Strategische Katalogbeschaffung reduziert Freitextbestellungen

Gezielter Abbau von Schattensortimenten

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Unternehmen nutzen elektronische Beschaffungssysteme, um ihre Ausgaben zu senken und den Einkauf zu einem zentralen Steuerungsinstrument umzugestalten. Unter bestimmten Voraussetzungen tragen E-Procurement-Strategien auch zum Abbau von Schattensortimenten bei, die in vielen Unternehmen hohe Folgekosten verursachen.

Michael Fieg

Schattensortimente entstehen im Zuge von Bestellungen, die auf textuellen Beschreibungen basieren. Freitextbestellungen sind nicht nur aufwändig auswertbar, sondern führen zu einem weiteren Problem: Die wiederkehrende Beschaffung produziert jeweils hohe Prozesskosten. Mit gezielten Maßnahmen können Unternehmen die Freitextbestellungen und damit auch die Schattensortimente deutlich reduzieren.
Ein erster Schritt liegt in der Erhöhung der Sortimentsabdeckung. Dazu müssen die Lieferanten angehalten werden, ihren Kunden die Katalogdaten elektronisch, in hoher Qualität und inhaltlich stets aktuell zur Verfügung zu stellen. Gerade große beschaffende Unternehmen haben ihre Zulieferer in den vergangenen Jahren mit steigenden Anforderungen an digitale Produktsortimente konfrontiert: Sie setzen auf die optimale Integration von Kunden und Lieferanten und erwarten eine Wertschöpfungskette, die weit über die transaktionsbasierte Anbindung der ERP-Systeme hinausgeht.
Integration über „Punchout-Szenarien“
Manche Sortimente können aus bestimmten Gründen nicht in Form eines elektronischen Katalogs publiziert werden: zum Beispiel wegen der hohen Preisdynamik, wegen kurzer Produktlebenszeiten oder der Abhängigkeit von logistischen Gegebenheiten. Für diese Sortimente bietet sich die Integration über „Punchout-Szenarien“ an. Dabei greift der Anwender aus der lokalen Beschaffungswelt seines Unternehmens auf die Webshops der Lieferanten zu und holt die gewünschten Waren mit Warenkörben in sein SRM-/Katalogsystem. Eine nahtlose Intergration der beiden Systeme wird durch etablierte technische Standards, wie die SAP-Schnittstelle „Open Catalog Interface“ (OCI), erreicht. „Punchout-Szenarien“ helfen Unternehmen durch eindeutige, lieferantenseitige Identifikation der Bestellpositionen, ihre Schattensortimente zu reduzieren.
Gerade für bestandsgeführte, lagerhaltige Materialien pflegen viele beschaffende Unternehmen aufwändig Materialstämme im ERP-System. Zur Erhöhung der Sortimentsabdeckung ist es allerdings sinnvoll, die im ERP vorgehaltenen Materialien in Form eines Beschaffungskatalogs einzusetzen.
Nutzer des E-Procurement-Systems erhalten dadurch die Möglichkeit, in einer einzigen Rechercheumgebung auf alle bekannten Materialien zuzugreifen – auch auf diejenigen, die aufgrund ihrer Lagerhaltigkeit bisher gesondert beschafft wurden.
Aufbau eigener Kataloge
Als zentrales Instrument für die Beschaffung von MRO-Gütern kann das Katalogsystem über den klassischen Bestellprozess hinaus auch in anderen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. So existieren zahlreiche Referenzen, bei denen zum Beispiel auch im Bereich der Instandhaltung katalogbasiert gearbeitet wird. Die Idee dabei ist, diejenigen Sortimente, die katalogbasiert beschaffbar sind, auch in der Instandhaltung katalogbasiert zu beschaffen. Der Vorteil: Neben einer höheren Bedarfsbündelung wird eine bessere Steuerung der Instandhaltung durch den strategischen Einkauf erreicht.
Ausweitung der Katalogbeschaffung
Mit den vorgestellten Lösungsansätzen können beschaffende Unternehmen ihre Sortimentsabdeckung erhöhen und das meist schon vorhandene Instrument der Katalogbeschaffung strategischer und zielgerichteter einsetzen. Sie erhalten damit die Möglichkeit, ihre Freitextbestellungen und die kostenintensiven Schattensortimente wirksam einzudämmen.

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