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Geteilt zu mehr Effizienz

Siemens: Vorteile einer zentralisierten Einheit für Dienstleistungen;
Geteilt zu mehr Effizienz

Joachim Scholz, Leiter der Business Line Supply Chain Management Services bei Siemens Global Shared Services. (Foto: Siemens) Der Autor Dietmar Spehr, Journalist, München
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Insbesondere für größere Unternehmen ist es sinnvoll, Prozesse in zentralen Geschäftseinheiten zu bündeln und für sämtliche Unternehmensteile als alleiniger Dienstleister aufzutreten. Bei Siemens liefert die sektorübergreifende Einheit Global Shared Services den verschiedenen Konzernbereichen Unterstützung auf den Gebieten Personal, Rechnungswesen, Business Solutions und Beschaffung.

Viele der neu geschaffenen Delivery Center sind nicht in der Münchener Konzernzentrale von Siemens, sondern im Ausland untergebracht. Von dort aus werden Prozesse wie Beschaffung und Buchhaltung für Siemens-Bereiche in Europa mittlerweile von Mitarbeitern in Prag erledigt. Dort ist es einfach, hoch qualifiziertes Personal mit guten Deutschkenntnissen zu finden. Bei der Standortwahl spielte dieser Faktor neben der räumlichen Nähe zum Kunden eine große Rolle.

Dass in diesen Ländern ein niedrigeres Lohnniveau herrscht, ist ein Vorteil, der sich jedoch nur einmalig auswirkt. „Der weitaus größere Vorteil eines solchen Ansatzes sind die Prozessverbesserungen, die im Zuge der Standardisierung entstehen“, erklärt Joachim Scholz, Leiter der Business Line Supply Chain Management Services bei Siemens Global Shared Services, die die verschiedenen Konzernbereichen auf den Gebieten Personal, Rechnungswesen, Business Solutions und Beschaffung unterstützen. Auf dem Weg zu schlanken, effizienten Prozessen müssen jedoch einige Herausforderungen bewältigt werden.
So geht es bei der Auslagerung in ein Shared Service Center darum, eine Vereinheitlichung von bislang sehr unterschiedlich gehandhabten Arbeitsabläufen zu erreichen. Dieses Ziel lässt sich klassischerweise über einen Lift-and-Drop-Ansatz schrittweise erreichen. Dabei werden zunächst Prozesse aus den betreuten Unternehmenseinheiten „nur“ aufgenommen und in die neue Einheit verpflanzt. In einem weiteren Schritt geht es dann darum, Punkte wie Qualität, Verfügbarkeit, Preis und gewünschtes Volumen mit den Ansprechpartnern in den betroffenen Einheiten zu klären. „Der wichtigste Schritt ist die anschließende Verbesserung und Automatisierung der Prozesse“, berichtet Scholz.
So kann bei der schrittweisen Umstellung von Siemens-Bereichen auf das konzernübergreifende Beschaffungssystem ONE SRM die Durchlaufzeit erheblich reduziert und somit die Kosten pro Transaktion gesenkt werden.
Vorteile durch Shared Services. Bei der Verbesserung der Prozesse über unterschiedliche Bereiche hinweg lassen sich schnell Best Practises erkennen, von denen ein Unternehmen als Ganzes profitieren kann. Zugleich steigt die Transparenz, etwa mit Blick auf gemeinsame Lieferantenbeziehungen und Bestellprozesse. Dies verschafft den Verantwortlichen in den dezentralen Einheiten eine gute Basis, um geschäftskritische Entscheidungen treffen zu können. Dazu gehört auch mehr Transparenz in Sachen Compliance. „Wenn erst einmal standardisierte Strukturen für den Einkauf etabliert sind, lassen sich unkontrollierte und schwer nachvollziehbare Beschaffungsvorgänge vollständig eliminieren“, erklärt Scholz.
Eine wichtige Rolle neben der Standardisierung spielt auch die Automatisierung von Beschaffungsprozessen durch die IT. Erst so sind End-to-End-Prozesse möglich, die über Funktionsgrenzen hinweg ohne Medienbrüche arbeiten. „Im Rahmen von Purchase-to-pay lassen sich von der Bedarfsanforderung bis zur bezahlten Rechnung sämtliche Vorgänge zwischen Einkauf und Buchhaltung automatisieren und auf Effizienz und Effektivität hin optimieren“, so Scholz. Gegenüber Insellösungen kann ein Shared Service Center auf diesem Gebiet eine Bündelung von Know-how bieten und Skaleneffekte beim Einsatz entsprechender Software-Lösungen erzielen.
Vertrauen erzielen. Trotz seiner vielen Vorteile ist ein Shared Service Center nicht in allen Fällen die beste Wahl. So eignet sich eine solche Struktur vor allem für indirektes Material, also diejenigen Güter, die nicht direkt in die Produktion einfließen. Dort gelten sehr spezifische Anforderungen, die sich auf anderen Wegen besser erfüllen lassen. Wichtig dabei ist, das Vertrauen von Verantwortlichen der outgesourcten Bereiche zu bekommen. Immerhin geben diese die Steuerung von Prozessen aus der Hand.
Häufig bleiben sie jedoch zumindest indirekt für bestimmte Bereiche der geleisteten Dienstleistungen verantwortlich. Hier lautet die Herausforderung für den Shared-Service-Betreiber, die Anforderungen des internen Kunden genau zu kennen. Ein enger Austausch mit den dezentralen Einheiten ist also auch weiterhin nötig. „Es geht um weit mehr als eine rein technische Transformation der Prozesse. Deshalb ist ein gut funktionierendes Change Management essentiell“, sagt Scholz.
„Die Kollegen und Mitarbeiter sollen schließlich erfahren, was sich in ihrer täglichen Arbeit ändert und welcher Nutzen für sie und das Unternehmen aus der neuen Situation heraus entsteht.“ Von Siemens GSS veranstaltete Schulungen sind deshalb ein wichtiger Teil des Übergangs.
Daneben gilt es, die Vorteile des Shared Service auch den externen Partnern zu verdeutlichen. Damit eng verbunden ist die Automatisierung und Prozessintegration über die Unternehmensgrenzen hinaus. Hier wirken Medienbrüche und Verzögerungen verheerend. „Wenn das Unternehmen sämtliche Beschaffungsprozesse automatisiert hat, trotzdem die Bestellung per Fax verschicken muss und im Gegenzug eine Papierrechnung kommt, gehen die hart erarbeiteten Vorteile verloren“, so Scholz.
Kunde und Nutzer im Mittelpunkt. Ein wichtiger Punkt ist die Messung der Zufriedenheit mit dem Angebot des Shared Service Centers. Bei Siemens wird dabei ganz bewusst zwischen Nutzer und Kunde unterschieden. Schließlich haben die Auftraggeber einer Dienstleistung häufig ganz andere Vorstellungen von deren Inhalt und Nutzen als die tatsächlichen Anwender. In regelmäßigen Abständen werden deshalb beide Seiten um ein Feedback gebeten, ob Qualität und Preis weiterhin stimmen. „Allen Key-Performance-Indikatoren zum Trotz muss am Ende der Nutzer sowie der Kunde mit der Leistung des Shared Service zufrieden sein“, erklärt Scholz. „Das ist unser wichtigster Maßstab.“
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