Outsourcing im Einkauf senkt Beschaffungskosten

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Der Weg zur unternehmensweiten Bündelung führt über Prozessstandardisierung und Transparenz. Mit Procurement Outsourcing lassen sich Optimierungspotenziale ausschöpfen (Grafik: Siemens IT Solutions and Services)
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Für den Einkauf in den Unternehmen besteht bei indirektem Material trotz vielfältiger Bündelungsansätze sowie E-Procurement und SRM-Projekten noch ein erhebliches Optimierungspotenzial. Erwartete Einsparungen werden häufig nicht erreicht, länderübergreifende Bündelungsgrade existieren nur theoretisch, Projekte bringen andere Ergebnisse als geplant.

Michael Nenninger, Leiter Global Procurement Services bei Siemens IT Solutions and Services, www.siemens.de/ it-solutions/gps

Die meisten Unternehmen in der Fertigungsindustrie haben einen Anteil von mehr als 20 Prozent beim indirekten Material, im Dienstleistungs- und öffentlichem Bereich ist dieser Anteil wesentlich höher. Siemens selbst wickelt ein Einkaufsvolumen von über 40 Milliarden Euro jährlich ab und gehört damit zu den großen Marktteilnehmern. Der Anteil des indirekten Materials beträgt dabei rund 10 Milliarden Euro. Durchschnittliche Materialkosteneinsparungen schon im einstelligen Prozentbereich bieten hohe Optimierungspotenziale.
Die strategische Lücke zwischen Strategie und IT
In vielen Unternehmen sind die Ansätze zur Optimierung noch nicht ausreichend ausgerollt. Die strategische Lücke liegt in häufig verteilten Zuständigkeiten und nicht harmonisierten Zielsystemen zwischen IT, Einkauf, Finanzbuchhaltung und den nutzenden Fachabteilungen sowie Länderverantwortlichkeiten. SRM-Lösungen liefern durch standardisierte Beschaffungsprozesse die Basis, um den Nutzungsgrad von Rahmenverträgen zu maximieren und ebenfalls sämtliche Bestellungen ohne Rahmenvertragsbezug wie Spot Buying zu kanalisieren und somit die Transparenz zu erhöhen. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung, damit der Einkauf erfolgreiche Bündelungsstrategien umsetzen kann. Die Realität sieht heute vielfach noch anders aus. IT-Abteilungen treiben primär SRM-Ansätze im Rahmen von IT-Compliance-Projekten. Eine Abstimmung mit Einkaufsstrategien und deren Internationalisierung findet meistens nicht ausreichend statt. Eine unternehmensweite Bündelung ist somit nicht gegeben.
Hier setzt der End-to-End-Ansatz von Siemens IT Solutions and Services, Global Procurement Services, an. Der Full-Service-Provider bietet von der IT- und Einkaufsberatung bis zum Outsourcing der Beschaffungsprozesse alles aus einer Hand. Verantwortlichkeiten für Prozesse und IT in der operativen Einkaufsabwicklung lassen sich so zusammenführen und liefern dem strategischen Einkauf im Sinne eines durchgängigen Einkaufsmanagements die Möglichkeit, konsequent Material- und Prozesskosten zu optimieren. Siemens verfügt in diesem Bereich über mehr als zehn Jahre Erfahrung. Schon frühzeitig wurden weltweit tätige Einheiten zur Einkaufsbündelung geschaffen, die je nach Materialfeld national, regional und international agieren. Die Verzahnung im Rahmen eines Shared-Services-Konzeptes schafft eine erhöhte Transparenz, die sich aus durchgängig angewendeten Prozessen, einem zunehmenden Bündelungsgrad und der Konzentration auf die besten Lieferanten ergibt. Alle Bestellungen gehen über diesen Prozess in sogenannte Purchasing Center. Sie wickeln Clearing-Aufgaben nicht rahmenvertragsbezogener Bestellungen und den Procure-to-Pay-Prozess im Falle zu klärender und zu genehmigender Abläufe ab.
Mit Erfahrungen den Einkauf optimieren
Global Procurement Services stellt unter anderem die notwendigen Verfahren und Infrastrukturen, wie die Beschaffungsplattform click2procure, bereit.
Mit mehr als 10 000 registrierten Lieferanten, 4000 Geschäftspartnern in über 100 Ländern und einem Volumen von mehr als hundert Millionen Transaktionen jährlich liefert click2procure die Basis für erhebliche Einspareffekte. Die Plattform steht nicht nur sämtlichen Geschäftsbereichen der Siemens AG zur Verfügung, sondern auch externen Unternehmen. Was die Kostenersparnis betrifft, sprechen die Zahlen für sich: Unternehmen, die in ihrem Einkauf auf elektronische Prozesse setzen, sparen im Vergleich zur traditionellen Abwicklung bis zu 70 Prozent Prozesskosten ein. Bei den Materialkosten überzeugt ein ähnlich gutes Ergebnis: Abhängig von der Materialgruppe und dem zuvor erreichten Bündelungsgrad können Unternehmen bis zu 15 Prozent einsparen. Der Ansatz, die bei Siemens gemachten Erfahrungen auch anderen international tätigen Unternehmen zur Verfügung zu stellen, ist der konsequente Schritt zum Nutzen aller Beteiligten, weitere unternehmensübergreifende Skalierungseffekte zu erzeugen sowie Bündelungsvolumen weiter zu erhöhen.
Mit Make-or-Buy-Strategien können Unternehmen den bestmöglichen Ansatz eines Outsourcing-Konzeptes erarbeiten. Das Vorgehen gliedert sich in drei Bereiche, deren Effizienz jeweils über Kosten-Nutzen-Kalkulationen kontrolliert wird.
In der ersten Phase liegt der Fokus auf der Standardisierung, Optimierung und Automatisierung der Prozesse. Dies sind wichtige Voraussetzungen, um Transparenz zu schaffen, erfolgreiche Bündelungsstrategien zu entwickeln und den Erfolg von Prozesskostenoptimierungen zu sichern. In diesem Schritt ist ein Höchstmaß an Erfahrung und Know-how gefragt.
Daher müssen sich die Verantwortlichen die Frage stellen, ob das Unternehmen die Prozessoptimierungen selbst durchführen will oder Projekterfahrungen von externen Beratern nutzt.
Bei der Wahl externer Experten gilt es, genau hinzusehen: Erfolg versprechend sind vor allem Best-Practice-Ansätze, mit denen Einkaufsprozesse mit Hilfe von IT-, SRM- oder E-Procurement-Lösungen optimiert werden. Zeichnet sich ein Dienstleister zudem durch ein ganzheitliches Angebot aus, so kann er die Make-or-Buy-Strategie durch den gesamten Optimierungsprozess begleiten. Ein Anbieter wie Global Procurement Services ist für diese Aufgaben gut positioniert, da die Kombination aus Einkaufs- und IT-Know-how mit der Umsetzungskompetenz in den globalen Größenordnungen des Siemens-Konzerns einzigartig sein dürften.
Die nächste Stufe im Make-or-Buy-Modell konzentriert sich auf den kostenoptimierten Betrieb der Plattformen, Applikationen und Services. Da spezialisierte Betreiber bei diesen Aufgaben besonders gut ihre Skalierungseffekte realisieren können, winkt hier ein nachhaltiges Kostensenkungspotenzial beim Übergang vom Eigen- zum Fremdbetrieb. Der Nutzen für den Anwender: Die Skalierungseffekte wirken sich primär auf eine Optimierung der Betriebs- und Servicekosten aus. Die Mitnutzung der bereits weltweit aufgestellten Infrastrukturen und Plattformen von Siemens ist beispielsweise kostenrechnerisch in der Regel günstiger als der Eigenbetrieb inklusive Pflege solcher Systeme.
Der dritte Schritt schließt die Lücke zwischen den IT- und Beschaffungsstrategien. Durch das Outsourcing des indirekten Materialeinkaufs erzielen Unternehmen erhebliche Einsparungen bei den Materialkosten – und das zusätzlich zu den dargestellten Ersparnissen bei den Prozess- und Betriebskosten in den ersten beiden Stufen. Denn Volumen werden konsequent und übergreifend gebündelt. Auch Freitext-Bestellungen lassen sich optimieren. Diese erfolgt für Materialien, die nicht standardisierbar und somit nicht katalogisierbar sind.
Know-how und Infrastrukturen nutzen
Im Sinne eines End-to-End-Dienstleisters übernimmt Global Procurement Services neben den IT- und SRM-Services auch die kompletten einkäuferischen Prozesse – von der operativen Abwicklung bis hin zum strategischen Lieferantenmanagement und der Bündelung. Durch die Nutzung von Siemens-Strukturen erreicht der Anbieter eine günstige Abwicklung des Procure-to-Pay-Prozesses.
Make or buy – diese Frage stellt sich Entscheidern im Unternehmen. Wichtig dabei ist, dass sich der Einkauf auf seine Kernkompetenzen wie strategische und wertschöpfende Aufgaben im Bereich direktes Material, beispielsweise Lieferantenauswahl und -bewertung, konzentrieren sollte.
Im Markt des Procurement Outsourcing für indirektes Material gibt es heute noch wenig Anbieter. Der Ansatz von Global Procurement Services bedient die Anforderungen der Kunden in einem End-to-End-Ansatz, der die gesamte Wertschöpfungskette der Beschaffung im Blick hat und individuelle Einstiegsmöglichkeiten bietet, je nach Bedarf des Unternehmens. Erfolgreiche Projekte in Europa, Asien und den USA belegen, dass sich die angebotenen Dienstleistungen in der Praxis bewährt haben und Unternehmen mit einem Return-on-Investment je nach Service-Umfang kleiner als zwei Jahren rechnen können.
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