Geschäftsreisen - Flexibel buchen aber gleichzeitig der Fürsorgepflicht nachkommen - Beschaffung aktuell

Geschäftsreisen

Flexibel buchen aber gleichzeitig der Fürsorgepflicht nachkommen

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Im digitalen Zeitalter möchten Geschäftsreisende ihre Business Trips zunehmend selbst organisieren. (Bild: klublu/Fotolia)
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Der Stellenwert von persönlichen Meetings ist auch im digitalen Zeitalter nicht außer Acht zu lassen. Das offenbart zumindest die Studie Chefsache Business Travel 2017 des Deutschen Reiseverbandes.

In der vom Deutschen Reiseverband durchgeführten Studie gaben 83 Prozent der befragten Geschäftsreisenden an, dass persönliche Treffen einen großen Einfluss auf einen erfolgreichen Geschäftsabschluss sowie auf Neu- und Folgeaufträge haben. Nicht verwunderlich also, dass eine Untersuchung des Verbandes des Deutschen Reisemanagements zu dem Ergebnis kommt, dass 2016 mit 183,4 Millionen Geschäftsreisen ein absoluter Höchststand erreicht wurde. So waren 2016 insgesamt 11,3 Millionen Geschäftsreisende in Deutschland unterwegs. Das entspricht einem Zuwachs von 2,3 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Es scheint also, dass gerade durch die zunehmend digitalisierte Welt, in der die Kontaktaufnahme so leicht ist wie noch nie, ein persönliches geschäftliches Meeting an Bedeutung gewinnt. Jedoch ist auch festzustellen, dass sich die Bedürfnisse der Reisenden und Reiseverantwortlichen geändert haben, während die Sicherheit auf Reisen an erster Stelle stehen sollte.

Im digitalen Zeitalter möchten Geschäftsreisende ihre Business Trips zunehmend selbst organisieren und wünschen sich deshalb die Flexibilität und die Benutzerfreundlichkeit, die sie aus dem privaten Umfeld kennen. Sie bevorzugen digitalisierte Tools mit einfacher, benutzerfreundlicher Bedienung, die den Buchungs- und Reisekostenprozess erheblich verkürzen und damit eine schnellere Kostenrückerstattung gewähren. Um die technikaffinen Mitarbeiter also längerfristig zu binden, sollten Unternehmen dem Wunsch nach einfachen, benutzerfreundlichen und vielfältigen Buchungsmöglichkeiten nachkommen. Innovative zeitsparende Prozesse sollten zum Zuge kommen, wie zum Beispiel ein digital gemanagter Reisebuchungs-und Abrechnungsprozess.

Sicherheit der Reisenden sollte immer noch höchste Priorität haben

Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Buchungskanäle und nicht das Unternehmenssystem nutzen, kann es schwieriger werden, die Mitarbeiter in einem Notfall zu lokalisieren. Dabei sind Unternehmen dazu verpflichtet, für das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter Sorge zu tragen. Laut aktuellem Konfliktbarometer des Heidelberger Instituts für Internationale Konfliktforschung (HIIK) gab es allein im vergangenen Jahr 226 gewaltsam ausgetragene Konflikte weltweit, darunter acht Kriege der höchsten Eskalationsstufe. Hinzukommen mögliche Flutkatastrophen, Erdbeben, Unfälle und vieles mehr. Deshalb steht die Fürsorgepflicht an erster Stelle: Werden Travel Manager nach ihren strategischen Prioritäten gefragt, stufen 94 Prozent die Fürsorgepflicht als essentiell ein. Für 82 Prozent hat die Sicherheit der Reisenden sogar oberste Priorität.. Wie können sich Unternehmen also auf die Buchungsbedürfnisse der Reisenden einstellen und trotzdem die Fürsorgepflicht und Reiserichtlinien im Auge behalten?

Anstatt zu versuchen, Reisende in ihren Handlungen einzuschränken, bedarf es digitalisierter Komplettlösungen, moderner Technologien und benutzerfreundlicher Apps.

TripLink von Concur ermöglicht es beispielweise alle Buchungsprozesse einzufangen, egal wo sie getätigt werden. Wenn Geschäftsreisende also über ihre bevorzugten Anbieter buchen, ist das für den Finanzvorstand kein Nachteil. Er bekommt eine Gesamtaufstellung aller Ausgaben – egal ob sie über das Unternehmenssystem oder einen anderen Kanal entstanden sind. Für Geschäftsreisende bedeutet dies mehr Flexibilität beim Buchungsprozess und höhere Zufriedenheit vor und während der Geschäftsreise. Unternehmen erhalten gleichzeitig einen transparenten Überblick zu allen Buchungen und Abrechnungen und sind ebenso in der Lage sicherzustellen, dass die Mitarbeiter innerhalb der vorgegebenen Reiserichtlinien buchen.

Schnelle Hilfe im Notfall

Umso genauer Unternehmen ihre Mitarbeiter im Falle einer Krise lokalisieren können, desto besser. Die Risk-Management-Lösung Concur Locate etwa leistet genau das – mit Hilfe einer sehr umfangreichen Datenbasis. Sie führt aufenthaltsrelevante Informationen aus verschiedenen Datenquellen – darunter auch elektronische Belege – in Echtzeit zusammen. Das heißt, dass Geschäftsreiseverantwortliche im Zweifelsfall beispielsweise anhand eines elektronisch verarbeiteten Taxibelegs erkennen können, ob sich der Mitarbeiter im Gefahrengebiet befindet oder nicht. Falls der Geschäftsreisende selbst Auto fährt, können diese Daten automatisiert über Concur Drive erfasst und übermittelt werden. Alternativ kann der Geschäftsreisende seinen Standort auch manuell über die App mitteilen. Die Daten werden in einer intelligenten Kartendarstellung gebündelt und machen so aus einem unübersichtlichen Datenstrom wertvolle Informationen.

Auch wenn die Informationsflut stetig zunimmt, schaffen es intelligente Systeme, Daten so zu filtern, dass sie transparent bleiben und in Echtzeit verfügbar sind. Wenn Mitarbeiter außerhalb der vorgegebenen Kanäle buchen oder spontan umbuchen, behalten Unternehmen und das Travel Management den Überblick. Und mehr noch: Über die Plattform einer professionellen Lösung findet im Notfall auch eine wechselseitige Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern statt. Die integrierten Lösungen schaffen es außerdem, dass Geschäftsreisende ihre Reisebuchungen und Abrechnungen mit einer mobilen App – auch von unterwegs – machen können.


Das Unternehmen

Über Concur

Seit der Firmengründung 1993 in den USA entwickelt Concur Lösungen zur Kostensenkung in Unternehmen: Den Anfang machte die weltweit erste automatisierte Lösung für Reisekostenabrechnungen. Danach folgte die erste End-2-End-Lösung für Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sowie erstmals ein dreifacher Abgleich von Reisebuchungsdaten mit Kreditkartenabrechnungen und elektronischen Rechnungen, was einen hochzuverlässigen Konten-/Buchungsabgleich aller Reisekosten ermöglicht.

Mit Standorten rund um den Globus erwirtschaftete das an der New Yorker Börse notierte Unternehmen (NASDAQ: CNQR) 2013 einen Gesamtumsatz von 545,8 Mio. US-Dollar. Als Anbieter von integrierten Lösungen für Reisemanagement und Reisekostenverwaltung wickelt Concur jährlich gut 55 Millionen Kundentransaktionen mit einem Abrechnungsvolumen von mehr als 50 Mrd. US-Dollar für Kunden aus über 150 Ländern ab. Seit Anfang 2016 gehört Concur zu SAP


Jens Schneider,
Director Product Marketing bei Concur

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