Software und die gegebenen Strukturen gut zusammenpassen. Inform überzeugte uns zudem mit seiner großen Expertise im Bereich der Bestandsoptimierung“, berichtet Müller.
Hohe Transparenz, niedrige Bestände. Die technischen Voraussetzungen, wie Definition der Schnittstelle zum ERP-System, konnten schnell geschaffen werden, sodass die Implementierung reibungslos verlief. Nach dem endgültigen Go-Live im März 2014, konnten die alten Excellisten sehr schnell abgelöst werden. Denn von Anfang an setzte Sahco volles Vertrauen in das neue System. Besonders auch aufgrund der präziseren Ergebnisse, die die Software innerhalb kürzerer Zeit lieferte. „Mit addONE wird die Verfügbarkeit von Artikeln schnell und transparent auf einen Blick ersichtlich, indem die notwendigen Daten aller Länder über Nacht in das System einlaufen und am nächsten Morgen mit einem Klick verfügbar sind. Anhand dessen und aufgrund der praktischen grafischen Darstellung, kann ich viel früher und zielgerichtet Entscheidungen treffen“, berichtet Müller von dem intuitiv bedienbaren System.
Neben höherer Transparenz konnte mit addONE der Balanceakt zwischen der Reduzierung der Bestände und der Verbesserung der Lieferfähigkeit erfolgreich bewältigt werden. Denn die Software hilft dabei, nur die Artikelmengen vorrätig zu halten, die tatsächlich gebraucht werden. Mithilfe praxisbewährter Prognosealgorithmen sagt die Software basierend auf historischen Daten zukünftige Nachfrageentwicklungen voraus und vereinfacht so die optimale Planung des Bestands. Außerdem weist das System auf kritische Situationen hin: Geht eine Großbestellung in Auftrag, die nicht durch aktuellen Bestand gedeckt ist, wird diese umgehend vom System gemeldet, so dass der zuständige Mitarbeiter schnell reagieren und rechtzeitig nachbestellen kann.
Besonders überzeugt haben der gute Service des Softwareanbieters und die reibungslose Zusammenarbeit. „Unseren Lagerbestand konnten wir um zehn Prozent reduzieren, da nur das bestellt wird, was tatsächlich auch gebraucht wird. Und unsere bereits stabile Lieferfähigkeit bei Potentialartikeln, also Artikeln mit einer hohen Umschlagshäufigkeit, haben wir noch zusätzlich verbessert“, erklärt Nicholas Müller zufrieden, „durch die Prognosen haben wir jetzt eine solide Planungsgrundlage und können bei Bedarf frühzeitig Waren nachbestellen.“
Raum für strategisches Arbeiten. Dank der Zeitersparnis und einer wesentlich effizienteren Arbeitsweise kann Nicholas Müller die Disposition heute vollkommen alleine übernehmen. Darüber hinaus kann er sehr viel strategischer arbeiten: „Da es in unserem Geschäft um Millionenbeträge geht, fühle ich mich mit meiner Verantwortung sehr viel wohler. Außerdem kann ich zielgerichteter arbeiten, schneller entscheiden und mit einem besseren Überblick mein Budget verwalten“, fasst Nicholas Müller abschließend zusammen. sas
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