Beschaffungssoftware erhöht Effizienz der Einkaufsabteilung

Freie Köpfe im Einkauf

Dietmar Scharlock, Abteilungsleiter im Strategischen Einkauf und Projektleiter E-Procurement bei Multivac
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Bei 1500 Lieferanten hängt der Unternehmenserfolg auch von der Termintreue und Qualitätssicherung der Zulieferer ab. Mehr Zeit für die strategisch wichtige Lieferantenqualifizierung und -pflege haben die Einkäufer von Multivac, einem weltweiten Anbieter von Verpackungslösungen, seit sie von zeitraubenden Routineaufgaben befreit sind.

Syra Thiel, Journalistin

„Bei jedem operativen Einkäufer schrillen die Alarmglocken, wenn Lieferanten die Aufträge nicht bestätigen und andere Mengen oder Liefertermine vorgeben. Kommt es zu Produktionsausfällen, dann geht es neben viel Geld auch um unseren Ruf“, so Dietmar Scharlock, Abteilungsleiter im Strategischen Einkauf und Projektleiter E-Procurement bei Multivac. Und dieser Ruf ist seit Jahrzehnten der beste: Das Unternehmen ist Weltmarktführer bei Tiefzieh-Verpackungsmaschinen. Pro Jahr verlassen rund 1400 vollautomatische Industriemaschinen und über 4000 Kammermaschinen das Werk – eine enorm hohe Produktivität. Daher verantworten bei dem Maschinenbauer sieben operative Einkäufer die optimale Einbindung der Lieferanten in die Produktion. Bei mehreren Tausend Bestellabweichungen im Jahr ist das eine zeitfressende Aufgabe für das Team. Zeit, die den operativen Einkäufern des Maschinenbauunternehmens in der Vergangenheit mitunter knapp wurde. „Wir hatten im Einkauf absolut keine Ressourcen mehr. Daher waren wir 2007 sozusagen gezwungen, die Beschaffungsprozesse zu optimieren bzw. zu automatisieren“, so Dietmar Scharlock. Seit Oktober 2007 setzt das Unternehmen die Beschaffungssoftware TradeCore SRM von Onventis ein.
Durch die webbasierte On-demand-Lösung als Frontend zum ERP-System werden die Auftragsbestätigungen von derzeit 15 Lieferanten über eine Standard-Schnittstelle automatisch in das ERP-System SAP R/3 übergeben. Von Oktober bis Februar konnten so über 200 Stunden Dateneingabe eingespart werden. Und bei ca. 10 Prozent der Bestellungen, bei denen die bisher angebundenen Lieferanten andere Termine oder Mengen bestätigten, unterstützt die Software die Einkäufer auch beim Clearingprozess. So läuft die gesamte Kommunikation über das Frontend, wodurch sich die Geschwindigkeit in der Bearbeitung und die Transparenz für alle Beteiligten erhöhen.
Um noch mehr Zeit in den Abstimmungsprozess investieren zu können, werden in den nächsten Monaten die Top-100-Lieferanten an die Lösung angebunden. Die Akzeptanz der angeschriebenen Zulieferer ist hoch, denn die Nutzung der Software ist für sie kostenlos und die Prozesskosten reduzieren sich natürlich auch auf Seiten der Lieferanten.
Weitere Zeiteinsparungen für den Strategischen Einkauf verspricht sich Scharlock durch die Verlagerung der Katalogbestellungen in die Fachabteilungen.
Auch die strategischen Einkäufer profitieren von der Software. Zukünftig werden jedoch alle Bestellungen über TradeCore SRM laufen. Dadurch lässt sich der Bedarf für jede Materialgruppe oder für jeden Lieferanten sekundenschnell auflisten. Von dieser absoluten Datentransparenz verspricht sich Scharlock auch Vorteile bei den Vertragsverhandlungen mit den Lieferanten. Der Hauptvorteil ist aber der Zeitgewinn, da die Daten nicht mehr aufwändig zusammengesucht werden müssen. Den gewonnenen Freiraum nutzen die zwölf Mitarbeiter im Strategischen Einkauf, um sich intensiver mit den strategisch wichtigen Lieferanten auszutauschen. Mehr Zeit für Lieferantengespräche haben die Einkäufer mittlerweile auch, weil bereits über die Software fundierte Lieferantendaten eingeholt werden. Denn jeder interessierte Zulieferer registriert sich einfach auf der Website. Antworten auf Fragen zur Größe, dem Umsatz, der Ausrichtung, den vorhandenen Versicherungen oder den eingehaltenen Qualitätsrichtlinien werden dann von den Lieferanten selbstständig in der Beschaffungssoftware hinterlegt. Damit erhalten die Einkäufer von Multivac qualifizierungsrelevante Informationen über potenzielle Lieferanten, die durch eine definierte Warengruppenstruktur selektiert werden können. „Was wir früher so mühsam erfragen oder zusammensuchen mussten, bekommen wir jetzt frei Haus. Das hilft uns, mit dem vorhandenen Personal mehr zu leisten“, so Scharlock.

Was wir früher so mühsam erfragen oder zusammensuchen mussten, bekommen wir jetzt frei Haus.
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