Die Kosten für Herstellung, Lagerung und Distribution von Druckerzeugnissen sind häufig intransparent und für Einkäufer daher nur schwer zu beeinflussen. Dabei schlummern hier große Einsparungspotenziale. Heben lassen sich diese mit Marketing-Service-Dienstleistern.
Die Einsparungspotenziale bei den Druckkosten, die durch Marketingkampagnen entstehen, werden vom Einkauf bislang kaum ausgeschöpft. Notwendig ist dafür ein professionelles Printmanagement. Dabei werden Druckaufträge durch einen Dienstleister zentral ausgeschrieben. In Großbritannien hat sich dieses Konzept bereits durchgesetzt. So zählt der Anbieter Vital Communications u. a. Sodexo, Sainsbury und Siemens zu seinen Kunden. Vital Communications ist eine Marke des Büroartikel-Lieferanten Office Depot und seit 2015 auch in Deutschland aktiv.
Zur Einrichtung eines Printmanagements erstellt der Dienstleister zunächst eine Gesamtübersicht der Druckkosten des zurückliegenden Geschäftsjahres. Dabei wird deutlich, wo Einsparungspotenziale bestehen, beispielsweise bei der Auswahl der Dienstleister, aber auch bei Lagerung und Distribution.
Keine Zeit – kein Geld. Das Problem: Unternehmen greifen oft aus Zeitnot auf eine Druckerei in der unmittelbaren Umgebung zurück. Die Auswahl ist hier beschränkt auf eine Handvoll Anbieter. Wenn diese den Auftrag nicht optimal umsetzen können, geben sie ihn an Partner weiter. Dadurch verteuert sich oft nicht nur der Druck, auch die Preisstruktur wird undurchsichtig.
Vital Communications ist bei der Wahl der Druckereien räumlich nicht gebunden und arbeitet mit einem bundesweiten Pool aus bewährten Partnern zusammen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass stets der günstigste Anbieter den Druckzuschlag erhält. Um effiziente Prozesse zu gewährleisten hat der Anbieter eine eigene Projektmanagementsoftware entwickelt: Mit EPOCH werden alle Druckprozesse anhand eines Online-Proofsystems, einer automatischen Farbkontrolle sowie pdf-Templates begleitet und kontrolliert. „Die Einsparpotenziale liegen hier bei bis zu einem Drittel“, betont Marten Wittler, Head of New Business & Services DACH Vital Communications und Office Depot. „Dennoch betreiben rund 90 Prozent der deutschen Großunternehmen noch kein Printmanagement.“
Der Einkauf profitiert also von einem Marketing-Dienstleister. Zeichnet sich eine Zusammenarbeit ab, ist es entscheidend, die Marketingabteilung frühzeitig mit ins Boot zu holen. „Letztlich ist es das Marketing, das mit dem Dienstleister Tag für Tag zusammenarbeiten wird“, so Wittler. „Hier herrscht jedoch häufig eine gewisse Skepsis.“ Denn Marketingabteilungen fürchten zu viel Kontrolle und eine mögliche Kürzung ihrer Budgets. Gerade deshalb sollten die Verantwortlichen frühzeitig in die Implementierung der Dienstleister-Prozesse einbezogen werden. Andernfalls wird die Zusammenarbeit von der Marketing-Abteilung womöglich später torpediert.
Frühzeitig ins Boot holen. Office Depot bietet aus diesem Grund Workshops und Gespräche mit allen Beteiligten an, sobald sich eine Zusammenarbeit abzeichnet. „Einkäufer möchten zwar am liebsten, dass die Umsetzung schnell geht. Wir raten aber dringend dazu, sich die nötige Zeit zu nehmen, um alle Beteiligten mit ins Boot zu holen“, so Wittler. In solchen Workshops werden die Bedürfnisse des Marketings ermittelt, damit
der Dienstleister weiß, wo er ansetzen kann. Darüber hinaus übernimmt der Dienstleister auch das Kampagnenmanagement. Denn für Kampagnen wird in der Regel ein Marketingportfolio erstellt, das beispielsweise Flyer, Poster oder Aufsteller beinhaltet. Diese sind auf die einzelnen Standorte, an die sie verteilt werden, beispielsweise Stores oder Filialen, oft nicht abgestimmt – Materialien bleiben so ungenutzt oder fehlen. Der Dienstleister prüft daher vorab die individuellen Anforderungen aller Standorte und speist die Ergebnisse in das Kampagnentool ein. Darüber kann der Kunde künftig bedarfsgerecht kalkulieren und Materialien effizienter nutzen. Auch die digitale Umsetzung einer Kampagne in Form einer App und ihre Datenauswertung kann übernommen werden.
Kunden haben auch die Möglichkeit, fertiges Werbematerial, gebrandete Kugelschreiber oder Geschäftspapier im Lager des Dienstleisters aufbewahren zu lassen. Im Bedarfsfall können diese Produkte über einen Online-shop bestellt werden – innerhalb von 24 Stunden wird geliefert. Unternehmen, die bereits Kunden sind, können Büro- und Werbematerialien unmittelbar zusammen ordern – ohne extra Lieferkosten. sas
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