„Geschäftsreisekosten durch effizientere Planung senken“

Daniela Küsters arbeitet seit Mai 2008 im Einkauf der NRW.BANK und betreut dort das Thema Travel Management. 2011 trat sie der BME-Fachgruppe Travel Management bei, wo sie seitdem aktiv mitarbeitet.

Frau Küsters, Sie engagieren sich persönlich in der BME-Fachgruppe Travel Management. Welche Inhalte stehen aktuell auf der Agenda?

Küsters: Unsere BME-Fachgruppe bietet eine Plattform, um sich mit Kollegen aus anderen Unternehmen zu fachspezifischen Themen und besonders über die anstehenden Veränderungen im Travel Management auszutauschen. Der offene, ehrliche und persönliche Dialog unterstützt die Teilnehmer bei der Beurteilung der Marktveränderungen und Trends sowie bei der Umsetzung eigener Projekte. Durch den Erfahrungsaustausch wird eine gute Basis geschaffen, um die Beschaffungsprozesse im eigenen Unternehmen zu analysieren und gegebenenfalls zu optimieren. Aktuell bespricht die Fachgruppe Fragestellungen hinsichtlich der Einführung von Mice-Tools. Hier befinden wir uns jedoch noch im Anfangsstadium. Eine Marktbetrachtung der verschiedenen Tools ist bei einer der nächsten Treffen geplant.

Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Trends im Travel Management?

Küsters: Ein interessantes Thema ist weiterhin der Bereich Flugreisen und die zukünftigen Entwicklungen auf diesem Sektor. Verbessertes Flugboarding, Bedeutung und Umgang mit Handgepäck, die GDS-Gebühren der Lufthansa, Direktbuchungen bei Airlines sowie kostenpflichtige Mahlzeiten auf Kurzstrecken beschäftigen uns aktuell und werden uns auch in Zukunft begleiten. Aber auch Themen wie Mobility Management, Travel Risk Management, Sharing Economy und die Entwicklung der Onlinesysteme mit Verknüpfung zur Reisekostenabrechnung stehen im Blickpunkt eines Travel Managers und damit auch unserer Travel-Fachgruppe.

An welcher Stelle können Travel-Manager konkret ansetzen, um Kosten zu sparen?

Küsters: Reisekosten haben in Unternehmen noch immer einen relevanten Kostenanteil. Effektives Travel Management kann jedoch die Reisekosten reduzieren, wenn man an den richtigen Stellschrauben dreht. Reiserichtlinien unter Berücksichtigung verhandelter Firmenraten haben heute bereits viele Unternehmen. In den Blickpunkt sollten mehr die Abwicklungskosten gerückt werden. Eine effiziente Reiseplanung und Abwicklung kann Kosten vermindern. Unterscheiden sollte man zwischen der Buchung von Standardreisen und komplexen Reisen. Standardreisen können Reisende meistens selbst buchen. Hilfreich könnte hierbei die Einführung eines Online-Buchungssystems oder von Buchungsportalen der Anbieter mit integrierter Reiserichtlinie sein. Der Vorteil von Buchungssystemen sind günstigere Transaktionskosten, geringere durchschnittliche Ticketpreise und das richtlinienkonforme Buchen. Die NRW.BANK arbeitet aktuell an der Einführung eines Online-Buchungssystems. Einsparungen durch die Optimierung des Reiseprozesses sind durch die Einführung in jedem Fall gegeben. Für komplexere Reisen ist ein erfahrenes und serviceorientiertes Vertragsreisebüro sinnvoll. Gerade bei diesen Reisen ist noch viel monetäres und zeitliches Einsparpotenzial vorhanden. Weiterhin sollten die Reisenden regelmäßig über Veränderungen im Reisebereich durch den Travel Manager informiert werden. So fühlen sich die Reisenden gut aufgehoben und die Akzeptanz des Travel Managements wird gefördert.

Maverick-Buying ist unternehmensübergreifend beim Einkauf von Reiseleistungen überproportional stark verbreitet. Welche Möglichkeiten bestehen, um dieses Phänomen unternehmensintern in den Griff zu bekommen?

Küsters: In unserem Unternehmen ist die Reiserichtlinie und der Beschaffungsprozess klar definiert, sodass wir Maverick-Buying unternehmensintern deutlich reduzieren konnten. Bei Buchungen über unser Vertragsreisebüro oder über die zur Verfügung stehenden Portale läuft die Bezahlung über die Firmenkreditkarte. Der Reisende hat den Vorteil, dass er bei diesen Dienstreisen nicht in Vorleistung treten muss. Mitarbeiter, die diesen Buchungsprozess nicht einhalten, müssen ihre Reisen im Nachhinein im Zuge der Reisekostenabrechnung genehmigen lassen. Die Vorteile einer regulären Beschaffung sind daher für den Mitarbeiter größer als wenn er selbst bucht. Durch die Einführung eines Online-Buchungssystems hoffen wir, die eigenmächtigen Buchungen von Reisen weiterhin einschränken zu können.

Stichwort „Karriere im Travel Management“: Ihr Rat an den Nachwuchs an Hochschulen?

Küsters: Travel Management wird in nahezu allen Unternehmen benötigt und gewinnt sowohl bei Global Playern als auch bei KMU zunehmend an Bedeutung. Eine fundierte kaufmännische Ausbildung oder ein Studium der Betriebswirtschaftslehre sind die Basis für eine erfolgreiche Karriere im Travel Management. Weiterhin genießen aber auch Praktika, zum Beispiel im Reisebüro, Weiterbildungen und der stetige Erfahrungsaustausch hohe Relevanz für den Nachwuchs im Travel Management.