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Im Einklang mit den Lieferanten

mySAP SRM
Im Einklang mit den Lieferanten

Die Internet-basierte Anbindung von Lieferanten vereinfacht die Prozesse auf Einkäufer- und Verkäuferseite.

Mit mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) wollen die Walldorfer Softwarespezialisten die Zusammenarbeit zwischen Einkaufsorganisation und Lieferanten nachhaltig vereinfachen. Lohnender Effekt: durchgehende Transparenz und damit mehr Profitabilität im Einkauf.

Für die Vereinheitlichung einer Vielfalt heterogener Lieferantenprozesse bedarf es standardisierter und kostengünstiger Technologien, auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Der elektronische Datenübertragungsstandard EDI kommt dabei aber für das Umfeld kleiner und mittelständischer Unternehmen nicht in Betracht. Dessen kostenintensiver Einsatz ist ausschließlich für Großlieferanten mit umfassenden und häufigen Bestellvorgängen rentabel. So setzt die SAP-Lösung zur Anbindung kleiner und mittlerer Lieferanten vorwiegend auf die offenen Internetstandards HTML und XML.
Lieferantenanbindung via Online-Portal
Das Prinzip ist denkbar einfach: Der Einkäufer stellt ein Internetportal namens SAP Supplier Self-Services, einen Bestandteil von mySAP SRM, bereit. Auf das Portal können registrierte Lieferanten mit Hilfe eines gewöhnlichen Internet-Browsers zugreifen und dort alle relevanten Prozesse elektronisch abwickeln, Content bereitstellen oder Analysen und Berichte abrufen. Benutzerkonten und Firewall schützen dabei die übermittelten Geschäftsinformationen. Die damit erreichte Selbstverwaltung und lückenlose elektronische Kommunikation bewirken eine nachhaltige Entlastung der Einkaufsabteilungen.
Einmal implementiert fungiert das Supplier Self-Services-Portal als Schnittstelle für die Einbindung der Lieferanten in den automatisierten Beschaffungsprozess und bietet dabei nützliche Werkzeuge zur Selbstverwaltung.
So lassen sich Benutzeradressen und Kontaktdaten online aktualisieren. Darüber hinaus können auch Produktinformationen online eingestellt und gepflegt werden. Sogar eine eigene Homepage steht den Lieferanten zu Präsentationszwecken zur Verfügung. Unnötige Marketing- und Vertriebsaufwendungen für gedruckte Kataloge oder die Bearbeitung von Telefon- und Faxanfragen können so deutlich reduziert werden.
Selbstverwaltung und Auftragsabwicklung
Ein übersichtliches Auftragsverwaltungssystem mit umfassenden Suchfunktionen erlaubt den Lieferanten, laufende Bestellungen einzusehen, zu ändern, zu beantworten, zu drucken oder herunterzuladen. Die Registrierung der Lieferanten in SAP Supplier Self-Services erfolgt entweder direkt über die Homepage der Einkaufsorganisation oder durch den Einkäufer selbst. Dieser kann den Lieferanten direkt im System registrieren oder eine elektronische Einladung in Form einer E-Mail mit entsprechendem Link versenden.
Auch der Aufwand für die Arbeits- und Leistungserfassung lässt sich über das Supplier Self-Services-Portal erheblich reduzieren. Nach einer Warenlieferung oder Dienstleistung erstellt der Lieferant direkt über das Portal eine oder mehrere Lieferantenbestätigungen bzw. Zeiterfassungsblätter, in die neben Lieferpositionen auch Arbeitszeiten, Überstunden, Spesen und Reisekosten eingepflegt werden können. Bei Limitbestellungen für ungeplante Dienstleistungen gestattet das entsprechende Bestätigungsformular die detaillierte Zeiterfassung von Dienstleistungen und Sonderposten wie Spesen oder Überstunden.
Die Zeiterfassung erfolgt flexibel entsprechend der Absprache zwischen Einkäufer und Lieferant. In der nächsten Version von mySAP SRM lassen sich hierbei über die offene Katalogschnittstelle Open Catalogue Interface (OCI) auch entsprechende Positionen aus dem Katalog oder aus Verträgen wählen.
Reporting – Kennzahlen für Lieferanten
Nach Freigabe des gesendeten Formulars durch den Einkäufer kann der Lieferant automatisch eine Rechnung stellen, welche wiederum genehmigt werden muss. Dieser Zyklus wiederholt sich so lange, bis sich beide Seiten über deren Inhalt einig sind.
Rund ein Dutzend Standardberichte geben den Lieferanten einen schnellen Überblick über offene Rechnungen und Lieferungen oder auslaufende, zu erneuernde bzw. neu zu verhandelnde Verträge. Der Bericht über eingehende Zahlungen verrät sofort, welche Kunden bereits gezahlt haben und welche Zahlungen noch fällig sind. Weitere Auswertungen spiegeln die Verkaufsaktivitäten der Lieferanten wider. Aufgelistet werden hierbei unter anderem die Bestellhistorie, Bestelldaten, Wareneingangsinformationen, Rechnungsdaten, eine Vertragsübersicht, Vertragshistorien sowie ein Positionsüberblick nach Vertrag.
Lieferantenanbindung
Solche Auswertungen erlauben den Lieferanten, schneller auf den Bedarf des Kunden zu reagieren und geben ihnen zudem erfolgsrelevante Messkriterien für Lieferqualität und Kundenzufriedenheit an die Hand. Einkäufer können von den Berichtsfunktionen in erster Linie durch eine pünktlichere Warenlieferung und von einer zeitnahen Rechnungsstellung profitieren.
Unter dem Stichwort „Lieferantenanbindung“ erweitert SAP laufend das Funktionsspektrum der SRM-Lösung. Neben der automatisierten Rechungsstellung bietet das Portal mittlerweile auch eine Verbindung zum Ausschreibungs- und Auktionstool, der so genannten SAP Bidding Engine, und erlaubt Lieferanten somit auch eine voll automatisierte Teilnahme an Ausschreibungen und Auktionen. Eine Benachrichtigungsfunktion soll dabei künftig über bestimmte Auktionsereignisse informieren und die nötige Online-Zeit zur Überwachung der Auktionsverläufe minimieren.
Stabile Beziehungen im Blick
Für die Einkäufer liegen die Vorteile durch mySAP SRM auf der Hand: höhere Wertschöpfung sowie Kosteneinsparungen durch optimierte Lieferantenauswahl, kürzere Beschaffungszeiten, geringere Prozesskosten und zielgerichtete Beschaffungsstrategien.
Die Lieferanten profitieren in erster Linie durch die geringen Betriebskosten und müssen weder Investitions- noch Schulungskosten befürchten, da die Lösung auf Einkäuferseite verwaltet wird und eine intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche besitzt. Die einheitlich elektronische Kommunikation bei Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen verkürzt die Verkaufszyklen und beugt möglichen Sollabweichungen vor. Die Vielzahl vordefinierter Berichte verschafft ferner einen nützlichen Einblick in die Bedarfsmuster ihrer Kunden, was wiederum eine bessere Kapazitäts- und Bestandsauslastung erlaubt. Nicht zuletzt können die Lieferanten auch ihre eigene Leistung im Hinblick auf Qualität, Preis und Liefertreue mit Hilfe von Analysefunktionen beurteilen und überwachen und so die bestehende Kundenbeziehung positiv beeinflussen. Diese auf beiden Seiten gewonnene Transparenz dient so nicht nur der Kostensenkung, sondern vielmehr dem Aufbau und Erhalt gut funktionierender Geschäftsbeziehungen – nach wie vor einer der wichtigsten Faktoren für den Unternehmenserfolg.
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