Individuelle Abnahmebedingungen – erforderlich, wirksam, zumutbar?

Prof. Dr. Ruth Melzer-Ridinger

Die Vereinbarung produktspezifischer Lieferbedingungen ist nicht immer erforderlich und sinnvoll. In vielen Fällen wird es ausreichend sein,

leine Produktspezifikation vorzugeben (bzw. zu vereinbaren), in der die objektspezifischen Leistungsmerkmale vollständig und eindeutig beschrieben und Fehlerarten und -klassen beschrieben werden, und

lin den allgemeinen Einkaufsbedingungen Klauseln aufzunehmen, die das Verfahren bei beanstandeten Lieferungen regeln und die eine Stichprobenprüfung beim Abnehmer vereinbaren.

In vielen Fällen wird es aber ökonomisch sinnvoll oder juristisch erforderlich sein, individuelle – auf das Bezugsobjekt und den Lieferanten – abgestimmte Vereinbarungen zu treffen. Von besonderer Bedeutung sind dabei Vertragsklauseln, die

–den Lieferanten zu bestimmten Qualitätsmanagementmaßnahmen verpflichten,

–die eine Zusicherung von wesentlichen Produkteigenschaften festschreiben,

–die eine AQL für die Wareneingangsprüfung des Abnehmers festlegen oder

–die den Abnehmer von seiner Prüf- und Rügepflicht befreien.

Individuelle Vereinbarungen als Ergänzung zu Produktspezifikationen und allgemeinen Einkaufsbedingungen:

–Vereinbarung von Qualitätsmanagementmaßnahmen beim Lieferanten

–Vereinbarung eines wirtschaftlichenAQL

–Befreiung des Abnehmers von seiner Prüf- und Rügepflicht

–Zusicherung wesentlicher Produkteigenschaften

Eine individuelle Vereinbarung ist dann erforderlich, wenn eine Klausel gegen Vorschriften des AGB verstößt. Wie später noch ausführlicher erläutert wird, ist ein formularmäßiger Ausschluß der Prüf- und Rügepflicht in den allgemeinen Einkaufsbedingungen ebensowenig zulässig und damit unwirksam wie eine pauschale Zusicherung von Eigenschaften.

Die Vereinbarung einer produktspezifischen Ergänzung der allgemeinen Einkaufsbedingungen und der Produktspezifikation verursacht Kosten der Informationsbeschaffung und Verhandlung. Dieser Aufwand ist dann gerechtfertigt, wenn erwartet wird, daß produktspezifische, kaufmännische und technische Lieferbedingungen die Qualitätskosten in Form von Prüfkosten und Fehlerkosten in entsprechendem Umfange senken.

Produktspezifische Liefer- und Abnahmebedingungen können im Qualitätsmanagement eingesetzt werden,

–Lieferbedingungen zur Verbesserung der Qualitätszuverlässigkeit des Lieferanten,

–Lieferbedingungen zur Überwälzung der Fehlerkosten auf den Lieferanten,

–Lieferbedingungen zur Reduzierung der Prüfkosten des Abnehmers.

Insbesondere mächtige Abnehmer formulieren ihre Erwartungen an das Qualitätsmanagementsystem ihrer Lieferanten in sogenannten Supplier Manuals. Haben diese Handbücher nur den Charakter von Empfehlungen und werden sie auf alle Lieferanten und Zulieferprodukte angewendet, ist ihre Wirksamkeit als Qualitätsmanagementinstrument gering. Die Empfehlungen müssen entweder sehr allgemein gehalten werden („der Lieferant soll ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 9001 einführen, anwenden und aufrechterhalten“) oder sind nicht für alle Fertigungsprozesse und Produkte durchführbar („die statistische Prozeßregelung SPC muß Bestandteil des Fertigungsverfahrens des Lieferanten sein“) bzw. nicht wirksam („alle eingehenden Materialien sind einer Eingangsprüfung zu unterziehen“).

Individuelle auf die Belange des Produkts und des Lieferanten zugeschnittene Klauseln, in denen sich der Lieferant verpflichtet,

–bestimmte Materialien oder Materialien bestimmter Güte einzusetzen,

–bestimmte Fertigungs- und Prüfverfahren anzuwenden,

–bestimmte Vorlieferanten zu beschäftigen,

können ein wirksames Instrument der Qualitätslenkung sein, wenn der Abnehmer über entsprechendes Know-how verfügt.

Die Vorgaben können vom Lieferanten jedoch nur dann befolgt werden, wenn er ausschließlich einen Abnehmer beliefert oder wenn die übrigen Abnehmer identische Erwartungen haben.

Ausführliche Anweisungen, wie der Lieferant sein Qualitätsmanagement im einzelnen zu organisieren hat, greifen so sehr in den Zuständigkeitsbereich des Lieferanten ein, daß sie nicht zumutbar sind. So sollte dem Lieferanten beispielsweise nicht vorgeschrieben werden, daß er alle Vormaterialien einer 100%-igen Wareneingangsprüfung zu unterziehen hat. Grundsätzlich ist es Sache des Lieferanten, wie er sich gegen die Verarbeitung fehlerhaften Vormaterials schützt.

Mit der Vereinbarung (und Auditierung) eines Katalogs von Qualitätsmanagementmaßnahmen beim Lieferanten demonstriert der Abnehmer, daß er seine Sorgfaltspflichten gegenüber seinem Lieferanten erfüllt. Dieser Nachweis kann bei deliktischen Produkthaftungsansprüchen des Kunden des Abnehmers von Bedeutung sein.

Mit der Verpflichtung des Lieferanten, bestimmte Qualitätsmanagementmaßnahmen durchzuführen, erweitert der Abnehmer seine Schadensersatzansprüche gegenüber dem Lieferanten, wenn dieser fehlerhaft liefert und die vereinbarten Qualitätsmanagementmaßnahmen nicht durchgeführt hat. In diesem Fall ist der Lieferant wegen positiver Vertragsverletzung schadensersatzpflichtig.

Die Vereinbarung von Qualitätsmanagementmaßnahmen kann demnach nicht nur ein Instrument zur Qualitätslenkung sein, sondern auch zur Überwälzung der Fehlerkosten auf den Lieferanten.

Definition und Bedeutung: Bei der Anwendung eines Stichprobenverfahrens in der Eingangsprüfung des Abnehmers entscheidet die Anzahl fehlerhafter Produkte in der Stichprobe über die Abnahme oder Rückweisung des gesamten Loses. Die annehmbare Qualitätsgrenzlage AQL ist eine Maßzahl für das Prüfrisiko: je größer die AQL, umso größer die Wahrscheinlichkeit, daß fehlerhafte Produkte in der Eingangsprüfung nicht entdeckt, sondern der Fertigung zugeführt werden. Wenn der Abnehmer eine AQL von z.B. zwei für einen Fehler festlegt, weist er den Lieferanten darauf hin, daß Lieferungen mit einem tatsächlichen Fehleranteil von 2% in 90% der Fälle angenommen werden.

Die AQL ist ein Punkt der sogenannten Annahmekennlinie. Abbildung 1 zeigt die Annahmekennlinie für den Stichprobenplann = 50, c = 1 (Einfachstichprobenplan nach DIN 40080). Sie zeigt, daß ein Los mit einem Fehleranteil von 1% mit einer Wahrscheinlichkeit von 90,98% angenommen wird. Ein Los mit einem Fehleranteil von 5% wird mit einer Wahrscheinlichkeit von 28,79% angenommen bzw. mit einer Wahrscheinlichkeit von 71,21% abgelehnt. Diese Annahmekennlinie hat eine AQL von eins.

Die Vereinbarung einer AQL dient allein der Festlegung eines Stichprobenplans; sie berechtigt den Lieferanten nicht, einen bestimmten Anteil fehlerhafter Produkte zu liefern. Sie verpflichtet auch den Abnehmer nicht, einen bestimmten Anteil unbemerkt gebliebener fehlerhafter Produkte hinzunehmen. Die in der Stichprobe festgestellten fehlerhaften Produkte werden als offene Mängel beanstandet, später festgestellte Mängel gelten als verdeckt, für die die üblichen Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche bestehen.

Die Vereinbarung einer AQL wirkt zum einen als Instrument der Qualitätslenkung. Will ein Lieferant langfristige Lieferbeziehungen zu einem Abnehmer, muß er so fertigen und prüfen, daß nur ein verschwindend kleiner Anteil der Prüflose einen größeren Anteil fehlerhafter Einheiten als die AQL hat. Insofern ist die AQL tatsächlich eine Grenzlage der Qualität, die ein Lieferant grundsätzlich erreichen muß, um den betreffenden Abnehmer als Stammlieferant beliefern zu können. Je kleiner die AQL ist, umso höher ist die Rückweisewahrscheinlichkeit der Lieferung bei einem bestimmten Fehleranteil im Prüflos. Daraus ergibt sich für den Lieferanten ein Zwang immer mehr Prozeßparameter zu beherrschen, um eine Rückweisung seiner Lieferungen zu vermeiden.

Die Vereinbarung eines AQL kann weiterhin als Instrument zur Senkung der Qualitätskosten des Abnehmers eingesetzt werden. Die AQL beeinflußt den Stichprobenumfang und damit die Prüfkosten. Je höher die AQL, umso höher bei gegebenem Lieferumfang die zu prüfende Stichprobe. Die AQL beeinflußt außerdem das Prüfrisiko des Abnehmers und damit seine Fehlerkosten:

Aus der Annahmekennlinie des angewendeten Stichprobenplan kann abgelesen werden, wie groß bei einem bestimmten Fehleranteil im Los die Wahrscheinlichkeit ist, daß das Los (trotzdem) angenommen wird. Mit steigender AQL steigt die Wahrscheinlichkeit, daß ein Lieferlos trotz eines bestimmten Fehleranteils angenommen wird.

Die Höhe der Fehlerkosten, die dem Abnehmer durch dieses Prüfrisiko entstehen, ist abhängig

–von der Qualitätszuverlässigkeit des Lieferanten, dem durchschnittlichen Fehleranteil im Los, und

–von den Fehlerfolgen.

Da die Fehlerfolgekosten in der Regel nicht genau angegeben werden können, wird man in der Praxis

–ein Verfahren zur Fehlerklassifizierung oder

–ein Verfahren zur Fehlergewichtung

anwenden, um eine wirtschaftliche AQL festzulegen, die die Summe aus Prüf- und Fehlerkosten voraussichtlich minimiert.

Beim Verfahren der Fehlerklassifizierung werden die zu prüfenden Qualitätsmerkmale verschiedenen Fehlerklassen zugeordnet:

–Fehlerklasse 1 (Nebenfehler)

–Fehler, die die Brauchbarkeit des Erzeugnisses nicht beeinträchtigen, jedoch nicht auftreten sollen

–Fehlerklasse 2 (Hauptfehler)

–Fehler, die die Brauchbarkeit des Erzeugnisses für den vorgesehenen Zweck nur geringfügig beeinträchtigen können

–Fehlerklasse 3 (kritische Fehler)

–Fehler, die die Brauchbarkeit des Erzeugnisses für den vorgesehenen Zweck stark vermindern oder aufheben können.

Die Fehlerklassifizierung richtet ihre Bewertung an den Fehlerfolgen aus. Anschließend weist man allen Fehlern einer Fehlerklasse die gleiche AQL zu.

Das Verfahren der Fehlerklassifizierung konzentriert sich auf die Fehlerbedeutung für den geplanten Verwendungszweck.

Das Verfahren der Fehlergewichtung betrachtet neben den Fehlerfolgen auch den Wert des Prüflings. Die Fehlerfolgen werden differenzierter ermittelt und können mit Punktwerten belegt werden.

Die Festlegung einer AQL sollte gemeinsam mit dem Lieferanten erfolgen. Der Lieferant kann die eigene Qualitätsfähigkeit und die seiner Vorlieferanten, also die durchschnittlichen Fehleranteile der verschiedenen Qualitätsmerkmale und den Aufwand mit dem sie zu vermeiden sind, angeben.

Werden die Möglichkeiten und Qualitätskosten des Lieferanten vernachlässigt, besteht die Gefahr, daß die AQL hohe Kosten beim Lieferanten erzeugt, ohne daß entsprechende Ersparnisse beim Abnehmer erzielt werden können.

Mit einer sogenannten Freistellungsklausel befreit der Lieferant den Abnehmer von der Obliegenheit zur unverzüglichen Untersuchung und Rüge offensichtlicher Mängel (§ 377 Absatz 1 HGB).

Der Lieferant verpflichtet sich damit, dem Abnehmer seine Rechte aus Gewährleistung auch dann zuzugestehen, wenn er Mängel, die in einer technischen Qualitätsprüfung feststellbar gewesen wären, erst während oder nach der Verarbeitung feststellt.

Die Freistellungsklausel erweitert zwar die Gewährleistungsansprüche des Abnehmers, berührt aber Schadensersatzansprüche wegen Mangelfolgeschäden nicht.

Eine Beschränkung des Abnehmers auf die Identitätsprüfung und die Feststellung deutlich erkennbarer Transportschäden ist sinnvoll, wenn

–der Abnehmer zu einer wirksamen Prüfung der Zulieferteile technisch oder personell nicht in der Lage ist (vor allem bei großer Beschaffungsprogrammbreite und bei komplexen Komponenten),

–beim Abnehmer hohe Prüfkosten entstehen,

–der Abnehmer eine Reduzierung der Durchlaufzeiten und Bestände bzw. eine Verkürzung der Anlieferrhythmen anstrebt,

–beim Abnehmer geringe Fehlerkosten entstehen,

–der Lieferant qualitätszuverlässig ist.

Eine Freistellungsklausel ist nur dann zulässig, wenn sie individuell mit dem Lieferanten ausgehandelt wurde, d.h. wenn der Lieferant die Möglichkeit hatte, erkennbare Änderungen der Vertragsbedingungen durchzusetzen.

Der formularmäßige Ausschluß der Prüf- und Rügepflicht in den allgemeinen Einkaufsbedingungen ist mit den strengen Auflagen des AGB-Gesetzes nicht verträglich: Die Mängeluntersuchungs- und Rügepflicht des Abnehmers dient dem Schutz des Lieferanten: er soll durch unverzügliche Information in die Lage versetzt werden, weitere Schäden – z.B. durch die Produktion weiterer fehlerhafter Stücke – zu vermeiden. Der Verzicht des Lieferanten auf die unverzügliche Untersuchung und Rüge führt, nach Ansicht des BGH, zu einer unangemessenen Benachteiligung des Lieferanten. Der formularmäßige Ausschluß der §§ 377 und 378 HGB in den Allgemeinen Einkaufsbedingungen ist daher unwirksam.

Eine Zusicherung von Eigenschaften verschafft dem Abnehmer eine wesentlich günstigere Anspruchsgrundlage, wenn eine Lieferung fehlerhaft ist:

lDer Lieferant wäre gemäß §§ 463, 635 BGB zum Schadenersatz verpflichtet, er müsste den Abnehmer so stellen, als sei der Schadensfall nicht eingetreten. Der Abnehmer ist demnach bei seinen Ansprüchen nicht auf Neulieferung, Wandlung oder Minderung beschränkt. In anbetracht der Tatsache, daß beim Abnehmer durch mangelhafte Materialqualität erhebliche (Opportunitäts-)Kosten entstehen können, durch Maschinen- und Personenschäden, Produktionsstillstand, erhöhten Aufwand in der Wareneingangsprüfung und im Einkauf, ist die erweiterte Haftung des Lieferanten im Vergleich zur Gewährleistung von großem Interesse für den Abnehmer.

lDer Abnehmer muß bei zu zugesicherten Eigenschaften nicht darüber streiten, ob ein Mangel erheblich ist oder nicht: weist die Ware die zugesicherten Eigenschaften nicht auf, kommt es für die Gewährleistungsansprüche nicht darauf an, ob die Ware für den bestimmten Gebrauch noch geeignet ist oder nicht.

lDer Anspruch auf Schadensersatz besteht unabhängig von einem Verschulden des Lieferanten.

Eine Eigenschaftszusicherung ist nur dann wirksam vereinbart, wenn der Lieferant eine verpflichtende Erklärung abgibt, die seine Bereitschaft erkennen läßt, die erweiterte Haftung zu übernehmen. So werden Katalog- oder Werbeangaben normalerweise nicht als Eigenschaftszusicherung anerkannt.

Die folgende Klausel kann als Eigenschaftszusicherung angesehen werden:

„Der Lieferant garantiert, daß die in den Materialspezifikationen geforderten Grenzwerte für jede einzelne Herstellungscharge eingehalten werden“ (z.B. Reinheitsgrade, Abmessungen). Eine gesetzliche Eigenschaftszusicherung liegt vor, wenn der Kunde „wie gehabt“ oder „nach Muster“ bestellt: § 494 BGB besagt, daß bei einem Kauf nach Probe oder Muster die Eigenschaften der Probe oder des Musters als zugesichert anzusehen sind.

Abnehmer versuchen in Qualitätsmanagementvereinbarungen gelegentlich, eine Klausel zu vereinbaren, in der die Qualität, also die geforderten Eigenschaften der Zulieferprodukte – und zwar alle! – zugesichert werden. Eine solche pauschale Zusicherung von Qualität, also nicht nur ein besonderes, für den Abnehmer wesentliches Produktmerkmal, soll zugesichert werden, sondern die Mangelfreiheit selbst soll zugesichert werden, verstößt gegen das AGB-Gesetz.

Vereinbaren Lieferant und Abnehmer die Freistellung des Abnehmers von der Prüf- und Rügepflicht und eine Eigenschaftszusicherung, steigt das Haftungsrisiko des Lieferanten erheblich an:

Die Eingangsprüfung beim Kunden könnte Fehler erkennbar machen, bevor das Produkt beim Kunden weiterverarbeitet wird und dadurch womöglich ein höherer Schaden entsteht; dem Abnehmer stehen mit dieser Freistellung für offene und verdeckte Mängel die üblichen Ansprüche auf Wandlung, Minderung und Ersatzlieferung zu, aber auch auf Schadenersatz, der aus der Verarbeitung fehlerhafter Komponenten entstanden ist. Der Zulieferer läuft damit Gefahr, mit Schadensersatzforderungen konfrontiert zu werden, obwohl es sich dabei um Schäden handeln kann, die bei einer ordnungsgemäßen Eingangsprüfung beim Abnehmer hätten verhindert werden können. Bei einem vertraglichen Ausschluß der §§ 377, 376 HGB verweigert die konventionelle Industriehaftpflicht den Versicherungsschutz. Aus diesem Grunde gelten derartige vorformulierte Klauseln nach § 9 AGB-Gesetz als rechtswidrig, weil sie eine „unangemessene Steigerung des Haftungsrisikos bei gleichzeitiger Entlastung des Abnehmers ohne ausreichenden Versicherungsschutz“ zur Folge haben. Daher sind jeweils individuelle Vereinbarungen erforderlich. n