Hintergrundartikel

Gewährleistungskosten durch Prozessoptimierung senken!

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Robert Hartan, Senior Consultant, Sourcing & Procurement, Softlab Group, Nexolab GmbH

In Zeiten komplexer Liefer- und Leistungsumfänge sieht sich der Einkauf gezwungen, erfahrungsbasierte Annahmen für Gewährleistungskosten in die Lebenszykluskostenbetrachtung einfließen zu lassen.
Gleichzeitig gilt es, passgenaue Prozesse zu installieren, um kundenseitig abgegebene Verpflichtungen an der entsprechenden Stelle der Lieferkette umzusetzen. Der adäquate Umgang mit Schnittstellen und deren Absicherung unter Berücksichtigung aller Vertragsaspekte und Risiken ermöglicht, Kosten zu minimieren.
In der Automobilindustrie nutzen Hersteller (OEM) im Regelfall Standardvereinbarungen. Vor diesem Hintergrund obliegt dem Einkauf die Aufgabe, die Vorgaben des OEM in Kooperation mit den eigenen Lieferanten so gut wie möglich umzusetzen.
Transparenz schaffen
Die Einkaufsabteilung benötigt Informationen, die aktuellen Kundenvorgaben durch Gewährleistungsverträge bestehen. Der Einkauf muss Verträge auf Lücken überprüfen, die Kosten für den möglichen Gewährleistungsfall in alle potenziellen Ableitungen aufschlüsseln und anschließend in ein Kalkulationsmodell überführen.
Synergien durch Bündelung
Nächster Schritt: Prüfung der Kundenvorgaben hinsichtlich ihres Übereinstimmungsgrades und Zusammenfassung in passende Bündel (Prüfmethoden, Kostenübernahme für logistische Details).
Diese Vorgehensweise erleichtert die Kalkulation der Umsetzungskosten sowie der Risiken und der resultierenden Folgekosten. Verträge können auf diesem Weg zielsicher mit einer Bewertung versehen werden.
Lieferkette abgleichen
Nach Bekanntgabe der Vorgaben für bestimmte Produkte gilt es, einen Abgleich der Lieferkette vorzunehmen. Alle bestehenden Lieferantenverträge sind hinsichtlich Gewährleistungsforderungen von Kundenseite zu prüfen.
Notwendige Konsequenz: Erstellung einer Übersicht der Abdeckungslücken für jeden einzelnen Kundenvertrag.
Bewertung der Lücken
Als nächster Schritt erfolgt die qualitative und quantitative Bewertung der bestehenden Lücken. Qualitative Bewertungen beruhen auf den Einschätzungen der Experten aus Rechtsabteilung, Qualität, Produktion sowie weiterer betroffener Fachabteilungen. Die quantitative Bewertung basiert auf den prognostizierten Gewährleistungsfällen für den Lebenszyklus des betroffenen Liefer- und Leistungsumfangs. Auf dieser Grundlage erfolgen weitere Hochrechnungen nach monetärer Kundenforderung, Prozesskosten und erreichbarer Rückvergütung. Zahlen und Fakten gilt es, in Kooperation mit dem OEM zu ermitteln.
Maßnahmen festlegen
Ein Bewertungspool dient unter Berücksichtigung der Gewährleistungsrisiken als Basis, um Maßnahmen zur Risikominimierung und -kontrolle zu implementieren. Dabei können liefer- und leistungsbezogene Risiken gebündelt und durch Einführung entsprechender Maßnahmenpakete ausgeschaltet oder gemindert werden. Die Einordnung der Risiken erfolgt mehrdimensional nach den Kriterien:
  • Wichtigkeit (Nutzen/Risiko)
  • Dringlichkeit
  • Umsetzungszeitrahmen
  • Ziel der Maßnahme (Einkauf/Abwicklung)
„Ziel der Maßnahme“: Es existieren Maßnahmen, deren primäres Ziel die verbesserte Aufstellung des Einkaufs in Form überarbeiteter Prozesse und Methoden darstellt. Dazu zählt die eher mittelfristig angelegte Verbindung der Lieferantenbewertungs- und -entwicklungsprozesse mit der Gewährleistungsabwicklung. Andere Maßnahmen, u. a. die Anpassung von Qualitätssicherungsprozessen und -verfahren an entsprechende Kundenforderungen, sind nicht singulär durch den Einkauf zu bewerkstelligen.
Priorisierung und Umsetzung
Letzter Schritt in der Prozessoptimierung: die Priorisierung und anschließende Umsetzung der entwickelten Maßnahmen. Die Kriterien „Wichtigkeit“, „Dringlichkeit“, „Umsetzungszeitrahmen“ und „Ziel der Maßnahme“ gilt es heranzuziehen, um eine Liste mit „TOP-Maßnahmen“ zu generieren.
Kernfrage bleibt: Zu welchem Zeitpunkt entfaltet jede Maßnahme ihre optimale Wirkung?
Fazit
Die Reduzierung von Gewährleistungskosten durch den Einkauf ist von Erfolg gekrönt, wenn der Einkauf präventiv und proaktiv mit den entsprechenden Fachabteilungen zusammenarbeitet. Bedingung: Das Zielsystem des Einkaufs muss die entsprechenden Gewährleistungsaspekte umfassen. Anfallende Gewährleistungskosten sind in die Kalkulationsmethoden des Unternehmens unter TCO-Aspekten mit aufzunehmen. Erfolgreiche Unternehmen installieren interdisziplinäre Teams und übertragen die erforderlichen Prozesse adäquat in die Lieferkette.
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