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Idealer Arbeitseinsatz: 25 Monate

Beschaffung von IT-Fachkräften
Idealer Arbeitseinsatz: 25 Monate

In der IT setzt sich ein neues Personalmodell durch. Man arbeitet nicht mit Angestellten, sondern mit sogenannten Freelancern. Als Fachkräfte erhalten sie gutes Geld. Aber – die Kosten der Personalbeschaffung sind deutlich niedriger. Freelancer sind gut für Arbeitseinsätze von bis zu 25 Monaten und eine spezielle Expertise.

Seit einigen Jahren befinden sich die Personalstrukturen in der IT im Umbruch. Immer stärker spezialisierte IT-Anwendungen und ein gleichzeitiger Fachkräftemangel führen dazu, dass die Rekrutierung festangestellter Mitarbeiter zunehmend schwierig wird und sich zu einem immensen Kostenfaktor auswächst. Für Unternehmen also höchste Zeit, sich den Personalstrukturen der Zukunft zu widmen, einen Blick hinter die Kulissen ihrer Personalbeschaffung und deren Kosten zu werfen und sich nach einem zukunftssicheren Personalmodell umzusehen. Der Einkauf sollte dabei eine zentrale Rolle spielen.

Jeder fünfte IT-Beschäftigte in Deutschland ist als Freelancer tätig – Tendenz steigend. Das hat eine Trendstudie der FH Ludwigshafen und der Etengo Deutschland AG ergeben. Nichtsdestotrotz überwiegt in den meisten Unternehmen der Anteil festangestellter Mitarbeiter, auch im IT-Bereich. Sie werden in der Regel über die Personalabteilungen rekrutiert – mithilfe umfangreicher Rekrutierungsmaßnahmen. Für die Unternehmen stellen diese mittlerweile einen beträchtlichen Kostenfaktor dar. Denn in Zeiten des Fachkräftemangels in der IT und anderen Fachbereichen wird ein erbitterter Kampf um talentierte Nachwuchskräfte ausgefochten. Die Maßnahmen des Employer Brandings summieren sich – zum Beispiel durch Auftritte auf Jobmessen, Partnerschaften mit Hochschulen, pflegeintensive Karriererubriken auf der Unternehmenswebsite oder die Präsenz in Social-Media-Kanälen. All das kostet die Unternehmen viel Zeit und Geld – und das, bevor es überhaupt um die einzelne zu besetzende Stelle geht.
Zusätzlich fallen die klassischen direkten Kosten der Stellenbesetzung ins Gewicht, wie Stellenanzeigen in den gängigen Online-Jobportalen und Tageszeitungen oder die Zusammenarbeit mit externen Personalberatern. Laut oben genannter Studie belaufen sich diese Rekrutierungskosten für Festangestellte für die jeweils zu besetzende Position auf insgesamt knapp 16 000 Euro. Auch durch das anschließende Auswahlverfahren entstehen immense Aufwände, denn alle Bewerbungsunterlagen wollen durchgesehen, potenzielle Kandidaten ausgewählt und Vorstellungsgespräche geführt werden. Hier ist nicht nur die Arbeitszeit der Personalabteilung gebunden, sondern auch die der Vorgesetzten und Vertreter der entsprechenden Fachabteilungen. Durchschnittlich vergehen zudem im Schnitt ganze sechs Monate, bis nach Feststellen des Personalbedarfs die Stelle schließlich erfolgreich besetzt ist, so ein weiteres Ergebnis der Studie.
Anders sieht es bei der Rekrutierung von freiberuflichen IT-Experten aus. Laut der Studie dauert diese im Schnitt nur einen Monat. Die Kosten belaufen sich dabei auf rund 2500 Euro. Freelancer sind aber nicht nur schneller verfügbar – sie benötigen auch eine wesentlich kürzere Einarbeitungszeit als Festangestellte, da sie weniger umfassend in den Unternehmenskontext eingeführt werden müssen. „Zudem sind Freiberufler geübt darin, sich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten. Das könnte ein weiterer wichtiger Grund sein, weshalb sie beim Produktivitätsbeginn die Nase vorn haben“, meint Romana Reeb, Masterstudentin an der FH Ludwigshafen und Autorin der Studie.
Transparente Kosten Die Studie räumt so mit dem gängigen Vorurteil auf, Freelancer seien aufgrund ihrer vergleichsweise hohen Stundensätze die kostenintensivere Alternative. Denn beim zweiten Blick auf alle real entstehenden Kosten bei der Rekrutierung und Beschäftigung von Festangestellten wie Freiberuflern zeigt sich, dass die freischaffenden Experten bei Projektlaufzeiten von bis zu 25 Monaten keineswegs teurer sind als Festangestellte. Im Gegenteil: Durch ihre schneller eintretende Produktivität und die geringeren Rekrutierungskosten sind sie für Projekte mit mittleren Laufzeiten die kosteneffizientere Lösung.
„IT-Freelancer sind nicht per se teurer oder günstiger. Vielmehr geht es darum, den Bedarf an Arbeitskraft und Expertenwissen richtig zu analysieren und ihm im zweiten Schritt angemessen zu begegnen“, so Nikolaus Reuter, Vorstandsvorsitzender der Etengo AG. Freelancer sind prädestiniert für Arbeitseinsätze von bis zu 25 Monaten, für die spezielle Expertise gebraucht wird, die auf lange Sicht aber nicht im Unternehmen benötigt wird – zumindest nicht durchgehend. Der Festangestellte hingegen sollte über Know-how verfügen, das im Unternehmen kontinuierlich vorhanden sein muss. Daher lohnt sich der Einsatz von Festangestellten vor allem bei längeren Einsatzzeiten und Verträgen.
Während die Rekrutierung Festangestellter über die Personalabteilung gesteuert wird, kommen Freelancer in aller Regel direkt über den Fachbereich ins Unternehmen – meist mit Involvierung des Einkaufs. Die Kosten, die der Freelancer-Einsatz verursacht, liegen dabei offen: Sie belaufen sich auf einen frei verhandelbaren Stundensatz – durchschnittlich sind es derzeit etwa 78 Euro pro Stunde – plus die anfallende Provision, die je nach vermittelndem Personaldienstleister zwischen 10 und 30 Prozent des Stundensatzes liegt.
Einkaufsengagement Das Engagement des Einkaufs bei der Beschaffung von externem IT-Know-how zeigt, welch hohe Bedeutung die meisten Unternehmen der IT-Infrastruktur zuschreiben – sie ist heute das zentrale Nervensystem der Unternehmen. In mittlerer Zukunft werden die Investitionen hier nicht abnehmen, eher im Gegenteil. Durch die Involvierung des Einkaufs können erhebliche Einsparungen realisiert werden.
„Ein ähnliches Vorgehen wäre auch bei der Suche nach festangestellten Mitarbeitern ratsam“, empfiehlt Reuter. „Denn im Grunde geht es ja bei beiden – Festangestellten wie Freiberuflern – um das Gleiche: die Beschaffung von Know-how.“ Klassische Einkaufsinstrumente, wie detaillierte Kostenanalysen oder die Verhandlung von Paketleistungen, zum Beispiel für Stellenanzeigen in relevanten Jobbörsen, wären auch in der Personalabteilung von großem Nutzen.
Mischverhältnisse Nikolaus Reuter geht sogar noch einen Schritt weiter: „Es gibt einen klaren Trend in Richtung Projektwirtschaft. Zudem herrscht im IT-Bereich ein Mangel an Fachkräften. Beides führt dazu, dass eine klare Trennung zwischen Festangestellten und Freiberuflern nicht mehr zeitgemäß ist. Unternehmen sollten daher dringend ihre Personalstrategie überdenken.“ Eine genaue Kosten-Nutzen-Analyse ermöglicht von Fall zu Fall eine fundierte Entscheidung, ob sich eher ein Freelancer oder ein Festangestellter zur Bedarfsdeckung lohnt. Die Studie gibt den Unternehmen erstmals eine praxisrelevante Entscheidungshilfe an die Hand. „Am erfolgversprechendsten scheint eine Personalstrategie, die auf einen ausgewogenen Mix von festem Belegschaftskern und Freelancern als flexibel einsetzbare Know-how-Träger setzt. Und bei diesem Personalmodell sollten Personalabteilung, Fachabteilung und Einkauf zusammenarbeiten – und so alle möglichen Einsparpotenziale für das Unternehmen realisieren“, rät Reuter.

Free vs. Fest

Die Studie

Die Studie „Freelancer vs. Festangestellter in der Projektwirtschaft – ein empirischer Investitionsvergleich“ wurde im Auftrag der Etengo (Deutschland) AG gemeinsam mit der FH Ludwigshafen realisiert. 80 Prozent der Befragten sind in Großunternehmen beschäftigt, 18 Prozent bei mittelgroßen Unternehmen und zwei Prozent in Kleinunternehmen. 347 Personen haben den Online-Fragebogen zur Studie angeklickt, 257 Personen haben ihn teilweise und 98 Personen vollständig beantwortet. Die Studienteilnehmer haben in den letzten zwei Jahren sowohl mit IT-Freelancern als auch mit festangestellten IT-Mitarbeitern zusammengearbeitet.
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