Zentrale Cloud-Lösungen für Procurement im Ein- und Verkauf

Ganzheitliches E-Procurement optimiert Beschaffungsprozesse

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Ein „klassischer“ Bestellvorgang kostet ein Unternehmen durchschnittlich zwischen 100 und 200 Euro. Mit einer E-Procurement-Lösung lassen sich die Bestellkosten halbieren. Bei einer nahezu vollständigen Automatisierung reduzieren sich die Ausgaben nach Expertenaussagen sogar auf nur noch 20 Euro pro Bestellung.

Egal ob Electronic Procurement, elektronische Beschaffung oder E-Procurement – es geht immer um die Optimierung von Einkaufsprozessen auf Kunden- sowie Lieferantenseite. „Ziel ist es, durch eine höhere Automatisierung, Usability, Transparenz und Datenqualität, die Abläufe zu beschleunigen sowie zu verschlanken und dadurch die Betriebskosten zu reduzieren“, erklärt Patric Fleck, Head of Sales bei Onventis. Insgesamt gilt es, die Beschaffung effektiver zu gestalten. Laut einer Studie von Bain & Company lassen sich mit einer Neuausrichtung der internationalen Einkaufsorganisation acht bis zehn Prozent an einmaligen Kosteneinsparungen sowie drei bis vier Prozent in den nachfolgenden Jahren umsetzen.

Cloud-Bezug und modularer Aufbau. Um dies zu erreichen, greifen Einkaufsverantwortliche auf Cloud- sowie netzwerkbasierte Informations- und Kommunikationstechnologien zurück, die Funktionen im Beschaffungsbereich elektronisch abbilden, unterstützen und ausführen. „Die Aufgabe einer ganzheitlichen E-Procurement-Lösung wie etwa TradeCore ist, alle operativen und strategischen Einkaufsprozesse zu steuern. Dabei sollen alle nicht-wertschöpfenden Abläufe in Einkauf und Beschaffung automatisiert abgebildet werden, um die Bedarfsträger zu entlasten“, so Fleck.
Viele E-Procurement-Anbieter haben sich mit ihren Lösungen auf bestimmte Beschaffungsprozesse spezialisiert. „Doch gerade die Kombination aus einer über die Cloud verfügbaren Standard-Software und individuell zusammenstellbaren Modulen wie E-Ordering, E-Sourcing, Sell Side Procurement, Supplier Management, Reporting/Analytics sowie mobiler Applikationen ermöglichen eine schnelle und flexible Implementierung oder Ergänzung der eigenen Systemlandschaft“, erklärt Fleck. Über Schnittstellen, Plug-Ins oder Cloud-Portale lassen sich Kunden oder Lieferanten ohne großen IT-Aufwand und sogar ohne eigenes ERP-System anbinden.
Beispielsweise Apcoa Parking, ein Spezialist für Parkraum-Management, nutzt das Bestellsystem von Onventis länderübergreifend in verschiedenen Modul-Ausführungen. Als Cloud-Lösung ließ sich das integrierte Purchase-to-Pay-System rasch in Deutschland, Österreich und der Schweiz einführen. In den skandinavischen Ländern wurde die E-Procurement-Plattform dagegen nur als reine Purchase-Lösung implementiert, da hier bereits eigene Workflows für Rechnungsprozesse bestehen.
Modular aufgebaute Cloud-Systeme für E-Procurement ermöglichen einen flexiblen Einsatz und gleichzeitig tief integrierte, durchgehende Prozesse zwischen den Komponenten: Werden neue Funktionen oder einzelne Beschaffungsbereiche benötigt, lassen sich diese schnell hinzufügen, erweitern oder individuell anpassen. Fleck: „Eine Besonderheit der Standard-Software TradeCore ist, dass auch Großhändler ihren Kunden die Lösung für die Abwicklung ihrer Einkaufsprozesse zur Verfügung stellen können. Beim Sell Side Procurement werden dabei Schnittstellen zu E-Commerce-Plattformen wie Hybris immer wichtiger, um durchgängige Beschaffungsprozesse zu ermöglichen.“
Weniger Manuelle, mehr Mobile. Insgesamt erleichtert eine stärkere Automatisierung von Beschaffungsprozessen die Arbeit der Bedarfsträger erheblich. „Zum Beispiel können Service-Mitarbeiter von Apcoa Parking künftig bei Wartungsterminen in Parkhäusern mit ihren mobilen Geräten angefallene Mängel dokumentieren und die Ersatzteile direkt per mobilen Warenkorb bestellen“, erläutert Fleck. Damit beschleunigt sich zum einen die Bearbeitung, zum anderen werden Defekte unmittelbar dem jeweiligen Parkhaus zugewiesen und zentral sowie sicher im System abgelegt.
Mobile Genehmigungen. Mobilfunkanbieter wie Sunrise, ein Schweizer Telekommunikationsunternehmen, haben einen umfassenden sowie streng festgelegten Genehmigungsprozess. Oft befinden sich Sunrise-Mitarbeiter auf Kundenterminen oder sind dorthin unterwegs. Durch die vielen verschiedenen Arbeitsschritte und Anwender müssen hierbei die regelmäßig stattfindenden Freigaben simultan abgewickelt werden. „Wir haben nach einer passenden App gesucht, mit der unsere Mitarbeiter noch schneller und unabhängiger agieren können“, erklärt Tino Lichtenberg, Head of Purchasing bei der Sunrise Communications AG. „Der Einsatz von TradeCore Smart Connect, die in der E-Ordering-Lösung von Onventis integriert ist, war deshalb für uns vom ersten Moment an ein ausschlaggebendes Element.“
Eine weitere, wichtige Voraussetzung, die E-Procurement-Lösungen mitbringen müssen, ist die schnelle und reibungslose Anbindung von IT-Systemen anderer Hersteller wie SAP oder Microsoft über Schnittstellen. Bei Sunrise wurde die App sowohl mit der bereits vorhandenen E-Ordering-Lösung von Onventis als auch mit dem SAP-System synchronisiert. Lichtenberg: „Durch und dank der parallelen Approval-Workflows ist es uns gelungen, die Prozessdurchlaufzeit um mehr als 60 Prozent zu verkürzen.“ Damit benötigen Mitarbeiter weniger als zwei Tage für Datenverarbeitung und Freigabe statt über vier Tage mit dem alten System.
Lieferantenbewertung. Auch die Lieferantenbewertung und -entwicklung kann über ein in die E-Procurement-Lösung integriertes SRM unterstützt werden. Versand, Analyse der KPIs und Bündelung der Ergebnisse lassen sich nahezu vollständig automatisieren. Auch die daraus abgeleiteten Maßnahmen lassen sich in Zukunft systemgestützt erzeugen.
Um den Administrationsaufwand im Einkauf zu reduzieren, die Beschaffungsprozesse europaweit zu vereinheitlichen und die Katalogsuche zu vereinfachen, entschied sich ApcoaParking dazu, die SRM-Plattform von Onventis einzuführen. Mittlerweile wickelt der Parkraum-Spezialist in Deutschland 70 Prozent der firmeninternen Bestellungen über Kataloge und Open Catalog Interfaces (OCI) ab.
Die Anwendungsszenarien bei Apcoa-Parking und Sunrise verdeutlichen, dass sich für Unternehmen aus verschiedenen Branchen in unterschiedlichen Beschaffungsbereichen noch viele Möglichkeiten bieten, durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen vorhandene Verbesserungs- und Einsparpotenziale zu heben. Anbieter müssen hierfür möglichst ganzheitliche und flexibel erweiterbare Plattformen bereitstellen, die alle Beschaffungsbereiche abdecken können, sich schnell integrieren lassen, den Einsatz von neuen Technologien unterstützen und einfach zu bedienen sind. sas

Cloud Procurement live

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Am 14. Oktober 2015 werden im Stuttgarter Porsche Museum auf der Onventis Xchange Trends, erfolgreiche Strategien und innovative Werkzeuge im E-Procurement präsentiert.
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